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Cómo preguntar a través de un mail para que te entiendan y te respondan

Redactar un mail no es la tarea más sencilla del mundo pero tampoco demasiado complicado. A veces fallan las cosas más básicas para que la comunicación funcione.

Lo que vas a leer a continuidad en este post son reglas muy básicas para hacer una pregunta a través de un mail. Probablemente te vas a quedar igual una vez que hayas finalizado la lectura.

Recibir respuesta con mailDerechos de foto de Fotolia

Escribo este post porque me he dado cuenta que muchas personas con las que me comunico a diario no las consideran y dificultan la comunicación. Este post está dedicado a todas las personas que no le sacan el rendimiento óptimo a este medio de comunicación para recibir respuestas a sus preguntas.

1. Dirígete a la persona con nombre: un “Hola” no es suficiente. Si no te diriges a mí con mi nombre el mensaje no es para mí y/o ha ido a 1.000 personas más al mismo tiempo. Cuando te diriges a alguien en un blog intenta de averiguar el nombre. No es tan complicado y aumenta un 100% tus probabilidades de recibir una respuesta.

2. Se simpático y agradable: si no dices lo que piensas las personas empiezan a interpretar y en general uno siempre piensa lo peor. No puedes escribirlo de la misma manera de cómo lo dirías porque falta la sonrisa en la cara que es parte de la comunicación. Sin comunicación corporal simplemente vas a caer mal y como alguien “seco” que no merece la pena de recibir una respuesta.

3. Se breve y conciso: 2 o 3 frases tienen que ser suficiente para exponer tu duda. No voy a leer mucho más. En el mejor de los casos voy a escanear lo que has escrito y no me voy a enterar de lo que me estás diciendo. Hazlo fácil y digerible.

4. Menciona que sabes con quien estás hablando: muchos mails desaparecen en mi bandeja de entrada por la falta de personalización. ¿Me estás escribiendo a mi o a una base de datos de 1.000 personas? Dame a entender que tienes alguna relación conmigo y el porqué yo te puedo ayudar.

5. Haz la pregunta: es curioso pero en la gran mayoría de mails que recibo para responder a una duda falta el elemento esencial. En ocasiones se puede intuir, interpretar, leer entre líneas lo que la personas quiere pero no suele ser fácil si falta la pregunta. Para ser pregunta tiene que llevar “¿?”…;)

Espero que nadie se haya sentido ofendido con este post porque no era la intención. La idea es simplificar la comunicación y hacerla más efectiva para que todos los mails en un futuro se entiendan y reciban respuesta.

¿Cuáles son tus consejos para escribir mails que reciban respuesta?

  1. Hola Carlos.

    Es tan sencillo como leer el email antes de enviarlo y pensar que haríamos nosotros si recibiéramos un email similar.

    Un saludo,

    José María
    @jjimenez

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  2. Es cierto, el e-mail sigue siendo el rey de las comunicaciones, por mucho rollo que le pongan los demás. Post totalmente pertinente.

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  3. Buenas Carlos,

    Es cierto que en muchas ocasiones se olvida que al comunicarnos por mail es similar a hacerlo cara a cara y se deberían seguir las mismas pautas de educación.

    Por cierto yo no debi hacerlo mal ya que recibi tu respuesta en poco más de una hora! ;-)

    Un saludo

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  4. Genial la entrada, aplicable 100% a los comentarios de los post.

    Yo como blogger de un sitio bastante técnico sufro en mis carnes comentarios de mas de 20 lineas, sin espacio entre párrafos, muy duro.

    Por exceso de celo, leo todos he intento darles respuesta, pero santa paciencia la nuestra.

    En tres párrafos… con un par.

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  5. Crea ‘marca’: Aunque no sea la mejor del mundo, utiliza una estructura similar en todos tus mails personalizándolos.

    Compas, en mi caso, comienzo con su nombre si el mail va dirigido a una persona; o con Compas si va dirigido a un colectivo.

    Y me despido con un Salud, Javy.

    Entre el comienzo y la despedida intento ser lo más claro, breve y preciso posible. Si quiero preguntar, hago una pregunta; si quiero informar, doy la información y una referencia (generalmente, un link); y si quiero otra cosa… realmente un mail, ¿da para más?

    Salud, Javy

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  6. Buenas pautas! hay cada persona por ahí que debería leer esto. Yo soy el típico que a veces deja la última interrogación y que no sabes donde empieza la pregunta xD a veces para una o varias preguntas muy concretas si las pongo.

    Depende claro de la relación y la cordialidad que tengas con la persona pero siempre hay que mantener las formas.

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  7. [...] Pese a esta circunstancia y la complejidad de explotar este medio tras la saturación vivida, hay ciertas “reglas” de uso que deberíamos tener presente para sacar rendimiento de este tipo de campañas gracias a Marketing de Guerrilla [...]

    Responder
  8. […] tardar más tiempo que para escribir uno largo pero es lo que hay. En muchos de estos mail incluso falta por completo una pregunta. Te pido perdón si en alguna vez no hayas recibido respuesta pero es muy probable que hayas caído […]

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  9. […] importante preguntar de forma correcta para aumentar las posibilidades de lograr una respuesta. También hay que dejarle al recipiente muy […]

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