Asi realizamos la gestión básica de tareas con Trello

Llevaba meses diciendo que estaba evaluando diferentes herramientas de gestión de tareas cuando en realidad estaba posponiendo el tema. Llegó el momento donde era hora de pasar a la acción. Por fin, hace 2 semanas lo hicimos.

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Un Kanban Board de toda la vida como base

Las tareas se ordenan dentro de un Kanban Board que tienen estas fases.

• En espera: esta fase la tenemos desde ayer donde hay tareas que no queremos que se olviden pero que de momento no se puede realizar.
• Caja de tareas: aquí entran todas las tareas nuevas. Es la primera fase de realización de una tarea. A partir de aquí siguen su viaje.
• En proceso: esto significa que la tarea ya se está ejecutando pero que todavía no está acabada. Es una forma sencilla para obtener feedback sobre si se ha iniciado algo ya o todavía no.
• En revisión: no todas las tareas entran aquí porque algunas no requieren revisión. En ocasiones quiero verificar que todo se ha hecho según mis indicaciones.
• Finalizado: una vez que todo esté hecho la tarea entra en la fase final. Esta columna se borra al final del día para volver a rellenarla la próxima mañana.

Esta forma de colaboración ha sido nueva para mi equipo porque no han recibido formación en este tipo de métodos. Por fin ya tienen algo nuevo que se pueden poner en el curriculum. 😉

Cómo describimos las tareas: esto es su contenido

El Kanban Board no lo es todo. También es clave la descrición de tareas. Debes tener claro que llevamos con esta forma de trabajo apenas 2 semanas. Trello se puede utilizar de forma mucho más sofisticada y con automatización. Ya lo haremos más adelante, o no, ya veremos lo que necesitamos y qué tal nos va el tema.

• Descripción: con una breve descripción en el título nos sirve. Si es más complicado que eso posiblemente no es una tarea sino varias que intentas meter en la mismo hoja.
• Etiquetas: hemos creado etiquetas que nos dan una visión global rápida del tema que aborda la tarea. Es más bien una información adicional que podría aportar más valor si triplicamos la cantidad de tareas.
• Responsabilidad: cada tarea tiene asignado uno o varios miembros del equipo. Esto antes no estaba muy bien definido por lo que asigno gran parte de la mejora a este punto.
• Caducidad: cada tarea tiene que tener una fecha limite. Lo bueno de Trello es que te hace llegar recordatorios por lo que la probabilidad de que algo se quede en el olvido es bastante baja.

Habrás visto que nuestro “sistema” de gestión es bastante básico. No tiene que ser complejo, tiene que funcionar. Antes de meterme en funcionalidades avanzadas de Trello vemos si nos sirve lo más esencial. De momento parece que si. Te seguiré contando.

Stay tuned.