Cómo organizo el evento más grande europeo de mi sector con Jira y Confluence

Quedan menos de seis meses para el evento y tengo la sensación que vamos con el freno de mano puesto. Será necesario hacer cambios en breve para acelerar la cosa. Tenemos grandes planes y la estructura tiene que estar a la altura.

Documentación y estructura en Confluence

Con esto hemos empezado ya. De hecho es lo primero que hice. Lo más sencillo es pensar en un índice de un libro. ¿Cuáles son los capítulos más importantes? Cada capítulo se merece un apartado dedicado tratando cada tema.

El gestor del proyecto crea la estructura y pone el título. A continuación tiene que asignar una persona para llenar esa página de Confluence con vida. Sirve sobre todo para no olvidarse de cosas, documentar decisiones y no tener que tratar puntos varias veces.

Tareas del evento forman parte de nuestros esprints

Seguimos una metodología de Scrum aunque no de forma estricta y sinceramente tampoco de forma disciplinada. El tema es que cada miembro del equipo nada más tiene unos story points disponibles cada semana. Esto hace que lo tenemos que tener en cuenta en esta rutina bi-semanal. También hemos creado una nueva épica específica para ello que agrupa todas las tareas del evento por debajo de ella.

Visibilidad adicional del progreso en un tablero de Kanban

Esto puede que viole muchas normas de Scrum pero sinceramente no me importa. Voy a crear un tablero de Kanban que aporta una perspectiva diferente y aislada del resto. De esta forma podemos quitar el ruido de las demás cosas cuando toca centrar la mirada únicamente en el progreso de las tareas del evento. Esto no es complicado de hacer y permite acceder a todas las tareas del evento con un solo clic desde la página principal de Jira.

Añadir componentes a tareas

Con esta variable no hemos trabajado hasta la fecha pero es un buen momento para hacerlo. Dentro de las épicas habrá responsables de las diferentes temáticas relacionadas con el evento. Las primeras que se me ocurren serían:

• In&Out: gestión de acceso, entradas, salidas y parking.
• Staff: gestión de personas, equipos relacionadas con el evento.
• Legal: cubre todos los aspectos legales que rodean un evento.
• Marketing: promociones a través de diferentes canales. También incluye todo lo relacionado con la página del evento.
• Collabs: colaboraciones con patrocinadores, influencers y partners.
• Infraestructura: streaming, internet, mapa ferial, montaje de stands, mesas, etc.
• Productos: todo lo que estará relacionado con productos que estarán en la feria.
• Etc.

Procesos, personas y rutinas nuevas

Vamos a añadir más elementos de Scrum pero esta vez específicos para el evento. Tendremos dailies con todo el equipo. Al principio serán 30 minutos pero vamos a intentar que a partir de la segunda semana ya nada más sean 15 minutos. Seremos breves e iremos al grano. También pondré a mi lado un PMO pero para ello no necesitamos contar con nadie más.

Lo bueno de trabajar de esta forma es cada componente tendrá una persona responsable. En Confluence se pueden crear vistas específicas para ellos y para el resto. Veremos como va todo en cada momento. Será fantástico. En mi cabeza ya lo es.

Stay tuned.