Cómo crear las expectativas correctas en colaboraciones de negocio entre personas y/o empresas

Estoy viviendo un caso en el que estoy teniendo una decepción porque las expectativas inicialmente creadas no se han visto cumplidas. La potencial colaboración todavía se puede conseguir pero se encuentra en una fase crítica.

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En la cultura española empresarial del “buen rollo” el hecho de que una parte exprese su malestar e insatisfacción suele significar en muchos casos la ruptura segura de la relación.

El riesgo de que surjan malentendidos es bastante elevado a partir del momento en el que 2 personas o más que representan diferentes organizaciones e intereses empiecen a conversar. La culpa nunca es únicamente de una parte siempre que todos los involucrados actúen de buena fe.

Seguramente has tenido algún momento en el que una colaboración no salió tal como te lo esperabas o has tenido que pasar por fases complicadas en la que casi no se encuentra el modo de trabajar juntos. En la mayoría de los casos la culpa consiste en  no haber realizado algunas tareas básicas por ambas partes. Típicamente uno o varios de los aspectos no se tienen en cuenta y el riesgo de fracaso aumenta.

1. Documentar lo acordado: en el caso de llamadas o reuniones siempre debes enviar un correo de seguimiento con los puntos más importantes acordados. 2-3 días más tarde una o ambas partes ya se han olvidado sobre lo que se habló y hay que repetir el ejercicio.

2. Dar con la persona adecuada desde el principio: en vez de hablar con la persona responsable hablas con un intermediario que no puede tomar decisiones. Si tienes mala suerte tienes que empezar las negociaciones desde cero porque el que lo aprueba no está al tanto o mal informado.

3. No iniciar hasta no haber fijado los detalles económicos: la colaboración nunca se debe iniciar antes de dejar cerrado todos los aspectos económicos al 100%. Dejemosnos de tonterías. El tema dinero es importante y hay que tratarlo desde el principio siempre que las informaciones existentes lo permitan.

4. Comunicación ágil y rápida: el retraso en la comunicación sobre asuntos pendientes siempre genera la impresión de falta de interés y otras prioridades que no permiten llevar a cabo una colaboración de éxito. Lo que quieres generar es confianza y esto genera lo contrario.

5. Firmar un acuerdo: en el caso ideal las cosas se dejan escritas y firmadas por ambas partes detallando también las obligaciones de cada uno con fechas de entrega para aumentar el nivel de compromiso.

6. Cuidar los detalles: al principio de una colaboración tienes que currártelo más que cuando ya se haya establecido. Si realmente te interesa hay que mostrar flexibilidad en aspectos que son de menor relevancia.

7. Ser discreto: hasta que no haya acuerdo mutuo oficial no es una buena idea hablar sobre el tema con terceros. Siempre puede fallar algo o la otra parte se lo podría tomar mal. Más importante todavía es la discreción si las cosas no salen bien. Tu blog, el Twitter o el Facebook no son el lugar adecuado para mostrar tu cabreo si las cosas no salieron tal como previstas.

Prácticamente todos los puntos son de sentido. Aún así son las principales razones de fracaso. El problema consiste en que muchos no quieren dar la sensación que no se fían de la otra parte pidiendo fechas y aspectos concretos o incluso firmar un acuerdo previo cuando en realidad lo que se consigue es crear las expectativas correctas. En otros casos simplemente es la pereza y falta de disciplina visto que hacer bien las cosas bien al principio es más trabajo aunque evidentemente es tiempo y cabreo ahorrado cuando las cosas no salen tal como previstas.

¿Cuáles son tus consejos para llevar a cabo una colaboración de éxito?