Cómo estamos organizados para montar un evento de 27.000m2
27.000 m2 son tres campos de fútbol. No estamos organizando la participación en una feria. Somos los organizadores de la feria.
Palabras mayores. Desde el principio fue una locura. Empezamos con un pabellón y en cuestión de nada añadimos el segundo sin pensarlo demasiado. Vamos por el buen camino pero ahora es crítico que todo salga adelante como la seda.
Para un evento de estas dimensiones está siendo crítico tener una estructura y organización que esté a la altura.
Contenidos
Gestión de proyecto y no de evento
Al principio contratamos un organizador de eventos. Me tuve que dar rápidamente cuenta que más que un evento este monstruo que tenemos delante es un proyecto. Contratar una persona con esta experiencia no iba a ser ni rápido ni barato por lo que tomé la decisión de llevar yo el proyecto directamente. Fue la decisión adecuada. Al final tengo la suerte de haber hecho muchos proyectos con una complejidad parecida. No es por echarme flores pero eso ha ayuda para montar una estructura base que nos está funcionando.
Dailys, Jira, Confluence con varita mágica de Claude Cowork
Las herramientas están siendo otra clave. Tener todo documentado en tareas y darle el seguimiento adecuado de esta forma nos permite tener un buen control de los avances del proyecto. Luego está la varita mágica de Claude que permite crear tareas, dar seguimiento y crear páginas de Confluence en base de grabaciones de reuniones, conversaciones en Slack, correos y tareas en Jira. Es la primera vez que estamos siendo tan disciplinados en la ejecución gracias al uso de Jira y Confluence.
Contratación de staff externo y colaboración con partners
Un evento no lo puedes montar sin ayuda de los mejores partners. Estoy muy contento de haber dado con personas increíbles que nos están ayudando a llevar el evento al próximo nivel. También es clave la contratación de staff externo.
Se está acercan el día del evento. Intimida sin duda. ¿Estaremos a la altura?
Stay tuned.
