Cómo organizar a terceros empezando por ti mismo

Es evidente cuando empiezas a montar proyectos online desde cero no vas a contratar necesariamente directamente un equipo entero para hacerlo. Igual cuentas con más recursos porque formas parte de una empresa con recursos, te ha tocado la lotería o cualquier otro caso que se sale de lo normal.

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Aunque no tengas siempre gente que coordinar desde tu propia oficina, puede que los tengas que haces desde tu portátil. No es recomendable que lo hagas todo tú, no sea que eres un talento nato o el Superman o la Superwoman del marketing online.

Invertir tiempo para ganar tiempo

Es uno de mis principios a la hora de montar un proyecto online al estilo Life Hacker. Tener a personas contratadas durante un tiempo o incluso un freelance que te realiza una pequeña tarea requieren una inversión de tiempo para ganar tiempo.

Esta inversión suele ser frustrante porque tienes la sensación de no ser productivo. A la hora de gestionar nuestro tiempo nos cuesta pensar a medio o largo plazo y puede ser frustrante cuando no seamos productivos aunque suponga una mejora más adelante (por lo menos en mi caso es así).

Típicamente cuando más detallado lo haces mejor aunque evidentemente no existen garantías ningunas para esto en la vida. Para ello es importante que tengas claro lo que quieres. No te sirve decir sé lo que no quiero y luego ya veremos. En este caso corres el riesgo de perder mucho tiempo.

Cosas concretas que deberías hacer a la hora de organizar a terceros

Lo de invertir tiempo está muy bien dirás pero… ¿Qué se debería hacer concretamente aparte de tener claro lo que uno quiere y dar con la persona adecuada.

• Fijar responsabilidades: típicamente las personas no nos sentimos responsables. Hay que dejar muy claro el tipo de decisiones que pueden tomar por su parte sin necesidad de tener que consultártelo. Típicamente se distinguen los buenos de los malos colaboradores por el “valor” que tienen de asumir esta responsabilidad e incluso tomar una decisión equivocada.
• Fijar objetivos concretos: para que alguien pueda asumir responsabilidades y sea capaz de tomar decisiones sin hacer consultas cada 3 minutos es necesario que tenga claro lo que son los principales objetivos. Cualquier cuestión o barrera que hay que quitar del camino tiene que aportar a lograr la meta. Cuando el destino no está claro va a existir una gran inseguridad sobre si tirar por la derecha o tirar por la izquierda.
• Realizar una lista con tareas: puede tener también sentido hacer una lista de tareas. De esta forma las responsabilidades no están sujetas a interpretaciones sino se queda bien plasmado lo que entra y lo que no. Lo malo de detallar es que en ocasiones uno se puede olvidar cosas que más adelante (una vez cerradas las negociaciones) ya van a costar más de incluir.
• Controlar y corregir: nadie es perfecto. Lo extraño sería que todo vaya como la seda desde el principio. En la mayoría de los casos hay que invertir tiempo para controlar la realización de las tareas y hacer sugerencias para mejorarlas. Asume el hecho que habrá problemas. No te debes frustrar sino aprender y adaptar tu gestión para mejorar la organización de terceros.

Cuando las cosas no vayan como te lo esperas hazte esta pregunta: ¿me he asegurado que la persona tiene toda la información y libertad de actuar necesaria para realizar las tareas tal como yo me lo espero.

Hay que realizar ejercicios de autocritica para identificar los propios puntos de mejora. A partir de ahí podrá también mejorar el de terceros que realizan tareas para ti.