¿Qué hay que tener en cuenta en el momento de lanzar un nuevo proyecto?

Hoy he estado de los nervios. Ha sido el lanzamiento de un proyecto nuevo y como es normal en estos momentos la noche previa fue muy corta. Estoy muy contento con el resultado preliminar. A pesar de haber cometido algunos errores en resumen ha ido muy bien.

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Durante las últimas 3 semanas hemos trabajado en equipo para este día. Tengo que admitir que soy un gran fan de los lanzamientos y si no te estresas llegando a tus limites físicos casi me quedo un poco decepcionado. Eso será mi parte de maratoniano que le gusta el sufrimiento porque no creo que el resto del equipo comparta este punto de vista… 🙂

Coordinación previa para antes de llegar al momento del lanzamiento

Estoy contento de haber dejado atrás la fase de start-up en un portátil porque las ventajas de estar cerca de tu equipo son enormes. El hecho de poder acercarte al escritorio dando pocos pasos no se pueden comparar con enviar un mensaje por Skype. Todo es mucho más rápido. Lo digital en este aspecto nunca podrá remplazar lo presencial.

En las primeras dos semanas previas del lanzamiento ha sido suficiente hablar una vez al principio y al final de la semana. En los últimos días tuvimos estas dos reuniones casi diarias antes de empezar el trabajo y antes de salir de la oficina. Esta comunicación intensiva ayudó enormemente para coordinar tareas, ofrecer soporte mutuo y solucionar problemas de forma casi inmediata.

Herramientas, gestión y comunicación útiles para el momento del lanzamiento

Desde que nos hemos instalado con Quondos en las nuevas oficinas compartidas con Dropalia se ha abierto un amplio horizonte de posibilidades. Sobre todo el hecho de compartir recursos y equipo genera muchas sinergias para diferentes proyectos.

Lanzamiento coordinado con todos los canales de comunicación al mismo tiempo

En las 3 semanas de lanzamiento el principal objetivo era la captación de suscriptores al boletín. Esto nos iba a permitir lanzar con ruido para generar un impacto inicial que posiblemente podría generar un efecto cadena. Nos habíamos fijado las 12.00 horas para lanzar. Justo antes pregunté si todo iba según el plan y la respuesta era “estamos listos, cuando quieras”. Todo lo que puede ir mal, lo hará. Así que una cosa que no estaba dentro de nuestros planes era la perdida de conexión a internet justo en el momento de subir la nueva web online. Yo estaba preparado para estos imprevistos y ya contaba con un retraso de 30 minutos. Al final fueron menos de 20 por lo que dentro de la malo salió mejor que previsto. Hubo una coordinación entre programación y marketing muy ajustada dado que no se podía hacer el lanzamiento del e-mail sin que toda la web estuviera en condiciones.

Herramienta: Zopim para una atención al cliente vía chat

Ya he comentado en otras ocasiones que soy un adicto a Google Analytics con sus estadísticas en tiempo real. Con un máximo de 142 personas al mismo tiempo en la web leyendo contenidos, haciendo pujas y registrándose no superamos antiguos récords pero aun así fue más que satisfactorio. Dado que muchos usuarios ya se habían apuntado previamente en la web se les mostraba una versión antigua de la web. Tras algunas pruebas dimos en el clavo que el usuario tenía que reiniciar el router dado que se trataba de una problema de DNS. Este feedback tan rápido no lo hubiéramos podido obtener y devolver de manera tan rápida sin tener a 6 personas atendiendo el chat de Zopim. Parece mentira los recursos que necesita un proyecto “pequeño” en su fase de arranque. Estimo que hay que calcular fácilmente con un factor 5 a nivel de recursos durante las primeras 2 horas de un lanzamiento.

Gestión de tareas con ayuda de una pizarra visible

Has podido leer entre líneas que el lanzamiento se ha realizado en varias fases. No logras tener más de 140 personas en la web al momento de la apertura si no has planificado y coordinado todo hasta el último detalle. Aún así siempre surgirán imprevistos que en esta ocasión han significado dormir poco la noche previa. Nuestra técnica de coordinación ha sido muy sencilla. Tenemos una pizarra gigante de 1,50 x 3 metros que se actualiza constantemente con nuevas tareas. Lo más motivacional son aquellos momentos cuando puedes tachar una. En los momentos más estresantes no hubo hueco para añadir más líneas pero de forma milagrosa en el momento del lanzamiento se quedo prácticamente en blanco. Tener una pizarra visible para todo el mundo significa hacer un seguimiento de todas las tareas siendo al mismo un recordatorio de las mismas sin necesidad de ser muy pesado (con muy pocas excepciones).

El tema de lanzamiento da para todo un libro. Considero que el 80% del éxito de un proyecto está en esta fase de apertura. Para ello hemos hecho lo posible e imposible para que el máximo número posible de personas esté al tanto. Esto significa evidentemente también que haya algunos que sienten molestos. Si esto no es el caso es que simplemente no te has esforzado lo suficiente… 😉