No toques mi Excel

Hace 12 años redacté un código de conducta para Excels colaborativos. En su momento prácticamente nadie trabajaba con documentos compartidos en Onedrive, Google Drive o cómo se llame la plataforma que estés utilizando en tu empresa.

Sigo observando las mismas desfiguraciones que hace años. Es por ello esencial que vuelva a escribir sobre el tema.

No utilices colores cuando no sea esencial

Hay muchas personas que utiliza colores en Excel con diferentes fines: para marcar celdas sin datos, para destacar o para cualquier cosa que nada más entiende ellos. Colores no son necesarios en el 95% de los casos que se están utilizando a día de hoy.

No creas una pestaña adicional cuando puedes añadir una nueva columna

He visto infinitas veces la creación de nuevas pestañas para plasmar la información de un nuevo mes. Es lo más sencillo del mundo seguir utilizando la misma tabla donde se añade una columna. La usabilidad se mantiene de esta forma y no hay que saltar entre diferentes pestañas.

Haz que los datos se puedan analizar con tablas dinámicas

No soy para nada un experto en Excel. Sé de las cosas más básicas. Una de ellas es crear tablas dinámicas. Como mucha gente todavía sabe menos sobre Excel que yo, crean estructuras en las tablas que hacen imposible este tipo de análisis. El otro día ví que la información que debería ir en filas de repente se repetía pero en las columnas simplemente dejando dos o tres columnas de espacio para visualizar el hecho que empezaba una nueva serie de datos.

No utilices varios tipos de letras y tamaños

Igual soy yo pero a mi este tipo de cosas me hacen sangrar los ojos. No soporto y aparte no entiendo la necesidad de utilizar varios tipos de letras y tamaños en un Excel. Entiendo el origen que es copiar y pegar los datos de un sitio a otro. Pero por favor haz el favor después de “normalizar” el aspecto para que todo sea igual.

Rellenar todos los datos disponibles

“Sí, eso todavía no lo he hecho.” ¿Vale, pero entonces porque le pasas el Excel a la próxima persona? El Excel hay que rellenarlo por completo. No es magía, es simplemente trabajo.

En realidad no es complicado hacer un Excel pero debes entender lo básico sobre tablas: tener una base para análisis avanzados, crear gráficos, identificar tendencias, tener una base para tomar decisiones, etc.

Crear un Excel en condiciones debería formar parte de lo que enseñan en los institutos o al menos las universidades. La vida sería más sencilla…

Stay tuned.

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