3 técnicas de planificación que me han ayudado sobrevivir como emprendedor
Supervivencia. Es la forma como se resumen los primeros años de un emprendedor. Tienes que hacer prácticamente de todo y muchas veces al mismo tiempo.
Si hay algo que me ha ayudado seguir adelante estos últimos años es ser organizado. Esto es como con todo en la vida. Puede tener días caóticos y poco productivos. No es necesario convertirse en un robot. Lo importante es estar a la altura cuando la situación lo requiere.
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Esto son mis 3 técnicas y herramientas de planificación que me han ayudado en los momentos más estresantes.
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Bloquear huecos y adjudicar tiempos para tareas diarias
Recuerdo perfectamente aquellos momentos cuando iniciamos Quondos. Fue desde el despacho en mi caso donde trabajaba en tiempos tanto como tres personas. Mi nivel de productividad no conocía casi techo. No porque fuese una especie de Superman sino más bien por pura necesidad. Nos faltaba equipo que echase un cable por lo que muchas cosas caían en Alex y en mí. En un día fácilmente caía la redacción de un post para el blog, la grabación, edición y publicación de un vídeo e incluso la investigación para el próximo contenido. A todo esto se le sumaba responder mails de atención al cliente, publicar en redes sociales, comer, salir a entrenar, etc. Ahora pensándolo era increíble lo que era capaz de abarcar en una sola semana. Mi “truco” era muy sencillo. Nada más empezar el día hacía esto:
- Coger un Excel y listar en una columna todas las tareas del día.
- Asignar un tiempo estimado para cada una.
- Hacer la suma para ver si el horario aguanta todo lo previsto.
- Revisar tareas, ajustar tiempos y priorizar.
El otro día lo vi en un vídeo alguien que lo llamaba “Time Boxing”. Por lo visto esto tenía ya un nombre. No era consciente de ello pero te confirmo que funciona de maravilla.
Planificación de flujo de caja
Otra tarea clave cuando tienes una empresa. No es necesariamente mi fuerte. Para compensar este punto débil suelo tener un control diario de flujo de caja en la mayoría de las empresas en las que soy socio/gestor. Solemos trabajar con reservas que descuentan de forma virtual dinero de la cuenta aunque siga figurando ahí.
Aparte de estar al día sobre movimientos en caja a diaria hay una previsión hacia fines de mes. De esta forma se evitan sorpresas a corto plazo. Todo esto parece muy básico (y lo es), pero es donde más he fallado en mi primera start-up Coguan. Sobre flujo de caja he escrito ya algo en este blog en el pasado. Ahora que llega el verano a todo esto se le añade una planificación con tres meses vista. Quiero poder irme de vacaciones tranquilamente. No soy “creyente” de las planificaciones a 12 meses vista. Siendo una start-up hay demasiadas cosas que pueden salir mal.
Pizarra en la oficina
Puedes tener un sistema de orden y planificación pero es muy complicado imponérselo a un tercero. O eso es mi teoría. Otra posible hipótesis podría ser que otro punto débil es organizar bien a mi gente. Sea como sea tengo una herramienta para compensarlo y se llama “pizarra”.
Nuestra forma de organización es sencilla. A pesar de que todo el mundo es consciente de lo que tiene que hacer, repasamos todos los días las tareas. Luego también se mencionan incidencias y prioridades que se salen de lo normal. También es un apoyo para aquellos que les cuesta organizarse por su propia cuenta. Basta con echarle un vistazo a la pizarra para saber lo que es importante y lo que queda por hacer.
A veces pienso también que la pizarra impide la organización a nivel individual. De momento no me atrevo quitarla para no eliminar un sistema que ha demostrado funcionar en el pasado.
Ningún sistema es perfecto pero necesitas empezar por alguna parte. Lo dicho, no hay que ser un robot pero cuando la situación lo requiere algo de disciplina no viene mal.
