Trabajar en equipo es “fácil” – planificar, comunicar y ejecutar (repite)

Hacer las cosas bien en el papel no es complicado. Lo complicado es ser disciplinado y hacer las cosas que hacen falta para lograr los objetivos.

Nuestro equipo sabe lo que tiene que hacer. En la mayoría de los casos digo porque claro, siempre puede haber situaciones nuevas donde viene bien que una persona con más experiencia como yo de mi punto de vista. Eso muchas ayuda encontrar una solución antes.

A pesar de que en teoría no sea necesario dar muchas explicaciones sobre algunas tareas repetitivas si que es necesario hacerlo. Te cuento.

Planificar la tarea

Es lo que viene primero. En ocasiones es necesario que lo hagan dos personas, otras veces es suficiente que lo haga una. Para cosas sencillas 5-10 minutos de dedicación para otras más bien 30-60 minutos o incluso varias sesiones. Lo importante es esto:

  • No mezclar temas y estar centrado en esa tarea únicamente.
  • Dividir la tarea en pasos sencillos y ejecutables.
  • Planificar cuando se vayan a realizar.
  • Estimar el esfuerzo que va a requerir la tarea.
  • Darle una prioridad para que se puedan tomar decisiones posteriores sobre el orden en las que se van a ejecutar tareas.
  • Otorgar responsabilidades a esa tarea (responsable, el que ejecuta, el que se informa).

Comunicar con el resto del equipo

La comunicación de una tarea se puede manifestar de diferentes maneras:

  • Organizar una reunión para coordinar diferentes pasos de la tarea entre diferentes miembros del equipo.
  • Documentar la tarea en Jira y rellenar todos los campos (sprint, épica, descripción, story points, responsable).
  • Darle seguimiento. También verificar que una tarea se esté haciendo y se esté haciendo es parte de la comunicación. En esta parte fallamos todavía mucho.

Ejecutar una tarea

Ha llegado el momento para pasar a la acción. ¿Qué hay que tener en cuenta?

  • Realizar la tarea en el momento planificado. Para eso organizamos los esprints.
  • Comunicar sobre el estado de una tarea en caso que se retrase o tenga muchos story points por lo que no se puede acabar en una sesión (comentarios tarea Jira).
  • Mantener informado al resto del equipo en cada momento sobre tareas importantes y relevantes para el equipo (sobre todo aquellas relacionadas con impacto en ventas y costes de forma más inmediata).
  • Pensar ya en el próximo paso.

Los ingenieros igual ven reflejado algo el ciclo de Deming PDCA (Plan-Do-Check-Act). En realidad no es otra cosa. Lo que a nosotros muchas veces nos falta es pensar en la próxima acción una vez que esté acabada la previa.

Te doy un ejemplo de cadena de tareas.

  • Realizar pedido de producto nuevo a proveedor en China.
  • Documentación en nuestra herramienta de inversores.
  • Planificar tarea de creación de diseño y textos.
  • Pensar en packaging para enviar a los almacenes a Amazon.
  • Súbida a la web y otros marketplaces.

Ahora escribiendo punto por punto estas tareas veo que tenemos una parte ya solucionada porque tenemos plantillas de tareas recurrentes con subtareas y es ya parte de la solución.

El otro día dijé en una reunión de equipo. “Tenemos que crear estructuras y procesos que nos obliguen a hacer lo que hay que hacer”. Esto es un buen ejemplo. Definir tareas con subtareas hace que no puedas fallar. Se ejecuta un programa que evita tener que pensar.

Asi que nos vamo a reunir para identificar más de estas tareas recurrentes. Asi fallaremos menos.

Stay tuned.

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