Esta nueva organización de trabajo va a multiplicar la productividad del equipo

He tardado demasiado tiempo para implementar estas mejoras. Hace tiempo que tenemos las herramientas pero hay un matiz importante. Una cosa es tenerlas y otra es utilizarlas.

Hace diría ya años que hemos trasladado la comunicación a Slack. Cómo la mayoría de empresas jovenes apenas utilizamos el correo electrónico a nivel interno. También hemos empezado hace años a organizar las tareas con Asana. Esto fue el post que compartí en su momento sobre la experiencia de las primeras semanas. No he estado encima de las cosas y poco a poco hemos abandonado Asana.

Hemos vuelto a Asana con Kanban

Todas las tareas se organizan por proyectos. Cada proyecto tiene un equipo. Cada tarea se encuentra en una fase diferente:

• Caja de tareas: todo lo que queremos hacer pero todavía no urge. Hay que hacerlo en algún momento. En ocasiones tiene ya un responsable pero pocas veces una fecha.
• En breve: en la parte de “caja de tareas” con el paso del tiempo se irán acumulando muchas tareas. Para filtrar las más importantes de las que menos tenemos esta fase. Son aquellas tareas que queremos atacar en breve.
• En ello: ya lo indica el nombre. En estos temas estamos trabajando ahora mismo. Es para estar seguro que estamos trabajando en las cosas correctas.
• Para revisar: una vez finalizada la fase previa toca revisar el resultado. Puede que luego pase a la fase final o que retroceda a “en ello” todavía si requiere mejoras.
• Listo: el nombre lo indica. La tarea está lista. Estamos contentos con el resultado y la podemos dar por finalizada.

Cada reunión con Asana para revisar

Me estoy acostumbrando de tener Asana abierto a la hora de hacer reuniones con el equipo. De esta forma revisamos temas y apuntamos nuevos en el momento que surgen. En el pasado algunas tareas quedaron en el ólvido por la falta de documentación en tiempo real. Ahora el seguimiento de tareas es mucho más sencillo.

Trabajamos en esprints para algunas tareas

Kanban es un método y esprints es otro muy diferente para abarcar tareas. Esprints requieren una planificación previa y Kanban te permite ser más flexible cambiando prioridades a diario si la situación lo requiere.

Vamos a hacer un experimento donde trabajamos en modo Kanban pero aplicamos esprints para un grupo de tareas. En el esprint que tenemos ahora mismo queremos lanzar dos listings nuevos propios y para ello finalizar todo lo necesario: textos, fotos, video, preparación de envío a Amazon, campañas Amazon Ads, etc.

Verás que lo que hacemos con excepción del último punto posiblemente no es muy diferente a cómo están organizados muchos equipos. Para nosotros es un experimento y tengo la sensación que esta vez tendremos la disciplina necesaria para seguir adelante. Hay una diferencia importante a la situación de hace dos años. Ahora yo también estoy utilizando Asana de forma activa. A ver qué tal nos va la cosa.

Stay tuned.