Cómo organizar un evento presencial a coste cero para captar nuevos clientes

El viernes de la semana pasada hemos organizado el primer evento presencial en Madrid para Beguerrilla. Fueron más de 150 personas que en su gran mayoría están lanzando sus propios negocios o trabajan en departamentos de marketing de empresas ya más establecidas.

A pesar de que en el sector del marketing online haya una gran concentración de profesionales en Alicante (donde vivo), el 50% de los clientes potenciales se concentran en Madrid. Como agencia era importante dejar huella en la capital para que la marca Beguerrilla ya vaya sonando. Los eventos son una oportunidad única porque siempre hay personas interesadas que aprovechan para acercarse y verte en persona. Al final estar presente online pero la parte offline no tiene precio y no se puede remplazar por nada.

Formato y duración del evento

Por experiencia los eventos con una duración de entre 4-8 horas se perciben cómo más valiosos que los más cortitos. Asociamos tal vez de forma inconsciente cantidad con calidad.

Deberías contar con unos 4-6 ponentes para la ocasión. Si has trabajado el networking y eres una especie de hub humano no te va costar encontrar profesionales extraordinarios a coste cero. Aunque se trate de gente que participa en primera línea para ayudarte tienes que poner especial énfasis conseguirles algo valioso de su participación: pueden ser cosas como visibilidad, prestigio, reconocimiento, etc. o en el mejor de los caso clientes para ellos. Ten en cuenta que esto a largo plazo únicamente funciona si hay un win-win para todos y no únicamente para ti.

Lo ideal es tener una breve pausa de 15 minutos cada 2 horas. Es un punto que no organizamos bien en el último evento de Beguerrilla.

Contenido de las ponencias en el evento

No organices un evento para vender la moto. Tu empresa puede ser la releche pero si te pones a organizar algo así piensa en primero en aportar valor para la audiencia. Ellos te dedican una parte importante de su jornada donde podrían estar haciendo perfectamente otra cosa.

No te obsesiones con captar clientes porque todo llegará. Las personas necesitan poder confiar en ello y si todavía no te conocen igual hace falta que sigan aprendiendo más cosas sobre ti. Otro factor importante a tener en cuenta es el factor multiplicador.

Igual no logras agregar únicamente clientes potenciales en el evento. Al final siempre se mezcla con estudiantes, competencia, curiosos, etc. Pero si lo haces bien tienes la oportunidad de que prácticamente todos que hayan quedado satisfecho de la experiencia que les has aportado hablen bien de mi. Muchos de mis clientes han llegado a través de recomendaciones.

También la marca de auriculares Ebbelt tuvo mención en la ponencia de Isabel Romero

Puede que lo tengas que ofrecer no siempre encaje a la perfección a alguien en el público pero puede que justo un amigo le haya comentado la noche anterior tomando una caña que tiene un problema que resulta que tú puedes solucionar. Una de las primeras cosas que puede que haga es darle un toque a su amigo y hablarle de ti cuando haya acabado el evento.

Ubicación del evento

Hemos tenido la suerte y el privilegio de ya haber repetido en la instalaciones de Campus Madrid de Google. Realmente son espectaculares porque están perfectamente equipadas y además te hacen una grabación sin coste del evento. De esta forma puedes hacerla llegar a todo el mundo que se haya inscrito pero finalmente no pudo acudir. Otra gran venta es que está ubicado de forma muy céntrica e incluso aparcar muy cerca es factible. Esto son dos factores clave a la hora de elegir una sala.

Foto al final del evento con asistentes y ponentes

Cuando hagas algo con ellos asegúrate que serás capaz de llenar las 150 plazas. Al final están interesados en organizadores que les traigan audiencia por lo que puede en caso de que no tengas gran éxito con tu primer evento que ya no te aprueben un segundo.

No todo el mundo está ubicado en Madrid. Siendo una start-up mi filosofía suele ser la de evitar cualquier gasto. Muchas cosas también se pueden lograr a nivel de intercambios. En el caso de salas tienes la gran oportunidad que en caso de no ocupación no se les saca ningún beneficio para nadie. Por lo tanto ofreciendo algo de valor al propietario podría aceptar un trato.

Cómo puedes ver no es demasiado complicado organizar un evento a coste cero. Para serte sincero en mi caso sí que hubo un gasto: el de la gasolina ya que nos pegamos la paliza de salir a las 6 de la mañana y volver por la tarde el mismo día. Además invité a los ponentes a comer. Las relaciones no tienen precio por lo que hay que saber cuándo invertir y cuando mejor ahorrar.

Si puedo darte un extra-consejo adicional sería este. Cuando eliges la temática del evento utilízala como filtro. Piensa en ponencias que son muy relevantes para clientes potenciales y no tanto para todo el resto. De esa forma te aseguras que realmente acuda una audiencia que más adelante quiera contratarte.

El tema de promocionar un evento ya tendré que tocarlo en otro momento.

Stay tuned.