Sacar faena adelante cada día – mi método SFACD

Estas semanas empiezo a tener más faena de lo normal. Es más importante que nunca de acabar tareas sin que se vayan acumulando. Veamos primero los principales errores de productividad que he vivido en primera persona y veo con frecuencia en las personas que me rodean.

Errores principales de productividad

Posiblemente no son todos pero hoy seré breve. Tengo faena por delante. Es jueves y con diferncia el día más cargado de la semana.

Poner una tarea en una lista

Lo mejor es finalizar la tarea en el momento. No sobrecargar listas de tarea es la clave. Lo que puedes acabar en el momento lo debes realizar ya. Esto en ocasiones es tan fácil como redactar un mail.

Procrastinar con tareas menos importantes

El otro día lo hice y de forma consciente. Empecé a realizar un envío para Amazon sabiendo que estaba procrastinando otra tarea mucho más importante. No tenía la fuerza mental para atacarla en ese momento. En ocasiones nos engañamos respondiendo a mails pensando que estamos trabajando cuando en realidad estamos procrastinando con tareas menos importantes. Primero hay que ir por las prioritarias y luego sigue el resto.

No comunicar rápido

Dar feedback es uno de los principales problemas en las organizaciones. Tanto grandes como pequeñas tienen el mismo reto porque las personas tienen tendencia a hablar poco sobre lo que hacen y dejan de hacer. Sobre todo cuando necesitas algo de una persona que va a tardar en responder debes hacer la comunicación cuando antes. Cuando más esperas, más tiempo vas a tardar en recibir una respuesta.

Los principios más importante de SFACD

Hay tres principios que con el tiempo he ido aprendiendo. Son básicos. Todo el mundo los puede llegar a entender pero pocos los entienden.

Trabajar con bloques temáticos y tiempos – evitar listas

He dejado de trabajar con listas de tareas cómo lo solia hacer hace años. Ahora trabajo con bloques de tiempo cuando tengo muchas tareas prioritarias al mismo tiempo. Me hago un plan para dedicarle x-horas a un bloque temático. Esto es importante cuando tienes algo por delante que no se va a poder finalizar en un día o semana pero que requiere dedicarle tiempo de forma sistemática. Pequeñas tareas que surgen intento sacarlas en el momento para que no entren en una lista de tareas. Listas de tareas ocupan bancha de anda que debes mantener siempre libre lo máximo posible.

La suma de los pequeños retrasos

Muchos no son conscientes del efecto de las pequeñas cosas. Retrasar un mail un día que genera un retraso de un día puede parecer poco grave. Si este tipo de comportamiento lo multiplicas por 100 que es fácilmente retraso puedes tener un retraso de medio año si contabilizas vacaciones y festivos. La diferencia entre aplicar este principio y no hacerlo es tener que llevar un proyecto al próximo año que hubieras podido haber finalizado en este.

Saltar rápidamente de una cosa a la próxima cuando estás bloqueado

Esto es la base de mi hipotesis del por qué tiene sentido hacer varias cosas a la vez. Cuando estás bloqueado con una cosa debes saltar rápidamente a la próxima y no malgastar tiempo. La solución va a surgir aunque sea en menos sorprendentes. Bajo la ducha, cuando te despiertas, cuando te acuestas, haciendo deporte, etc. Esto te permite llevar más proyectos que la media de personas.

Delegar y confiar siempre que sea posible

Hoy en día no sería posible hacer tantas cosas a la vez sin confiar en terceros. Tienes que delegar y confiar. Muchas veces no queda tiempo para controlar. Las cosas nunca se van a hacer tal cómo las harías tú en primera persona. La calidad posiblemente va a sufrir pero es el precio que hay que pagar para ser más productivo. Con el 80% ya puedes estar contento. Querer un 95% en la mayoría de los casos no se ve justificado en un buen ROI de tiempo y dinero.

Tengo que seguir que tengo faena. Me repito.

Stay tuned.