Cómo gestionar el conocimiento de tu empresa utilizando las herramientas adecuadas

El conocimiento de los trabajadores es uno de los activos más importantes de una empresa. Es la base para mejorar procesos, desarrollar nuevos productos o lanzar campañas de marketing con éxito.

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El problema en la gran mayoría de los casos no es la falta del mismo sino el saber sacarle provecho.

Por qué empresas no le sacan todo el provecho que deberían al conocimiento

Todo lo que no se vea a primera vista es difícil de gestionar. Es por ello que este activo intangible es poco apreciado o ignorado en el mejor de los casos por una gran parte de responsables en empresas.

• No motivan bien a sus trabajadores: una persona que no está motivada nunca va a dar el 100% para la empresa. Muchos gerentes no cuidan los pequeños detalles e incluso son capaces de apagar el entusiasmo de sus trabajadores por no dar suficiente feedback o incluso tratar a sus empleados como inferiores.
• Problemas en convertir conocimiento en productos: el conocimiento no es una garantía de éxito. Representa únicamente el potencial de una empresa. Contratar a mentes brillantes no te garantiza el éxito con nuevos productos como tampoco ganas la Champions League por comprar a los mejores jugadores del mundo.
• Pérdida de conocimiento en caso de cambios de personal: la pérdida de un trabajador puede tener un impacto muy negativo en muchas empresas. Si hasta entonces no has hecho ningún esfuerzo en almacenar ese conocimiento para que pueda pasarse a la próxima generación, estás perdido. De los contactos que han generado negocio a través de las relaciones personales ya ni te hablo.

Herramientas adecuadas para almacenar el conocimiento de tu empresa

Aunque el conocimiento sea un activo intangible no significa que no tengas posibilidades para convertirlo en algo más accesible para toda la organización. Se trata de convertir algo que no se ve a primera vista en algo visible.

1. Documentación de procesos: nada es gratis. Documentar los procesos de una empresa no es una de las tareas más apreciadas por parte de la persona que tiene que ejecutarla. Hay que identificar y dar aquellos incentivos para archivar lo que está ocurriendo para que la empresa sea operativa. No es una tarea puntual sino continúa porque el proceso de documentación ayuda a identificar debilidades para implementar mejoras. El uso de Wikis internos puede ser un buen lugar para almacenar los datos donde además todos los trabajadores de la empresa pueden aportar su granito de arena.

2. Formaciones internas entre trabajadores: para pasar el conocimiento de una persona a la próxima tiene que haber un intercambio. Las formaciones internas pueden ser una buena manera para transferir información. El conocimiento no es suficiente por lo que tiene que existir una parte práctica para convertirlo en experiencia y grabarlo en el cerebro. Una de las barreras importantes es que muchos trabajadores consideran su conocimiento como un activo que no quieren compartir por miedo de perder poder en su empresa.

3. Blog de empresa: un blog puede ser únicamente un complemento a una estrategia existente de la gestión del conocimiento. No sirve tanto para una documentación completa sino más bien para tener una crónica de la empresa de los hitos más importantes logrados. Forma parte del conocimiento porque conocer el pasado de una empresa es esencial para tomar decisiones acertadas en el futuro.

4. Implementar un software de CRM: la red de contactos de una empresa está formada por la red de contactos de cada uno de sus trabajadores. Siempre que tengas que trabajar con una red de comerciales que contactan constantemente con clientes, necesitas un CRM para tu empresa. Una buena relación es esencial y por lo tanto tienes que conocer también tu cliente un poco a nivel personal para conectar y evitar que le compre sin dudar a tu competencia en cuanto haya un mínimo problema. ComuNET me ha contactado para ofrecer a los lectores de este blog la posibilidad de solicitar una prueba gratuita de su CRM para pymes. Tendrás accesos a los módulos comerciales, ventas, y de facturación. ¡Echadle un vistazo y apoyad a los que apoyan este blog…! 😉

Este blog ha surgido gracias a una propuesta de Milagros Lara a través de un sondeo rápido que realicé a través de Twitter para obtener nuevas ideas para posts. Aunque no haya hablado nunca sobre la gestión del conocimiento en este blog, me he podido basar en mi experiencia obtenida en Coguan donde hemos aplicado cada uno de los puntos mencionados para darle visibilidad a este activo intangible.

¿Cuáles son tus consejos para gestionar el conocimiento dentro de una empresa?