Cómo me organizo en mi nuevo proyecto con cerca de 50 interlocutores

En agosto he iniciado un nuevo proyecto donde coordino unas 50 personas. Me organizo de esta forma para no perder nunca ninguna tarea de la vista.

En el nuevo proyecto he aceptado una tarea que nunca he realizado de esta forma. Tiene que ver con la introducción de un nuevo ERP y yo tengo la responsabilidad sobre los procesos y departamentos de venta. En total tengo unos 50 locutores con los que tengo que ver prácticamente cada semana. No he sido nunca una persona que ha tenido facilidad de quedarse con nombres pero en este proyecto parece que he mejorado en este aspecto. Es clave identificar rápidamente quién es tu interloctur para qué tema en concreto cuándo antes.

prismáticos

Realizar una tarea al instante

Mi mejor truco de todos ya te lo he contado en detalle en el post de ayer. Consiste simplemente en realizar siempre que sea posible una tarea al instante. Es simple y efectivo pero pocas personas lo hacen de forma disciplinada. Si no te lo has leído todavía y te interesa el tema, te dejo aquí el enlace.

Organizar breves reuniones con pocas personas

A veces no se pueden tachar tareas de la lista al instante porque hay que hablar con una persona adicional. En este caso viene bien organizar en el mismo día (si los calendarios lo permiten) una reunión con las personas involucradas. Las mejores reuniones son de menos de 30 minutos y de 2-4 personas. Todo lo que va más allá pierde mucho en efectividad por lo menos según mi experiencia en este proyecto en concreto.

Lista de tareas

Todo lo que no se puede realizar al instante acaba en una lista de tareas. Nada del otro mundo, aquí no hay magia. La lista la reviso para que no pueda crecer. Voy tachando tareas cuando surja la posibilidad de eliminar una tarea. En breve voy a pasar lo que ahora es un Excel a Asana. Lo implementaremos en breve en la empresa y le daré también uso en este contexto.

Dar feedback e instrucciones

Lo que las personas más valoran es el hecho de preocuparse por sus temas. Dar feedback es sencillo y es algo que se valora muchisimo. Escribo estas lineas sabiendo que es algo que tengo que mejorar con mi propio equipo. Cuando doy feedback a los interlocutores del proyecto también les suelo dar instrucciones al mismo tiempo. La idea es que ellos hagan parte de mi trabajo en mi ausencia. La mayoría lo hace de forma encantada porque es algo que al mismo tiempo les sirve también a ellos. No lo perciben como hacerme un favor aunque no sería un problema si tienen la sensación que yo también me preocupo por solucionar sus temas pendientes.

Lo que más me sorprende es que uno de mis interlocutores de parte del ERP que tiene más de 60 años y cerca de 40 años de experiencia me pida consejos a nivel de cómo actuar en las reuniones y hacerlas más efectivas. No soy ningún experto en esto pero observando, aplicando el sentido común y la buena fé ya se resuelve más del 50% de los asuntos pendientes. El problemas somos nosotros, las personas. Tenemos poca disciplina, somos emocionales, tenemos una agenda oculta, etc.

A ver qué tal me va esto que todavía tengo para rato… ;)

Stay tuned.

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