Cómo comunicar por e-mail de manera respetuosa con una persona que no conoces

No escribas un mail si quieres que te entiendan. El correo electrónico es la forma de comunicar más popular y al mismo tiempo más peligrosa para fastidiarlo todo. Justo ayer he hecho lo que siempre recomiendo no hacer nunca: escribir un mail en plan calentado y no dejar pasar al menos 24 horas. Ahora estoy un poco más tranquilo porque pensándolo lo hubiera escrito prácticamente igual.

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Muchas veces el mail sirve como primer punto de contacto o para retomar una conversación pendiente. El problema es que los mails que enviamos reflejan nuestras prioridades y no necesariamente las del recipiente. Cuando contactamos con una persona que además no conocemos hay que tener todavía mucho más tacto.

Así no conseguirás nunca una respuesta

No tenía claro sobre lo que iba a escribir hoy hasta que ha vuelto a ocurrir una de las cosas que menciono abajo. Por lo menos en mi caso es poco probable que recibas respuesta si te diriges a mí de la siguiente manera. No se trata de mostrar mi lado diva que espero que no lo tenga. En realidad hay que cuidar mucho las formas, mostrando siempre respeto y ser educado.

• Pedir sin ofrecer nada a cambio: estoy encantado de echar un cable a las personas pero no me considero una ONG. Siempre que puedas te exigiré que te lo curres un poco antes de que haga algo por ti. Así que no me pidas nunca esto. Da igual lo que sea tu situación. Incluso pequeños gestos positivos pueden ser suficientes para que alguien te eche un cable porque no tiene la sensación que estás abusando de el.
• Hacer un follow-up poniendo exclamaciones únicamente: ya me ha ocurrido en varios ocasiones. Típicamente son comerciales que tienen que haber tenido un mal día. Te envían una propuesta comercial a la que por razón x no respondes y te mandan un mail recordatorio con “?????”. ¿Quién crees que responderá a este tipo de mails? Corres más bien el riesgo de que alguien te demande por spam que tener éxito con tu propuesta.
• Reenviar correos en plan recordatorio sin añadir texto: estos también me encantan. A ver, tú quieres algo de mí. Ahora igual estoy tardando un poco en responder así que no pierdas la paciencia. No entiendo como alguien puede enviar un mail reenviando su último correo en plan recordatorio sin añadir texto. Envías el mensaje de “quiero solucionar esto ya pero no te mereces ni una sola línea de explicación porque me estás haciendo perder mi tiempo”. Vale, mensaje captado, ya veremos quién te responde a ese correo.

Cómo conseguir una respuesta a un mail

Vale, igual estos consejos no son representativos para todo el mundo pero me han funcionado a mí. En una ocasión he tenido que enviar siete mails “recordatorios” para recibir una respuesta y la obtuve. En este caso me daba igual ser considerado un maldito pesado porque la persona ya me conocía y habíamos intercambiado algunas palabras en varias ocasiones. En tal caso considero que me merezco una respuesta por educación de la otra parte y no me rindo. La cosa hubiera sido diferente si no me hubiera conocido de absolutamente nada. En ese caso me hubiera probablemente denunciado por acoso… 😉

1. Ser amable y comprensivo, siempre: puedo entender perfectamente que te ponga de los nervios que alguien no responda a un mail tuyo. Recuerdo que esto refleja una prioridad tuya y no tiene que serlo necesariamente para la otra persona. Bajo ningún concepto puedes reaccionar de la manera descrita arriba. Eso no te llevará a ninguna parte aunque te dará un suspiro temporal. No quisiera escribir cómo vas a quedar pero en este momento estás sentado encima. Cuando hagas un recordatorio muestra tu comprensión mostrando que entiendes perfectamente que cada uno tiene mil tareas que resolver. Pide de manera muy educada una respuesta aunque esta sea “no, gracias, no me interesa”.

2. No pierdas nunca el control de la acción: poner un plazo para que te respondan es una de las peores ideas del mundo. “¿Quién eres tú para ponerme un plazo?” es lo primero lo que se pasará por la cabeza de las personas que reciben tu mail. Al mismo tiempo pierdes el control de la acción porque quedas en una posición de espera. Es bueno marcar plazos pero hay que hacerlo de manera diferente.

3. “Amenaza” con una llamada por teléfono: lo que puede funcionar muy bien es anunciar una llamada por teléfono para hablar sobre el tema. Al mismo tiempo también se puede mencionar que igual le da tiempo de responder antes de un plazo concreto por mail para darle la oportunidad de evitar esa “molestia”. Sobre todo las personas que trabajan online prefieren la comunicación por escrito que tener que hablar por teléfono. Esto podría ser la motivación suficiente para responder a ese mail pendiente.

Recuerda de no perder nunca la paciencia. El respeto y la educación son fundamentales en cualquier momento de la comunicación. Incluso si alguien te responde de manera alterada no mostraría el cabreo con una reacción parecida. Tú eres mejor que eso. Sabes controlar tus emociones. Es la clave de éxito en los negocios. Hay que tener la cabeza fría y la sangre caliente para llegar a alguna parte en este mundo. El resto son anécdotas e historias de fracaso o éxito en el camino de la felicidad.