Cómo priorizo cada día entre mis tareas más urgentes

Posiblemente es una de las tareas más complicadas entre todas las que tienes. Saber elegir y fijar el orden a lo que dedicas tu tiempo. No tengo un sistema de alta precisión pero me funciona. No es cuestión de perfección, sino de ejecución.

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Empezar y acabar bien son la clave

En la mayoría de los casos suelo organizar mi día por la mañana después de haber redactado estas líneas. El hecho de haber cambiado el despertador de las 7 a las 6 ha tenido un gran impacto. He sacado un hueco para tareas importantes.

Hay una diferencia entre tareas importantes y urgentes. Si las primeras no se hacen no verás un impacto ni negativo ni positivo a corto plazo. En cambio las urgentes pueden tener consecuencias catastróficas. Es por ello que nos centramos sobre todo en estas últimas. Como consecuencia nos acostumbramos a ir apagando de forma continua un fuego tras otro. Redactar los posts de este blog para mi tienen un beneficio a largo plazo del que en el mejor de los casos incluso se podrán beneficiar mis hijos que ahora todavía son demasiado pequeños para entender lo que estoy haciendo. Es importante pero no urgente. Mi truco es por lo tanto empezar con ellas porque todas las demás por su naturaleza se tienen que realizar sí o sí.

Es una sensación parecida a practicar deporte por la mañana. No es urgente pero es importante. Te hace sentir bien, te sientes orgulloso de haber logrado ya algo. Es un impulso para todo el resto del día.

Mis rutinas, mis pilares

Si quieres sacar cosas adelante necesitas rutinas. Tienes que remplazar improvisación por estructura. Tengo mis pilares durante el día que me ayudan sacar adelante la gran mayoría de tareas que me propongo (nadie es perfecto).

• Fijar las prioridades del día: ni Evernote, ni Todoist, ni historias. Un simple Word que no se cierra nunca me sobra para organizarme. Hay que llevarlo al día. Lo suelo repasar por la mañana después de finalizar el post del día. Luego vuelvo a repasarlo varias veces al día.
• Las 3 tareas más urgentes: las urgencias del día me las suelo marcar en rojo. No suele haber más de 3 en el mismo día. Es lo primero que hago nada más llegar a la oficina (antes llevo a la peque al cole). Antes de las 12 horas suelo haberlas atacado o en el mejor de los casos incluso acabado.
• Revisar tareas después de mediodía: suelo salir entre las 12 a 13 horas para hacer deporte y comer. Cuando vuelvo estoy con la cabeza despejada y vuelvo a revisar, priorizar y tachar tareas. Cuando trabajas con un equipo también es clave hacer seguimiento de asuntos que has delegado.

En resumen: lo importante al principio del día para asegurar el futuro y no vivir únicamente en el presente. Lo urgente después empezando por lo más catastrófico. Revisión y seguimiento durante el día son clave para que las cosas se hagan sí o sí. Sin (auto-) control no llegas a ninguna parte.