De improvisación a organización –mejoras que suman un 1% en nuestro negocio
Posiblemente suman más del 1% pero no hace falta más en realidad. Una vez más no es lo que haces una vez sino lo que haces todos los días.
A lo largo de los últimos ocho años hemos ido evolucionando. Con esa antigüedad ya hemos “sobrevivido” más tiempo que la mayoría de start-ups. Los primeros años era llegar a fines de mes ahora estamos en una situación muy diferente.
No ha sido fácil. Hará años que empecé a leer diferentes biografías de diferentes emprendedores conocidos. He sacado mucho de ello y también lo que no quiero hacer. Aunque no esté dispuesto a pagar el precio máximo hay un pequeño factor que se comparte en sus historias y la nuestra. Negocios que se han hecho muy grandes han tenido varios momentos donde hicieron una apuesta máxima al estilo “all-in” en el Poker.
Nosotros también hemos tenidos esos momentos. La primer apuesta fue aportar mucho capital al negocio cuando no había ninguna “máquina de convertir un euro en dos” como lo suele llamar Luis Martín Cabiedes. Lo hice a través de mi actividad de consultor corriendo también el riesgo de estar completamente quemado. Me di cuenta a tiempo y aborté misión antes de entrar en la zona roja. Esta fase elevó la empresa al próximo nivel. Fue el inicio de comprar a lo loco cartas de Pokémon que nos ayudó a entender este mundo y desarrollar productos que a día de hoy están siendo los caballos de las ventas diarias en Amazon. Nos dio oxigeno y tiempo para dar con la clave que iba a llevarnos al punto en el que estamos ahora mismo.
La segunda apuesta máxima la estamos haciendo ahora. Ahora en una situación donde vamos cómodamente creciendo un 30-50% cada año. La colaboración que ha surgido de la nada nos ha puesto en posición de despegar. También nos pone en riesgo máximo si las cosas no van bien. Para controlar la situación al máximo hemos establecido varios puntos de control y mejora. Ninguno es sorprendente ni innovador. Son cosas básicas que hay que hacer. No las hemos tenidos desde el momento cero. Hemos pasado de improvisación a organización.
Contenidos
Concentrar los temas administrativos en una sola persona
He tenido que defender esta decisión al principio pero ahora mismo todos ven de sobra que haya una persona que se encargue de coordinar temas contables, contratos, organización de empresa, etc.
Tengo reuniones diarias con esta persona clave del equipo que en ocasiones nada más tardan 15 minutos. Repasamos tareas y puntos pendientes. Es un apoyo fundamental en el día a día. Muchos emprendedores no se pueden permitir el lujo de tener una persona así en su equipo. Al menos no en los inicios. Siempre me hago esta pregunta. “¿Cómo puedo aportar lo máximo al proyecto?” En este campo no sumo sino resto por lo que es lógico tener a alguien que se haga cargo.
Tener un calendario compartido de empresa
Hará menos de tres años que no hemos tenido la posibilidad de enviarnos reuniones y compartir calendarios. Una vez más he tenido que defender mi decisión. Normalmente quiero que en temas importantes todos estemos de acuerdo pero cuando es tan evidente no me espero. Hemos pasado de reuniones improvisadas generando mucho ruido a tener un mayo nivel de planificación. Las personas del equipo se bloquean huecos para trabajar en ciertas tareas que conllevan un poco más de tiempo. Son cosas muy básicas pero que simplemente no hacíamos. No te voy a mentir. Sigue habiendo ruido y reuniones improvisadas pero nada que ver con la situación de antes.
Trabajar en esprints con Jira
Trabajamos en sprints bi-semanales al estilo de equipos de programación. Es una cosa más que me he llevado como aprendizaje de mis proyectos de consultoría. Una vez más, nuestro sistema no es perfecto pero un gran avance en comparación con como lo hacíamos previamente. En vez de comunicar por correo o Slack lo hacemos en los comentarios de las tareas. Se reduce mucho ruido y más en fase donde ejecutamos Jira de forma disciplinada. Aquí también tenemos alti-bajos y más si yo no estoy 100% encima del tema. Las reuniones cada dos semana aportan otra gran ventaja. Cada uno cuenta lo que ha hecho y lo que hará las próximas dos semanas. De esta forma hay una comunicación más fluida sobre tareas y responsabilidades de cada uno.
Hemos empezado a documentar en Confluence. Cubre varios temas: planificación de vacaciones, contactos de emergencia, procesos, ideas, notas de reuniones, informes, etc.
Lo más complicado es encontrar una estructura que tenga sentido. Es por ello que no lo hemos hecho. Ahora mismo hay muchas páginas sueltas que no forman parte de una estructura. Siempre es más fácil ordenar una vez que sea vean los temas que han surgido. Para mi ha sido más importante empezar que otra cosa. Ahora tocaría darle más estructura. Es una tarea pendiente que tengo.
También compartimos carpetas. Simplifica mucho. En vez de tener que enviar documentos, descargarlos, volver a enviarlos, etc. compartimos enlaces al documento y hacemos cambios en la nube. Una vez más, algo básico en 2025. Pero estoy seguro que muchas empresas todavía no trabajan de esta forma o si lo hacen (igual que nosotros) todavía no lo hacen de forma tan disciplinada como deberían.
Desarrollar productos, tener ideas nuevas y esas cosas son muy divertidas pero no aportan si no se pueden ejecutar en una estructura que acelere resultados.
La memoria es mala. La disciplina baja. Los hábitos difíciles de llevar a cabo. Para nosotros y para todo el mundo. Hay que crear sistemas de apoyo que lo hagan prácticamente imposible fallar. En ello estamos.
Stay tuned.
