Cómo escribir un mail

Habré escrito fácilmente unos 10.000 mails en mi recorrido profesional. Redactar un mail puede parecer algo básico pero se cometen muchos errores. Os presento algunos puntos que considero clave para sacarle el mayor rendimiento a este canal de comunicación del “oldschool” marketing.

La mayoría de nosotros escribe una media de 10-20 mails a diario. Si tu trabajo es el de un comercial probablemente incluso bastante más. Quitándole el spam y la publicidad recibimos entre 30-80 mails dirigidos a nosotros. En cuanto más “importante” seas probablemente incluso más.

Cómo redactar un mail de manera correcta

¿Por qué es importante escribir de manera correcta un e-mail?

No creo que tenga el estilo perfecto para escribir mails. A diario observo que muchas veces no se le da importancia a este canal de comunicación que realmente se merece.

  • Herramienta más importante para cerrar reuniones y captar clientes.
  • Riesgo de ser demandado por “spam” si no tengo la autorización del receptor.
  • Para no parecer un completo idiota.

9 factores clave a la hora de redactar un mail de manera correcta

Escribir un mail puede parecer algo sencillo. Aún así, he observado que muchos de los mails que recibo no tienen en cuenta algunas pautas básicas.

1. Nunca, nunca respondas de manera enfada a un mail. No dejes cosas por escrito que se pueden volver en tu contra en un futuro.

2. Redacta con una ortografía correcta, no dejándote las tildes por el camino.

3. Sé formal si la persona que contactas tiene un cargo superior o es importante para ti.

4. Haz uso del mismo despido (“saludos”, “un abrazo”, “un cordial saludo”) si la persona que te escribe es cliente.

5. Si tú eres el cliente puedes marcar la pauta y el tono del mail.

6. Evita “:)” o “;)” en los primeros mails de contacto.

7. Evita frases que requieren una expresión de cara o el uso de “:)” y/o “;)” para evitar malentendidos y que puedan crear mal rollo.

8. Se breve y conciso. A nadie le gusta tener que leer mails largos.

9. Pon una firma con los datos de tu empresa y posibilidades de contactarte.

Cómo sacarle el mayor rendimiento a la herramienta e-mail

Hace poco escribí un post sobre el “oldschool” marketing mencionando la efectividad que el envió de un correo electrónico podía tener para ayudarte a generar más ventas y para ser más productivo en el día a día.

  • No pongas una persona en copia si quieres que lea el mail o responda a el.
  • Marca únicamente aquellos mails con importancia alta que realmente la tengan.
  • Facilítale al receptor de tu mail el trabajo y mete diferentes tareas en diferentes mails.
  • Marca con publicidad mails comerciales y recuerda que únicamente los puedes enviar a aquellas personas que te hayan dado su consentimiento.
  • No envíes mails importantes los lunes o viernes y antes de salir de la oficina.
  • Nunca pierdas el control de la acción en manos de un cliente potencial pidiéndole que te responda hasta tal fecha para una cosas que te interesan más a ti que a el.

Haciendo una estimación rápida habré enviado unos 50.000 mails “profesionales” tecleados a mano en los últimos 10 años. Habré recibido fácilmente 250.000 correos electrónicos. Son las principales conclusiones que he sacado.

Muchos de vosotros me superan en experiencia en el envió de mails. ¿Cuáles son vuestros consejos para redactar un mail de manera correcta?

  1. Muy interesante, como siempre.

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  2. Importantísimo tener siempre una redacción profesional.

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  3. En mi empresa, tenemos varias reglas imprescindibles para el trabajo de e-mail:

    1.- Automail: Nosotros lo hacemos a traves de una regla en outlook (se puede también en Mac). La función es que cada vez que mandas un mail, te llega con copia a ti.

    El objetivo es el tener que controlar una única bandeja (en este caso, de entrada).

    Ej: Preparar informe gastos 2011

    (al cabo de una semana, estarás revisando tu bandeja de entrada y verás que no has tenido contestación) es un buen sistema de seguimiento de trabajo y recordatorios + tener todo el hilo del mensaje en la bandeja de entrada.

    2.- archivar los mails resueltos: cada vez que un asunto está resuelto (ej. El informe de gastos de 2011) movemos el mail a una carpeta de almacenamiento general (en nuestro caso le llamamos archivado).

    De modo que en la bandeja de entrada, solo tienes aquellos asuntos que no se han finalizado o están en proceso.

    3.- un único hilo de conversacion y tema a tratar: se trata de que si tienes que tratar varios asuntos, los hagas en mails diferentes

    Ej: informe gastos 2011 (en un mail) y el próximo lunes 01-01-2012 la oficina estará cerrada (en otro mail).

    Nosotros nunca tratamos dos temas en un mail (o tres) que suele ser frecuente, tipo “ah, dile a tu departamento que el próximo lunes la oficina estará cerrada por vacaciones”.

    Ya que cuando te contesten, se mezclará la información y acaba siendo un lio (no sabes donde buscar).

    4.- asuntos objetivos y pensando en palabras clave para ambas partes:

    Leyendo el asunto, tienes que tene toda la información del mail sin necesidad de leerla, además, debe de estar pensado para ti y para el destinatario a la hora de hacer búsquedas.

    Ej: Propuesta de colaboración comercial empresa A – empresa B 2012

    (de esta manera, tu como empresa A buscarás dentro de unos años las palabras “colaboración empresa b” y ya verás hasta el año. La otra empresa lo mismo, buscarán “Propuesta comercial empresa a” y les saldrá el mail).

    5.- uso de la misma tipografía, formato y misma firma:

    Cualquier persona tiene que tener la misma tipografía (nosotros usamos la Arial 10) en color negro y las firmas son todas iguales (cambian los datos personales del nombre, cargo, mail, etc).

    (de modo que mande quien mande el mail, al destinatario le saldrá en el mismo formato).

    6.- en el apartado de nombre, mostrar también la empresa:

    (en nuestras bandejas de entrada, tenemos cientos de mails de “Juan Gutiérrez” “Álvaro Sánchez” etc. Y quien narices es Juan Gutiérrez o Álvaro Sánchez?)

    Lo suyo es poner Juan Gutiérrez – Empresa A o Alvaro Sánchez – Empresa B

    Conclusión: en mi caso, usamos mucho el mail para comunicación interna y externa. He detectado unos fallos comunes de funcionamiento general y he propuesto a mis equipos que prueben mi sistema (cada uno tiene frente a su pantalla un papel con las instrucciones de forma muy muy breve y visual).

    En dos días, cualquier persona lo hace por sistema y la productividad es mucho mayor, ya que:

    NO SE NOS ESCAPA NI UNA SOLA TAREA QUE HEMOS ENCARGADO

    SI TENEMOS 200 MAILS EN NUESTRA BANDEJA DE ENTRADA, SON 200 ASUNTOS PENDIENTES POR FINALIZAR (no hay necesidad de pensar el que tengo que hacer, ni tener una plantilla de tareas).

    CUANDO TRATAMOS UN ASUNTO, LO TENEMOS TODO EN UN SOLO HILO DE CONVERSACION (no tenemos varios mails sueltos hablando del mismo tema).

    PENSEMOS NOSOTROS O NUESTROS DESTINATARIOS EN CUALQUIER PALABRA QUE SE REFIERA AL MAIL, SE ENCONTRARÁ (por haber creado un buen asunto, pensando en todas las palabras relevantes y descriptivas).

    DAMOS MUY BUENA IMAGEN AL EXTERIOR (no hace falta ser una multinacional para dar la imagen de trabajo en equipo y que todos vamos con los mismos patrones)

    CUANDO RECIBEN UN MAIL NUESTRO, NO SOLO SALE NUESTRO NOMBRE, TAMBIÉN NUESTRA EMPRESA.

    os dejo mi mail, para lo que podáis necesitar: mariodeluxe@grupo-flash.com

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  4. [...] efectivas del marketing online. No se trata únicamente de realizar envíos masivos. En la venta la redacción profesional de un solo e-mail ya es [...]

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  5. [...] El e-mail es el canal de comunicación más peligroso que tenemos a nuestra disposición. Por culpa de su fácil uso lo utilizamos con demasiada frecuencia porque pensamos que sirve para solucionar cualquier asunto. La mayoría de nosotros conocemos las desventajas del e-mail pero muchos de nosotros vuelven a caer en la trampa. Las principales problemáticas del correo electrónico consisten en el problema de la interpretación de la información. [...]

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  6. [...] Los que leen con frecuencia este blog saben que no soy amigo de los correos electrónicos. El gran problema es que no podemos sin ellos (yo tampoco). En la mayoría de los casos no le damos el mejor uso. En el día a día te cuenta que hay muchas personas que no saben escribir bien un mail. [...]

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