El ciclo de la gestión de mi equipo

Hay un ciclo para gestionar equipos. Igual nada más es mi equipo pero intuyo que muchas personas viven experiencias parecidas a las mías.

Delegar no es la tarea más sencilla del mundo. Nadie es un líder nato. Hay demasiados matices en la temática y pocas provienen únicamente de talento. Me he dado cuenta una vez más este fin de semana en el partido de fútbol entrenando el equipo de mi hijo de 10 años. Siendo jugador e incluso años después no entendía bien lo que aportaba un entrenador al partido. Ahora por fin lo veo. Es un dirigente que ha aprendido “leer” el partido. Ve jugadas antes que los jugadores y puede en consecuencia dirigir a su equipo.

El gerente de una empresa debe tener una habilidad parecida. El equipo suele estar tan dentro de los detalles que muchas veces no tiene la perspectiva más global que une las cosas y pueda anticipar pasos que hay que dar.

Crear una estructura

He aprendido varias cosas estos últimos 12-18 meses. Para empezar necesitas una estructura para que las cosas puedan ir más fluidas. En nuestro caso ha sido la implementación de Jira y Confluence. Lo hemos identificado como una de las mejores cosas que hemos hecho en 2023. Nos ha permitido dar un salto cualitativo y cuantitativ a nivel de tareas que hemos sido capaces de completar.

Definir un proceso

Luego necesitas un proceso. Hemos decidido trabajar en esprints. Cada dos semanas cada uno de nosotros tiene que rendir cuentas de lo que ha hecho. Si no cumple con lo previamente prometido debe explicarse. Es un proceso que se repite cada dos semanas. Ahora mismo estamos implementando nuevos procesos de compra y de envío. Noto que hay resistencia porque hemos hecho las cosas desde siempre de una forma y ahora lo vamos a hacer de forma más lenta (por “culpa” de tener un proceso a seguir).

Fijar una tarea (próximo paso)

Otra cosa que necesitamos siempre es un próximo paso. En el pasado y lo seguimos haciendo siempre decimos algo pero no hay consecuencias. “Deberíamos…”, “sería una buena idea…”, “tengo que…”, etc. Todo eso son inicios de frase que indican algún tipo de acción. En nuestro caso yo ahora salto y pregunto “¿tenemos tarea para eso?” o “por favor una reunión para esa temática”.

Seguimiento

Una reunión es una forma de seguimiento pero en mi caso siempre tengo que volver a preguntar. Esta mañana me ha surgido un tema al que le tengo que dar seguimiento. Hay un producto que no podemos comprar en grandes cantidades de golpe sino que podemos comprar únicamente en unidades de 2-10 en Ebay y Wallapop. Es una tarea recurrente y lo hemos fijado tal cual. En teoría no tendría que darle seguimiento pero estoy casi seguro que cuando haga la pregunta en nuestra puesta al día que hemos dejado de hacerlo.

Convertir tarea en rutina

Cuando tenemos esa situación me pregunto qué estamos haciendo mal. Hemos tomado una decisión para hacer algo pero luego no lo hacemos. Hay vías de comunicación más allá que conmigo. En ocasiones el equipo toma decisiones sin tenerme en cuenta. Lo hacen porque no lo consideran importante. ¿Qué hace falta para que una tarea como p.ej. compras recurrentes de un producto se conviertan en rutinas? Y no digo de llevar a cabo una rutina durante dos semanas sino hacerlo durante todo el año sin excepción. Todavía no tengo la respuesta aparte de ser muy pesado, dar collejas e insistir. Iré aprendiendo para hacerlo mejor.

Stay tuned.

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