¿Cuándo responder a un e-mail para reducir tu bandeja de entrada?

Tengo una batalla contra mi bandeja de entrada. Parece que en cuanto más mails respondo, más vuelven a entrar. Es una lucha perdida. No la puedo ganar. Lo único que me queda es limitar los daños.

Gestionar mails de manera efectivaDerechos de foto de Fotolia

El otro día leí en Twitter que tu bandeja de entrada refleja las prioridades de terceros pero en pocos ocasiones las propias. No tengo la solución perfecta pero estas reglas me aportan algo de alivio.

1. Responder de arriba hacia abajo: un “truco” sencillo de reducir la cantidad de mails es ir de arriba hacia abajo. Muchas tareas se solucionan sin necesidad de intervención personal porque devienen obsoletas.

2. Responde a lo urgente primero: para ser clasficado como “urgente” tiene que tener un impacto inmediato en ingresos, reputación o causar un aumento de carga de trabajo si no reacciono. Evita además un segundo mail de seguimiento aumentando el nivel de presión.

3. No respondas si te faltan datos: lo mismo se aplica si no tienes toda la información disponible. Si a pesar de ello respondes este mail se convierte en un boomerang que requiere 2 veces una respuesta.

4. No respondas demasiado rápido: de esta manera evitas que todo el mundo espera una respuesta inmediata por tu parte. No digo que no sea la manera correcta de hacer las cosas pero cuando estas con varios proyectos al mismo tiempo simplemente no será posible.

5. Responde cosas fáciles de manera rápida: incluso si no son muy urgentes. Ayuda a tener una imagen más limpia de tu bandeja de entrada lo que te permite mantener mejor control sobre lo que tienes que responder ya y los mails que todavía tienen tiempo.

Cuando y cómo responder a un mail no es una ciencia exacta. Algo en el sistema definitvamente falla. Igual ha llegado el momento para que alguien invente una herramienta más efectiva.

¿Cuáles son tus consejos para encontrar una mejor manera de gestionar la bandeja de entrada?

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12 respuestas a ¿Cuándo responder a un e-mail para reducir tu bandeja de entrada?

  1. Ciertamente la bandeja de entrada del email es algo que hay que mantener a raya antes de que se convierta en un monstruo de la improductividad. Lo que hago es dar respuesta a lo que requiera y enviar a papelera lo que no, y me quedo con pocos correos, aquellos que contengan información importante.

  2. Manuel Agudo dice:

    Evita las notificaciones automáticas. Hasta hace poco se me llenaba el correo de mensajes no muy importantes, sobre todo de las redes sociales facebook y linkedin. A ellos si los vencí ;-)

  3. Javy dice:

    Atiende a tu comunidad: Un blogger depende de su comunidad. Si ésta se siente bien atendida, generará un feedback muy útil para nuevos proyectos.

  4. Mario dice:

    Jejeje yo no tengo esos problemas porque la mayoría de lo que me entra es publicidad, me los cargo y punto. Pero poniéndome en tu lugar, cuando obtienes cierto “status” creo que no hay manera de responder y tener contentos a todos. Un método que podria aplicar es, suponiendo que te entren 300 mails cada dia, haciendo criba entre spam y los “obligados” te quedas con 150, de esos aplicas un porcentaje que creas conveniente y los contestas. A si, sabrás que el x % de tus seguidores se quedarán contentos.

  5. escortszone dice:

    Muy bueno Carlos
    Mi correo tuvo que ser importante, el martes te mande un e-mail y me respondiste en un minuto. Bueno me alargaste la aclaración para el viernes. jajajaja
    Lo entiendo, se que eres una persona ocupada.
    Te entiendo cuando dices correos importantes.
    Yo tengo varias webs, y a veces recibo correos preguntando cosas que con buscar un poquito en internet lo tendrían solucionado.
    Quizás nos hemos vuelto un pelin cómodos.
    No me juzguéis mal, no quiero decir que los lectores sean pesados, ni mucho menos.

    Ejemplo:
    Ayer mismo recibí un correo de una persona que me preguntaba como crearse una cuenta en adsense.
    Existen miles de vídeos y artículos que lo explican perfectamente paso a paso. Solo con buscar un poco.
    A eso me refiero.

    Un saludo
    Como siempre muy buen post

  6. Yo lo que hago es:

    - Si tengo que concentrarme, apago las notificaciones en el móvil y lo miro en el ordenador solamente tres o cuatro veces a lo largo del día por si hay algo urgente. El resto, intento contestarlos todos a la noche.

    - Trato de vaciarla a 0 cada día o cada dos o tres dias.

    - En cualquier caso esto solo lo hago si he estado recibiendo pocos. Aunque parezca que debería ser al revés, si recibo muchos (hay días que puedo tener 50 tranquilamente, yo no sé de donde me salen tantos lectors), me pongo cuanto antes. El truco es que no se me acumulen demasiado, porque es como los platos. Cuantos más en el fregadero, más pereza.

    - Si estoy haciendo algo poco concentrada, tengo el móvil, y si es algo fácil y corto, lo respondo al momento, para quitármelo de encima.

    - Y yo hago al revés, los contesto de más antiguo a menos, para que los últimos no tengan que esperar demasiado. Y si es algo que ya no necesita mi ayuda, que pasa muchas veces, mejor. Con un simple: Ah, me alegro que se haya solucionado bla bla bla, quedas genial sin haber tenido que apenas dedicarle tiempo.

    En cualquier caso voy mejorando/cambiando mi técnica cada día, ya que cuanto más van subiendo los lectores/bandeja llena, una tiene que ir mejorando también su manera de gestionarla.

    Aquí tienes un artículo interesante de un tio un poco peculiar, pero bueno, el post creo que es bueno: http://www.fluentin3months.com/time-hack/

    Besos,

    Blanca

  7. 2. Responde a lo urgente primero: para ser clasficado como “urgente” tiene que tener un impacto inmediato en ingresos, reputación o causar un aumento de carga de trabajo si no reacciono

    Mmm! Hay personas que no nos reportan ingresos, o reputación, o que no nos causan un inmediato aumento de la carga de trabajo, pero requieren toda nuestra atención.
    Cuando llevas tiempo escribiendo contenidos de calidad ya te ven como un consejero.
    Y alguien que pide un consejo es una persona muy importante y digna de ser tenida en cuenta por muy ocupado que estés.
    Saludos y gracias por el post.

    • Carlos Bravo dice:

      Gracias por vuestros comentarios. Rodolfo, estoy totamente de acuerdo contigo. Es una cuestión de orden. Una persona que te pide un consejo debería recibir una respuesta sin duda. Lo único que digo es que igual tiene que esperar un par de días si hay que dar preferencia a otros mails más urgentes.
      Saludos!
      PD: perdonad por no comentar tan activamente últimamente. Leo todos los comentarios igualmente y os agradezco enormemente la participación este blog aportando valor a todos los posts con vuestras aportaciones.

  8. Dean Romero dice:

    En mi caso trato de aplicar el siguiente orden:

    1. Correos de personas implicadas / que tratan de aportar valor. Por ejemplo en mi caso se aplica a alguna colaboración con bloggers de mi nicho. Creo que son a estas a las que más hay que cuidar.
    2. Correos relacionados con temas técnicos o de negocios. Que si un mail al diseñador de tal o cual portada, que si otro mail al programador…
    3. Correos personales o solventando dudas de los lectores del blog en cuestión.

    Un saludo

  9. Santiago dice:

    Voy a hacer publicidad pero es que me lo has puesto en bandeja (además hablando de bandeja de entrada) Yo utilizo Gmail, que (aunque creo que no es el único) te permite clasificar los emails por carpetas y ponerles colores.

    A cada proyecto le asigno un color, aunque para algunos quizá debo repetir color. Las subcarpetas van en el mismo color.

    Además de ponerle una estrella amarilla a cada email, si entras en la configuración, hay una opción que te permite añadir más iconos con estrellas de diferentes colores y signos, lo que te permite asignar a cada email un nivel de prioridad.

    Lo primero que hago cuando abro el correo es clasificar todos los emails por carpetas (proyectos) y establecer la prioridad. Utilizo la estrella roja para urgentes, estrella violeta para “semi-urgentes”estrella naranja para importantes, estrella amarilla para “semi-importantes” y ninguna estrella para los no prioritarios.

    Todos los emails pendientes de leer los dejo en negrita y con el cuadradito amarillo que también puedes añadir para destacarlo aún más.

    Para mí los urgentes son los que son escritos en persona y dirigidos exclusivamente a mí, y además me interesan a mí. También considero las urgencias de amig@s y familiares pero tengo claro en mi mente lo que es una urgencia y lo que no.

  10. Eva Gías dice:

    A mi me ayuda un montón aplicar la Regla de los 2 minutos: Todo lo que se pueda hacer en menos de 2 minutos, hazlo en el momento.

    Me ha gustado mucho el comentario anterior de la clasificación en gmail. Yo la utilizo en mozzilla thunderbird: permite clasificar los emails con colores (se puede personalizar) y con la estrella.

    Normalmente: emails de publicidad, automáticamente a la papelera. Los que llevan adjunta información que me envían regularmente, los descargo, respondo dando las gracias y a la papelera. Emails con dudas fácilmente solucionables en google o solicitando información ya enviada, los remito a utilizar la herramienta “buscar” (que si ya he perdido tiempo en preparar, explicar y mandarte algo y tu no quieres perder tiempo en buscarlo, no lo voy a hacer yo 2 veces). La gente es demasiado comodona a veces y no puede ser.

    Cuando no puedo contestar un email por tiempo o necesito un recordatorio sobre algún tema en particular, los marco como no leídos y los respondo en que pueda.

    Más o menos, los emails del curro los tengo controlados así. Otra cosa son los del blog que tengo menos tiempo. Contesto los emails personales y dejo los de publicidad de empresas, eventos y demás para cuando tengo un hueco. Y siempre contesto de abajo a arriba.
    Una última cosa que he hecho estos días y que me ha venido genial ha sido anular suscripciones de todos los blogs que no leía (no sé ni porqué me suscribí) o los que no me interesaban en especial y que se habían convertido en “ladrones de tiempo”.

  11. Javy dice:

    Santiago, yo también utilizo un método similar; pero más sencillo.

    En su día, publiqué un post con cosas que he ido sacando de la Red y voy actualizando; pero que apenas aplico por falta de tiempo y atención. Espero que a ti te sean más útiles:

    http://jvyvy.wordpress.com/2012/09/28/gestion-de-tiempo-gtd/

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