Cómo realizar un evento que logra (casi) más difusión en redes que la CeBit – caso #QuondosRecord

El fin de semana hemos vivido muchos un evento muy especial. Se trata del World Quondos Record. Aquí van las claves del éxito.

Este fin de semana ha pasado como un sueño. Una de las razones habrá sido seguramente que en 3 días no he podido dormir más de 7 horas. He llegado hoy a la oficina a las 9 de la mañana con un día de lluvias en Alicante.

fotofinish WQR

Con este tiempo al que no estamos demasiado acostumbrados en Alicante, te entra una profunda sensación de nostalgia porque estos 3 días se han vivido tan intensamente y ahora toca volver a la normalidad. Han sido 50 horas llenas de personas increíbles que han generado emociones y recuerdos que perdurarán durante mucho tiempo.

#QuondosRecord ha logrado una difusión increíble en redes. Durante el primer día hemos sido Trending Topic en España (y al final creo que también). Ahora mismo que el evento ya ha acabado hace más de un día sigues viendo tuits relacionados cada 5-10 minutos. Parece que los que los que lo vivieron no quieren que acabé nunca. Con casi 200 millones nos estamos acercándonos a nivel de impresiones en redes a evento del tipo CeBit. Los que no lo sepan. Se trata de la feria de tecnología más importante del mundo que dura 5 días y marcas como Samsung, Apple, Microsoft y muchas más presentan productos que todavía no han salido a la venta al mercado. Sale en los medios todos los días en las noticias de primetime antes, durante y después de su celebración.

Equipo

Está claro que un evento con 87 ponentes, 50 horas de streaming y 300 participantes presenciales en 3 días no lo montas tú solo. En nuestro caso el pilar central de toda la organización ha sido Isabel que ha hecho una labor impresionante. Dentro de este equipo cuento también a todas las personas de Fundesem (Enrico, Vanessa, Daniela, Pepe). En realidad no es justo mencionar únicamente estos pocos nombre porque han aportado muchas más personas. Entre colaboradores y equipo de Quondos seguramente sumamos más de 40 personas. Ahora súmale a esto que todos ellos tienen que comunicar y ser coordinados. ¡Una locura!

Difusión

La difusión del evento es clave. Porque imagínate que estás organizando la fiesta del año y nadie se entera. Hemos tenido diferentes canales para dar a conocer el evento.

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Hemos medido el impacto en redes con la herramienta Metricool

Desde aquí una vez más gracias a todos los ponentes que han participado en el evento. Sin ellos esto no hubiera sido posible. No se puede pedir más. Aparte de haber venido sin cobrar han ayudado activamente en la difusión del evento. En la mayoría de los casos suelen tener una gran cantidad de seguidores por lo que la suma de menciones en redes ha ayudado a dar a conocer el evento a un gran público.

E-mail Marketing

Ya disponíamos de una gran base de datos del año pasado. Por lo tanto hemos podido tirar de ella. Durante los últimos 12 meses no hemos hecho ni un solo mailing a la lista de World Quondos Record pensando que de esta manera podíamos cuidar al máximo los contactos logrados por esa vía. Me he dado cuenta que nos hemos equivocado porque al hacer los primeros envíos hemos tenido bajas masivas (entre 40-80) dado que los inscritos ya no se acordaban que nos habían dado el consentimiento el año pasado. Por lo tanto un aprendizaje que saco de esto es que cuidar una base de datos también significa utilizarla. Hay que encontrar un equilibrio entre demasiado y demasiado poco.

Facebook Ads

Este canal es una pieza fundamental para darle difusión a cualquier evento que organizamos. En esta ocasión nos gastamos unos 300 euros que tampoco fue mucho pero suficiente para lograr los objetivos que teníamos en mente. Organizamos un sorteo para regalar una doble entrada que logró un buen alcance e engagement a bajo coste. Es un tipo de campaña que ya hemos utilizado en el pasado y que suele dar buenos resultados.

Comunicación

Tuvimos la gran suerte de colaborar con Borja Gómez. Hizo una labor extraordinaria a nivel de comunicación del evento para Quondos. No tengo la lista completa pero salimos tanto a nivel local (p.ej. Diario Información) como a nivel nacional en prensa y televisión (RTVE, El Mundo, 20Minutos, etc.). Creo que en total han sido más de 30 apariciones.

Participación

Para lograr mucha participación en redes tienes que montar la infraestructura para hacerlo posible. Además las dinámicas de juego como la gamificación pueden añadir otro chute de difusión adicional.

  • Streaming sin coste: la difusión online a través de streaming ha sido una de las piezas clave del puzzle. Si hubieras pedido únicamente 1 euro por verlo seguramente no hubiéramos logrado ni una decima parte de lo conseguid. También ha sido una de las que mayor parte del presupuesto han comido. Agoranews ha hecho una labor extraordinaria tal como lo hicieron ya el año pasado.
  • Varios sorteos: tanto por parte de Quondos y Fundesem como por parte de los patrocinadores (Webempresa) hemos tenido varios sorteos activos. La dinámica era que los que más creatividad, actividad e interacciones generaban, mayores probabilidades tenían de ganar el premio. Esto ha generado pique entre algunos usuarios que ha ayudado a darle más visibilidad al evento.

Resumiendo: la clave ha estado en la dinámica que se ha creado. Todo parte de la base que tiene que haber un win-win para todos. Los ponentes reciben reconocimiento, los espectadores reciben contenido útil, los patrocinadores visibilidad (muchas gracias por cierto a Webempresa, Prestashop, ePages y Semrush entre muchos otros que nos han apoyado).

Se ha generado un “buen rollo” tanto presencial como online lo que ha añadido un factor adicional: diversión y emoción. Hemos pasado todos un gran rato entre amigos. Este récord no le pertenece a nadie porque es de todos. Así se ha sentido y así lo hemos vivido.

¡Gracias a todos por haberlo hecho posible!

  1. El año pasado nos quedamos con las ganas. ¡Pero esta vez se ha logrado! Sin duda mereció la pena mantenerse pegado a la pantalla disfrutando de tantas horas de formación y curiosidades. Ahora toca poner en marcha algunas de las ideas que se dieron. Ya estoy deseando el WQR del año próximo…

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  2. Solo puedo aplaudir. Intensidad a tope, consejos y trucos impactantes, motivación por las nubes, nuevos contactos… ¿se puede pedir más? Bueno si, un pelín más de paella para el año que viene! jaja
    Felicidades a los organizadores, éxito rotundo! Repetiré en las ediciones que vienen :)

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  3. Hola Carlos, enhonabuena a todos, sabes si van a subir las 50 horas para poder revisar vídeos?

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  4. ¡Hola Carlos!

    He ido siguiendo el evento durante todo el fin de semana y, antes de nada, quería felicitarte a ti y a todo el equipo de Quondos por el gran trabajo que habéis hecho. No me quiero imaginar cuanto ha costado organizarlo todo, pero ya parece una salvajada con sólo leer este post.

    Cuando se pone pasión en lo que se hace, los resultados sólo pueden ser buenos. Y vosotros lo habéis demostrado con este evento.

    ¡Espero que sigáis rompiendo más récords durante los próximos meses!

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  5. Bravo a todos los coordinadores. Ha sido un evento genial!! Muy divertido en todo momento y muy útil. Un buen rollo increíble. Me siento muy afortunado de haber podido ser ponente.
    Ah estoy con Guillermo a pesar de estar allí no hubo paella para todos. Y cuando nos tocan el tema comida… grgrgr jeje

    Deseando que llegue el reto de 2017.
    Saludos Gon.

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  6. […] Y sí, el récord se cumplió, pero no solo en horas y número de ponentes, sino en conexiones streaming, difusión en redes sociales, número de impresiones y networking. […]

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