Los resultados de los primeros 30 días trabajando con Asana y Slack

Hace dos años que hicimos el primer intento de trabajar con Asana. Desde entonces ya llevamos trabajando con Slack. Slack ya ha sido un primer paso para mejorar de forma considerable la comunicación pero Asana nos ha ayudado dar un salto a nivel de productividad.

Los efectos más importantes que he notado hasta ahora

Cuando digo Asana realmente da igual la marca. También podría ser Trello, Monday.com, Jira, u otra herramienta parecida que te ayuda organizar mejor tus tareas. Aquí una lista de los principales efectos que he observado.

• Transparencia sobre las tareas y actividades de cada uno. Antes de utilizar Asana en serio cada uno trabajaba de la mejor forma posible realizando las tareas como podía. Ahora todo el mundo puede saber en cada momento lo que su compañero está haciendo.
• Menos ruido a través de Slack. Los mensajes a través de los canales de Slack generan ruido y son una fuente de distracción. Aquí parte de ella nos la llevamos a Asana para que únicamente las personas interesadas reciban la información relevante.
• Mejor seguimiento de tareas. Antes siempre teníamos reuniones por Google Meet donde se generaban buenas ideas pero en ocasiones faltaba el seguimiento porque las tareas que surgían acababa en una libreta de alguien que en algún momento se perdía. Luego yo me solía acordar semanas más tarde preguntando por “y qué fue de…”.
• Menos retraso. Dado que las tareas se pueden agendar trabajamos de forma más precisa para lograr una fecha concreta. Es una cosa básica pero este pequeño matiz ya ayuda.

Lo que todavía podemos mejorar

Ahora mismo se generan muchas tareas cada día. No todas se pueden realizar a corto plazo. Es por ello que se van acumulando unas cuantas. Muchas de ellas aparecen en Asana con una fecha de días atrás. Aquí tenemos que mejorar de ir actualizando fechas y/o borrar aquellas tareas que ya no sean relevantes.

También la descripción de las tareas las tenemos que mejorar para que todo el mundo tenga claro lo que significa. Es relevante siempre cuando hay un cambio de responsable. Si yo primero me asigno una tarea pero luego quiero que se haga cargo otra persona tengo que asegurarme que haya una descripción comprensible.

Tenemos que mejorar también la documentación del estado de la tarea a través de los comentarios. De esta forma todo el mundo puede ver que una tarea no ha quedado en el olvido sino que simplemente estamos superando un obstáculo para seguir adelante con la misma.

Hay muchos temas pendientes que nos van a permitir mejorar aun más. Es un comienzo y ha sido bueno. Ahora no hay que perder la costumbre.

Stay tuned.