Tengo mil tareas, así las puedo priorizar al instante
No son mil pero se han acumulado algunas. Tengo un plan de ataque para llevar a cabo todo lo que tengo que hacer. No será fácil pero factible.
No es fácil ser seis personas en una. Todo lo contrario de hecho. Como muchas veces subestimo el trabajo antes de ponerme a fondo. Cuando me pongo manos a la obra me doy cuenta de lo que significa querer hacerlo todo. En este sentido me parezco a la gran mayoría de personas que quieren abarcar con todo. Se sienten superados.
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Lograr el estado zen
Esto suena un poco absurdo y te diría que hubiera compartido esta opinión hasta hace poco. Estos días me he dado cuenta que estaba alterado por tres tonterías que tenía en mi cabeza y que han ocupado mi ancho de banda. Ahora que lo he solucionado me siento más cerca de un estado de mente más relajado que me permite atacar las cosas realmente importantes. El “truco” si que existe en esto de querer hacer muchas cosas en poco tiempo es mantener la calma. Es cuestión de nunca entrar en zona naranja. Es ir rápido pero sin quemarse.
Crear la lista de tareas sin prioridades
Tareas que tienes en la cabeza te estresan. Tareas que están documentadas alivian esa sensación. Evidentemente no la curan porque para ello tienen que estar tachadas. Es un primer paso. De hecho estoy creando esa lista en paralelo enviándome mensajes a mi propio chat en Slack. Hay personas que prefieren boli y papel. Cualquier forma sirve. Yo personalmente prefiero lo digital sobre todo porque permite de forma sencilla compartir tareas con terceros.
Priorizar con matriz de Eisenhower
Ahora toca ya priorizar. De hecho pensé que tendría sentido documentarlas ya en Jira pero dado que posiblemente habrá algunas que podrían llegar a desaparecer por ser menos relevantes de lo que puedo llegar a pensar. Para la priorización he empezado a utilizar la matriz de Eisenhower que es una forma muy sencilla de identificar lo más prioritario ordenando todas las tareas en cuatro campos en una matriz que diferencia entre importancia y urgencia.
Pasar tareas a Jira
Con el segundo café del día pasaré la lista de tareas que ha sobrevivido tras pasarla por el filtro de la matriz de Eisenhower a Jira. También puedes utilizar Trello, Monday, Asana, etc. o lo que quieras para ello. Yo soy fan de Jira porque además se combina de forma fantástica con Confluence. Seguimos sin trabajar con toda la disciplina necesaria con estas herramientas pero al menos puedo decir que forman parte de nuestro día a día. No es cuestión de hacerlo de forma perfecta sino de hacerlo. Es mucho más importante y no preocuparte tanto por ejecución perfecta. Documentar tareas en Jira también me ayuda detallarlas, crear subtareas si fuese necesario o incluso “cortarlas” de tal forma que pueda delegar al menos una parte.
Empezar con la primera
No hay secretos llegados a este punto. Hay que mojarse, ponerse las manos sucias, etc. Llámalo como quieras pero en resumen hay que mover el culo y ponerse a trabajar. El impulso que tengo yo y posiblemente muchas otras personas es empezar con este paso porque te da la falsa sensación que estás avanzando. Sin tener claro la cola de tareas y su impacto en el negocio no vas a poder elegir casi nunca lo más importante que toca en cada momento. El tiempo “muerto” previamente retoma vida cuando tienes la paz de trabajar con sentido en cada momento.
No es un sistema perfecto pero es algo. No tiene en cuenta que todo es dinámico. Nadie tacha todas las tareas y se queda sin trabajo porque surgen tareas nuevas a diario.
Hoy me da a mi que será un buen día. Uno más…
Stay tuned.
