Cómo convencer en una reunión de trabajo presentando resultados

Ayer tuve la segunda reunión con mi cliente más importante. El objetivo fue la presentación de los resultados destacados de un proyecto en el que trabajo.

La mayoría de personas no sabe venderse. No tienen ni idea de lo que tienen que hacer para que las personas con las que están en contacto tengan una percepción positiva de ellas. En realidad no es tan complicado si tienes claro lo que hay que hacer.

tocar el violin

Esta semana estaba un poco más bajo presión de lo normal. Tuve dos reuniones importantes presentando los resultados de una parte de un proyecto muy grande con mi cliente más importante. Estas citas tienen un impacto directo en la duración de mi contrato en 2021. Si todo va bien, formaré parte del proyecto durante el año que viene. De esa forma tendría unos ingresos recurrentes “estables” que me permitirían realizar una planificación mejor. Te cuento lo que ha sido mi estrategia.

Presentación de los resultados en formato Powerpoint

No digo que tenga que ser Powerpoint pero si es importante darle una forma visual sencilla de digerir. Powerpoint es un buen formato para ello. Mi público era la dirección de la empresa. Tienes que ser capaz de presentar información de forma resumida y al mismo tiempo ser capaz de ir muy en detalle si la situación lo requiere.

Esquemas, tablas, gráficos y otro tipo de ilustraciones deben acompañar el texto. Si presentas varias areas lo ideal es utilizar una plantilla que te permita presentar cada parte. De esa forma es más sencillo comparar y visualizar resultados.

Una cosa que he aprendido ayer es que cada detalle que no aporte gran cosa es mejor eliminarlo porque puede crear confusión. A veces las personas se centran en cosas de tu presentación que no has tenido en cuenta porque no les has dado importancia. Esto puede generar problemas porque surgen preguntas a las que no te has preparado de antemano.

Presenta datos, no opiniones y menos críticas

Lo último que debes hacer en una presentación de resultados es criticar a terceros. Siempre aporta datos y hechos. Nunca presentes una opinión no sea que te la pidan. Si presentas datos ponlos en una estructura tal como la he mencionado arriba.

No dejes nada al azar. Si no estás 100% seguro cuando surge una pregunta es mejor decir que te gustaría verificar la respuesta y que a continuación vas a enviar un correo con la clarificación. Cuando algo es tu culpa no busques excusas y intentes criticar a terceros para que parezca que tú no tienes nada que ver. Hasta cierto punto los errores propios son aceptables aunque es verdad que depende de la situación. Aquí sin contexto es complicado dar un consejo que se pueda aplicar para todo. En caso de duda yo soy partidario de ser sincero y no buscar excusas. Lo importante es ya tener un plan a mano para aporta una solución.

En lo último que acabo de decir esta la clave. Siempre si presentas resultados mediocres (porque nunca todo puede ser bueno), explica el por qué la situación es la que es y al mismo tiempo añade lo que se está haciendo para encontrar una solución lo antes posible.

La preparación es la clave. Presenta hechos y no opiniones. Explica los problemas en detalle pero céntrate al mismo tiempo en la solución. Esta estrategia me ha ido bien a mi y te podría dar un buen resultado a ti. Ya me contarás.

Stay tuned.

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