Cómo fijar prioridades para adaptarte mejor al cambio constante de tu negocio

Ha llegado el momento. Antes de ayer firmamos un contrato para alquilar de forma compartida con otra empresa unas oficinas. Es una paso importante para Quondos ya que definitivamente dejamos atrás la era de la start-up portátil.

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El hecho de compartir gastos con unas oficinas fuera del centro de Alicante hace que el coste de alquiler sea un poco más caro que pillar un puesto de trabajo en un coworking en el centro de Madrid. Siempre hay que andar con mucho cuidado con el dinero y no gastártelo en tonterías como despachos caros (o eso pienso).

Seguimos haciendo una gran apuesta por este proyecto porque Quondos ha demostrado que sus miembros logran escribir historia y avanzar profesionalmente. Es la mayor satisfacción que me da una fuerza infinita para seguir puliendo las deficiencias. Tenemos puntos fuertes pero por desgracia la plataforma todavía no forma parte de ello. A nivel de usabilidad tenemos que mucho que mejorar. Es por ello que invertimos más recursos en la parte tecnológica a partir de septiembre lo que supone también cierto riesgo (pero bueno, si estuviéramos buscando seguridad no estuviéramos aquí). Una de las cosas que me ha dado la inspiración para este post es un mail que nos ha pasado el programador que nos ha pedido definir y documentar procesos con una metodología para fijar juntos las prioridades técnicas. Lo primero lo que se me pasó por la cabeza fue algo como: “j****, por qué no se me ha ocurrido a mi hacer esto antes.”

El gran dilema de fijar prioridades permanentes

Ese pensamiento fue justo antes de salir a correr donde le eché un vistazo rápido al correo. En la última cuesta de vuelta a casa ya estaba otra vez con la cabeza en mis próximas tareas y me acordé del tema de documentar los procesos. Lo primero que se me pasó es el gran dilema que conllevaba el fijar prioridades de manera permanente. Pierdes toda la flexibilidad para adaptarte a situaciones extremas como emergencias.

Evidentemente las urgencias siempre se tratan inmediatamente porque ya lo indica el nombre. ¿Pero qué ocurre con aquellas tareas que se encuentran entre un estatus de “importante” y “urgente”? Si las prioridades que se fijaron semanas o meses atrás probablemente no las consideras porque la decisión que se tomó fue otra. También es contraproducente cambiar constantemente las prioridades porque al final no acabas nada y vuelves loco a las personas que te rodean.

Estos puntos los tienes que tener claro para fijar prioridades de manera flexible

El objetivo principal de un negocio en marcha debería ser cuidar al máximo sus clientes existentes. Es la principal prioridad. Todo lo que aporta mayor satisfacción debería estar entre las primeras posiciones de la lista de tareas. La captación de nuevos clientes siempre es secundario por el esfuerzo es mucho mayor y consume más recursos que cuidar a las existentes. Un mayor nivel de satisfacción es al final la mejora publicidad que con el tiempo atraerá a nuevos clientes.

Aunque lo que te da de comer es tu máxima prioridad también hay que dedicarle recursos a la generación de ingresos el día de mañana. En este caso todos los esfuerzos tienen que estar centrados en la generación de nuevos contactos. No tengas prisa en convertirlos demasiado rápido en clientes. La activación se realiza a través de varios puntos de contacto que generan confianza hacia ti y tu empresa.

Pensar en el éxito a largo plazo

ometemos todos el error de fijarnos demasiado en el día a día y olvidarnos de los objetivos principales del negocio. Es por ello p.ej. que tan pocas empresas logran resultados con el marketing de contenidos. Hay que definir rutinas recurrentes y pasos constantes que hay que dar si o si a pesar de otras prioridades. Es lo que me aplico con este blog y es una estrategia que no falla si tienes una orientación a largo plazo y no dependes a corto plazo del éxito de las nuevas tareas que emprendes.

Reuniones semanales para revisar las prioridades

Este tipo de reuniones se pueden convertir fácilmente en un coñazo y pueden provocar constantemente situaciones embarazosas para los participantes. Hay que tener muy claro lo que son prioridades y lo que no para que no parezca una reunión para ver quien ha hecho sus deberes y a quien se le ha comido el lápiz el perro. Estamos en España y hay que adaptarse a la forma de trabajar que tenemos. En Alemania podrías aplicar este control de tareas sin problemas pero en estas tierras hay que aplicar más mano izquierda y centrarse en la motivación y menos la penalización. Me ha costado muchos años llegar y sobre todo aceptar esta conclusión pero creo que no hay otra.

Calcular el coste de procesos, rediseñarlos para reducir coste y mejorar la calidad

Dudo mucho que este tipo de tareas vayan a recibir muy buena recepción en la gran mayoría de organizaciones. Cuando más grandes eres, más importante es. Siendo pequeño tienes la oportunidad de realizar esta tarea hasta cierto punto dolorosa con un esfuerzo relativamente pequeño. Aquí se trata de documentar todos los procesos para identificar los más caros y analizar si tienen potencial de mejora para luego rediseñarlos. No todo se puede calcular de manera exacta. Puede haber puntos donde se estima que si el proceso sigue igual durante los próximos 6 meses se pueden llegar a perder el 10% de clientes. En este caso también sirven estimaciones para fijar las prioridades.

Fijar checklists para el trato de urgencias

Aunque igual todo el mundo sea consciente que si se cae el servidor hay que volver a ponerlo en marcha, puede ayudar definir checklists para que no cunda el pánico cuando llegue este tipo de situación. Remplazar pensar en soluciones en el momento por procesos definidos ayuda para generar el resultado deseado de manera más rápida.

Reservar huecos para tareas no prioritarias

Esto probablemente es un poco la filosofía Google que se adapta bien a la cultura española. De vez en cuando únicamente quieres hacer algo que te apetece hacer. No es ninguna prioridad y no hay maneras para justificar que se inviertan recursos en ello pero… De vez en cuando el factor diversión tiene que estar permitido para mantener la motivación alta. Hay que dejar huecos en la planificación de tareas para campos de experimento y juegos.

Los planes nunca salen. Es por ello que en consecuencia las prioridades tienen que ser flexibles para adaptarse a los cambios constantes en nuestro negocio. No gana el más rápido sino el que mejor se adapta al cambio en su entorno.