Un código de conducta para Excels colaborativos

Confieso que me lo paso bien creando Excels. No me gusta verlos maltratados. Os presento algunas pautas básicas cuando se requiere una creación colaborativa.

No es broma. Aunque al principio cuando dije que tenía escribir un post sobre un código de conducta para Excels colaborativos si lo era. El último fichero que he abierto esta mañana me ha hecho cambiar de opinión rápidamente. Una vez más me ha hecho desesperar. Estoy convencido que existe una necesidad real para definir unas normas básicas cuando se trabajan Excels entre varias personas.

Elaborar un Excel de manera correctaDerechos de foto de Fotolia

Problemas que pueden surgir de una edición errónea de un Excel

Una edición errónea o sin tener en cuenta algunas pautas básicas puede causar muchos problemas. En la mayoría de los casos los colaboradores no son conscientes de las posibles consecuencias.

  • Problemas de análisis y en consecuencia conclusiones erróneas.
  • Potencial pérdida de informaciones.
  • Riesgo de malinterpretación de datos.
  • Pérdida de tiempo entre todos los colaboradores.

8 pautas básicas cuando trabajas Excels colaborativos

Soy consciente de la existencia de herramientas online que permiten una mejor colaboración cuando hay más de una persona involucrada en la elaboración de un fichero. También es cierto que en la vida real no siempre podemos esperar a tener un entorno perfecto.. En ocasiones un simple intercambio por e-mail es el camino más rápido para obtener el resultado que buscamos. Respetando algunas pautas básicas en la elaboración de Excels podemos mejorar el resultado acortando el tiempo de elaboración.

1. La estructura inicial no se toca: aunque tal vez no sea ideal la estructura inicial del Excel ya no se toca. Es lo que hay y hay que respetar el formato que la persona que lo creo eligió. Hacer genera discusiones que hacen perder el tiempo. Siempre existen excepciones en las que un cambio justifique una mejora sustancial del proceso de la elaboración.

2. Evitar uso de colores para definir un estatus: los colores en un Excel por si ya son problemáticos. Muchos ficheros que han pasado por mi escritorio se parecen más a un arco iris que a una colección de datos. Un estatus no se define coloreando la celda. Tiene un nombre y en el “mejor” de los casos incluso utilizamos siempre el mismo termino.

3. No ir más allá de los colores semáforo: para destacar algunos puntos y facilitar la lectura rápida el uso limitado de colores puede ser aceptable. Para evitar confusión no se debe ir más allá de los colores “semáforo”.

4. Evitar el uso de mayúsculas: este punto probablemente sea un “tic” mío. Cuando veo mayúsculas en un post o cualquier otra parte me pongo histérico. Lo peor es el uso en comentarios porque tienes la sensación que le gente te está chillando. No soy el único que piensa de esta manera. Intenta evitar el uso de mayúsculas siempre que el teclado de tu portátil u ordenador no te lo impidan… ;)

5. Utilizar siempre los mismos términos: no cambies de términos cuando te refieres a lo mismo. Un “coche” no puede cambiar a “carro” o a “vehículo” cuando se trata del mismo concepto. No parece complicado pero es una de los casos frecuentes que veo en Excels colaborativos.

6. Rellenar todas las celdas: por falta de disciplina o negligencia no siempre se rellenan todas las celdas de un Excel. A la hora de generar gráficos o tablas dinámicas estos datos faltan no generan un resultado correcto de lo que se quiere proyectar.

7. Trabajar con versiones: errores siempre pueden ocurrir. Para poder recuperar fácilmente versiones anteriores tiene sentido trabajar con versiones. En estas se debe únicamente cambiar la fecha sin darle un nombre propio al fichero. Simplifica mucho la documentación y recuperación de datos a la hora que sea necesario.

8. Evita la creación de hojas innecesarias: existen Excels que contienen decenas de hojas. En la mayoría de los casos hubiera sido suficiente añadir una columna. Aparte de tenerlo todo en un sitio evita errores y ahorra tiempo para todos los colaboradores.

Evidentemente este post se queda corto para ser un código de conducta. No necesitamos realmente uno cuando se respetan algunas pautas básicas de colaboración. Al final siempre debes tratar un Excel con el suficiente cariño para que el próximo sea capaz de trabajar en el sin perder tiempo en la corrección de errores o en su interpretación.

¿Cuáles son tus consejos para elaborar un Excel colaborativo?

  1. Hola Carlos,

    como mencionas al principio, puede parecer broma el escribir un post acerca de este tema, pero en la realidad todo lo que mencionas ocurre más a menudo de lo que uno se podría imaginar.

    Honestamente estoy golpeando mi cabeza contra el escritorio por no haber escrito este post. Soy usuario asiduo y adicto de excel y siempre que elaboro formatos, reportes etc., me encuentro con los mismos problemas, sobre todo los colores jajaja, la gente piensa que entre más colorido mejor.

    Una buena idea seria agregar estas reglas a cada reporte, tipo “manual y reglas de uso”. Otra sugerencia sería respetar el nombre de los reportes, porque en muchas ocasiones, cada que un colaborador guarda una versión del reporte, altera el nombre, y así hasta que lo que se llamaba “AUG – Reporte de tráfico” se convierte en “Ago 2012 – Tráfico sitio web” o “Reporte visitas ago” etc. Puede parecer inútil, pero creo que el orden en los nombres es esencial, sobre todo a la larga ya que si utilizamos nombres estándar no tendremos problemas para encontrar reportes pasados. En fin…

    Buen post!

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  2. Esto serviría tanto para excels como para cualquier documento colaborativo. Nosotros, en el trabajo, cuando estamos haciendo gestiones entre varios por e-mail (por ahora no tenemos un aplicativo compartido) hemos conseguido no crear caos contestando siempre sobre el mismo texto y siguiendo un código de colores. Si hay que profundizar en algún tema, se crea un e-mail específico para ese tema.
    La verdad es que los excels, entre versiones y pantallas dan muchos problemas si no hay un procedimiento común (he tenido dolores de cabeza con un cliente que nos enviaba datos de clientes suyos para contactar con códigos de colores y filas ocultas).

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  4. En ocasiones creo que es mejor una buena base de datos. El problema es que en ocasiones: (a) se domina el uso de la hoja de cálculo y por comodidad se utiliza ésta, (b) se desconoce el uso de las bases de datos, o (c) todas son correctas.

    Adjunto una presentación sobre el tema: No todo son martillos o sierras.
    http://www.slideshare.net/kproductivity/bases-de-datos-y-hojas-de-clculo-presentation

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