Por qué recibo poco feedback de mi equipo y cómo lo voy a mejorar

Feedback no es otra cosa que informar sobre el estado de una tarea pendiente. Es uno de los retos al que me estoy enfrentando hace ya más de 10 años gestionando equipos. A pesar de insistir en la importancia que tiene el asunto no consigo mejoras significantes. Es un tema que ya he tocado hace años. La importancia del feedback se resume a día de hoy en los siguientes puntos:

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1. Acelerar la cadena de procesos teniendo antes acceso a la información necesaria para dar el próximo paso.
2. Base para mejorar la toma decisiones y poder actuar antes acortando tiempos para solventar incidencias.
3. Mantener el nivel de motivación alto donde se valoran pequeños avances en las tareas dando un feedback constructivo a todas las partes.

Esto es un breve análisis de nuestra situación.

Por qué estamos fallando a nivel de feedback

Somos un núcleo de 4 personas en el proyecto de coleccionismo. Si contamos colaboradores externos esta cifra puede fácilmente duplicarse por 2 o incluso más. Tampoco somos tantos que debería suponer una barrera. El problema es que soy el único que percibe la gravedad del asunto. Estamos fallando principalmente por estas razones:

• Fallo de liderazgo para transmitir la importancia de dar un buen feedback a tiempo en cantidad y calidad.
• No dar el ejemplo adecuado a nivel de frecuencia de feedback positivo por estar más centrado en las incidencias que en los casos resueltos.
• Nivel de intensidad de trabajo elevado por lo que dar feedback se queda en el olvido y/o se percibe innecesario.
• Dar feedback no forma parte del proceso definido y está siendo un elemento adicional que por lo tanto puede quedar en el olvido.
• Falta de uso interno de herramientas internas que fomentan el feedback porque forma parte de las funcionalidades clave.

Cómo vamos a mejorar el círculo de feedback en nuestro equipo

La situación actual no es aceptable por lo que hay que actuar. Estoy cansado de pedir feedback una y otra vez sin lograr ninguna mejora sostenible. El principal “culpable” de la situación soy yo porque es mi responsabilidad que esto funcione. Si una simple petición no genera mejoras hay que cambiar la estrategia. Esto es mi plan que iré implementando poco a poco.

1. Uso de herramientas tipi Jira y Confluence para documentar tareas, su estado y los avances. De esta forma nada queda en el olvido y el feedback es parte del uso correcto de estas herramientas. Nunca he sido gran fan de estas herramientas pero porque mi pereza era superior al valor percibido. Ahora mismo el “dolor” está siendo suficientemente grande para dar el paso.
2. Pasar de dar un feedback espontaneo, a dar un feedback planificado. Esto significa que voy a implementar un plazo mensual o semanal para hablar con cada miembro de mi equipo para un feedback constructivo.
3. Ampliar los procesos clave para implementar el feedback como parte del mismo. De esta forma se convierte algo percibido como opcional en una pieza fundamental sin la que no se puede finalizar la tarea.

Los 3 puntos mencionados son básicos y forman parte de una buena gestión. Si las cosas no funcionan tal como a ti te gustan no te vuelvas cabezón sino busca alternativas. Todo cuesta esfuerzo pero si no estás dispuesto a invertir el tiempo necesario para generar cambios nunca vas a dar un buen ejemplo y nadie te hará caso cuando quieras pasar de un nivel a otro. Esto no significa que cada miembro del equipo también tenga que asumir responsabilidad para que todo funcione pero es la tuya crear una base óptima donde todo fluya. Te seguiré contando.

Stay tuned.