Así estoy estructurando un pack para los patrocinadores de nuestro evento

No tengo mucha experiencia con la organización de eventos. Dicho esto tengo todavía menos experiencia con la creación de packs para patrocinadores. Las cosas se aprenden haciendo ha dicho seguramente alguna vez algún hombre sabio así que en ello estoy.

He empezado con una estructura antes de pensar en packs muy sofisticados.

Diferenciando tipos de patrocinadores

Tengo claro que el valor del patrocinio aumenta con la exclusividad del mismo. Es por ello que nada más puede haber pocos patrocinadores del tipo premium. En mi caso habrá en total seis de ellos. Estos también los he diferenciado en dos categorias.

1. Patrocinador nivel semi-Dios (nada más habrá uno).
2. Patrocinadores nivel alto-muy alto (nada más habrá cinco).

Luego habrá un nivel medio. Esto son patrocinadores de categorías. Dado que cubrimos diferentes temáticas voy a crear una propuesta para este perfil también.

Luego habrá un nivel ya menos premium. Aquí pueden entrar empresas con presupuestos más modestos. Podría haber en total unos 50. No tengo todavía 100% fijada la cantidad pero podrían ir por ahí los tiros.

Identificando los elementos de un patrocinio

Me he hecho estas preguntas: ¿cómo, cuándo, qué y cuánto? Esto me ha ayudado para dar con los siguientes elementos.

• Creatividades: esto pueden ser activos como una guía del evento para visitantes, un cartel, un photocall, etc.
• Zonas y ubicaciones: luego también esta la zona de la comida, chillout, etc. Cada sitio es una oportunidad para dar visibilidad a patrocinadores.
• Contenidos: el evento también aportará diferentes contenidos. Comunicados de prensa, newsletter, entrevistas, etc. Una oportunidad más para aportar valor.

Estos elementos me han ayudado a crear una propuesta detallada. Al menos en eso estoy pero los avances están siendo buenos.

Creando los packs para los patrocinadores

Una vez hecho el trabajo previo esta parte es ya más sencilla. Es crear una tabla y poner en columnas los tipos de patrocinios y en filas lo que se recibe. Creatividades pueden funcionar de forma independiente pero también pueden estar relacionadas con ubicaciones. Los contenidos son otro elemento más que se pueden incluir en los packs.

• Packs: incluyen un número de ubicaciones de logo, menciones en contenidos y número de creatividades.
• Elementos adicionales: cada pack se puede completar con elementos adicionales. Estos tienen un coste aparte.

De esta forma existen estándares en forma de packs pero que se pueden personalizar de la forma que quiera cada patrocinador. El resultado puede ser algo muy personalizado.

Esto es lo que estoy haciendo a nivel de packs de patrocinadores de forma resumida. Toca finalizarlo, crear el documento para ello en PDF y adjuntar una presentación poquita. Un par de horitas más no me las va a quitar nadie.

Stay tuned.