Cómo prepararte para una reunión importante si gestionas un proyecto para un cliente

Hoy tengo una reunión importante con el Borussia Dortmund. Me reuno con uno de los principales responsables de la empresa de fútbol.

El responsable de la parte merchandising me ha pedido preparar una presentación para poner al día al máximo responsable de la parte de negocios del Borussia Dortmund. Es una reunión importante porque puede influir en una posible continuidad de mi relación con el equipo. Quiero presentarme de la mejor manera posible. Esto es lo que voy a preparar.

presentacion_powerpointDerechos de foto de Adobe Stock

Presentación con Powerpoint para darle una estructura a lo que cuento

Visualizar un discurso con una presentación es la mejor forma para darle una estructura a lo que cuentas. Nunca te vas a quedar sin palabras porque ya sabes lo que vas a contar gracias a las diapositivas preparadas.

Una de las cosas que siempre tengo en cuenta es que mi discurso no refleja al 100% palabra por palabra lo que he puesto como texto en la presentación. Hay una regla muy sencilla. Las personas pueden leer más rápido que tú puedes hablar. Por lo tanto repetir simplemente lo que has escrito en las diapositivas no es un buen consejo. También suelo ser breve para que la atención se centre más en mi que en el texto.

Contar historias y tener los datos a mano

Combinar historias con datos te asegura llegar a las personas con las que hablas sin saber qué tipo suelen ser. Simplificando mucho hay dos grupos grandes. Tienes a los que convences con emociones y luego están aquellos que necesitan datos para creerse lo que les cuentas. En mi caso formo parte del último grupo por si algún día me tienes que convencer de algo… ;)

La historia que voy a contar es la sobre las acciones futuras del 2020 que voy a implementar hasta fines de febrero en el proyecto. Es el plazo del segundo contrato para llevar a cabo el proyecto. Después ya veremos lo que pasa.

Lo importante es la preparación. La presentación es el 30%, al final eres tú y lo que cuentas. Para ello ten claro lo que has hecho, no ocultes las dificultades y sé sincero en todo. Un responsable no quiere que le cuentes que todo es bonito si no lo es. Quiere poder fiarse de ti que le cuentas también las cosas malas para que estas no le pillen de sorpresa.

A ver qué tal me va hoy. Deséame suerte.

Stay tuned.

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