Cómo gestiono pilas de tareas grandes y complejas

Tener muchas tareas en paralelo puede agobiar. Los árboles no dejan ver el bosque. Igual te suena esa sensación. Es algo que con el paso del tiempo y la experiencia obtenida a través de diferentes proyectos de consultoría junto con el propio negocio he aprendido a mejorar.

Cuando hablo con mi equipo me doy cuenta que en algunos aspectos les tengo una ventaja muy importante. Esto son algunos puntos que me diferencia de ellos y que necesito inculcarles más.

• No dejar cosas pequeñas para mañana. Enviar ese correo, programar esa reunión, hacer esa llamada, etc. También las cosas se acumulan y un día de retraso a fines de año en suma se convierte en semanas.
• Ser muy concreto en la comunicación. A partir de que haya dos personas que tengan que comunicar hay fricción. Se genera mucha fricción por falta de ser preciso en los canales de comunicación. Esto genera retraso porque hay al menos una persona que tiene que reaccionar pidiendo detalles que quedan por aclarar.
• Conformarse con un “no”. No me gusta conformarme con la primera respuesta no deseada. Busco caminos alternativos que nos pueden llevar al objetivo. En ocasiones “nada más” es cuestión de contactar cuatro veces con el chat de Amazon porque muchas veces depende con quien hablas.
• Dejar el próximo paso en el aire. Este es importante. Dado que no me gusta dejar nada para mañana, suelo tener siempre una próxima acción preparada. En el caso de mi equipo muchas veces falta poner el próximo paso. Poner una tarea, reunión, enviar un correo, etc.

Todos esos puntos tienen un impacto en la gestión de tareas. O bien no se solucionan o bien se retrasan. Dado que siempre surgen temas nuevos se corre el riesgo de acumular faena de forma innecesaria.

Priorizar

En ocasiones no es tan importante la tarea. Es hacerse la pregunta. ¿Qué es lo más importante en este mismo momento para el negocio? De las 100 tareas que uno tiene delante al final nada más quedan 1-3. Pues esas son las que tengo que atacar primero. No necesito un sistema o método para ello para empezar. Lo importante es generar un resultado. Ese resultado puede ser dar el próximo paso.

Reducir

Es cómo recoger una habitación muy desordenada. ¿Qué movimiento, área, acción me permite generar el máximo resultado? ¿Cómo me quito ruido de todo lo que tengo delante? En ocasiones es descartar tareas antiguas que ya no son relevantes. También puede ser delegar, pedir ayuda a un compañero, identificar sinergias entre tareas (si hago esto, se soluciona eso y lo otro…), etc.

Documentar

Tengo que documentar cosas si es complejo, tengo que compartir algo con terceros o porque necesito repetir una tarea grande dentro de seis meses. Documentar es una inversión para el largo plazo. En ocasiones no lo hacemos porque pensamos que es mejor lanzarse a lo próximo. Esto es más difícil. No siempre es obvio detectar cuando tiene sentido y cuando igual es una perdida de tiempo. Si la tarea es un bumerán que puede volver en cualquier momento, documentar podría ser una buena opción.

Crear estructura

Esta parte también es esencial. Crear carpetas, nombrar bien los archivos, hacerse recordatorios, detallar tareas, etc. No tiene que ser un sistema perfecto pero debe ser algo. Siempre quedará tiempo para mejorar. Lo más importante no es el sistema sino avanzar. Generar resultados todos los días. Eso es lo que más importa.

Repetir

Es como ir al gimnasio. Son las rutinas, es la recurrencia, es hacerlo con ganas y sin también lo que te produce resultados a largo plazo. Se ve en todo. Si contactas a mucha gente, generas muchas oportunidades. Si sacas mucha faena, generas muchos resultados. La repetición es la clave. Es tan sencillo y aburrido al mismo tiempo.

Dicho esto sigo con mi rutina matutina. Ahora toca deporte. Igual que el resto de la semana también.

Stay tuned.