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Trabajar a distancia con equipos – mis errores y aciertos

Cuando empiezas a trabajar con personas en diferentes ciudades o incluso países te enfrentas a pequeños retos. Una buena coordinación de equipos es clave.

No soy el mayor fan del trabajo a distancia. He vivido lo de montar una start-up desde el portátil en la oficina de tu casa. Ahora mismo estoy en fase de lanzar un nuevo proyecto que requiere mucha coordinación con equipos externos.

trabajar a distanciaDerechos de foto de Fotolia

El reto es doble en este caso. Tengo que coordinarme con un colaborador mío y al mismo tiempo comunicar con diferentes clientes y los respectivos clientes que se encuentran todos en lugares diferentes.

Mis aciertos a la hora de trabajar con equipos a la distancia

Trabajar con equipos a distancia requiere una forma totalmente diferente de coordinación porque en muchos casos estás obligado a adaptarte a las estructuras existentes de tus clientes. Además no tienes a todo el mundo sentado en la misma oficina por lo que no es tan fácil como levantarte de tu silla para realizar una consulta rápida. No eres tampoco el que marca cómo se hacen las cosas o por lo menos no puedes influir siempre de tal manera cómo te gustaría hacerlo.

Grabar manuales en formato de vídeo

A la hora de formar o instruir a la colaboradores externos he empezado a grabar breves tutoriales en formato vídeo. De esta forma no tenemos que reunirnos buscando un hueco donde ambos coincidimos. A la hora de tener una duda no pierdo tiempo respondiendo a preguntas a las que ya existe una respuesta. Está siendo increíblemente productivo trabajar de esta forma.

Hacer uso de herramientas colaborativas

Algo tan sencillo cómo hacer uso de carpetas compartidas con Drive o Dropbox ya te puede aportar un ahorro de tiempo significante. Se puede trabajar de forma colaborativa en un mismo documento sin tener que enviarse continuamente e-mails. A la mayoría no le cuento nada nuevo. A aquellos que se resistían como yo hasta hace poco les digo. ¡Probadlo ya!

Evitar la comunicación pero buscarla en etapas críticas

Todos sabemos que la comunicación roba mucho tiempo. Pocos somos efectivos a la hora de hacerlo bien. Mi estrategia es evitarla y buscar alternativas que te requieren una mayor inversión al principio (como p.ej. la grabación de vídeo-tutoriales) pero que a la larga te ayudan crear equipos ultra-productivos. Cuando el trabajo no depende únicamente de ti no es relevante que puedas realizar tus tareas de forma efectiva sino que habilites el resto de personas para que te pueda seguir el ritmo. En etapas críticas como p.ej. cuando se aplican nuevos procesos hay que buscar la comunicación para asegurarse que todo funcione tal como deseado. La regla no es no-comunicar sino hacerlo cuando realmente merece la pena.

Mis errores a la hora de trabajar con equipos a distancia

No todo es bonito ni perfecto. Estoy todavía muy lejos de tener una coordinación perfecta o incluso alcanzar el 80%. De algunas soy conscientes, el resto simplemente lo ignoro.

No hacer uso (suficiente) de herramientas colaborativas

Venga ya. ¿Dropbox y Drive? ¿Quien en el año 2015 no está utilizando al menos una de las 2 plataformas para compartir carpetas y archivos? Es cierto que he dado el primer paso a la hora de utilizar herramientas colaborativos pero podría ir mucho más allá. Me vienen así rápidamente Basecamp, Slack o Redbooth a la cabeza. Estas son tres de muchas opciones a la hora de planificar y organizar trabajos o documentos compartidos de equipos.

No invertir más tiempo para ganar tiempo

El día a día nos mata. Nunca se priorizan las tareas de organización y planificación. Vamos corriendo de un lado a otro sin darnos cuenta (o en mi caso ignorando) que 20 minutos hoy te podría ahorrar 10 minutos cada día de la semana que viene. Nuestra visión a corto plazo siempre tiene mayor importancia que lo que viene después. Es complicado motivarse (por lo menos en mi caso) para hacer una planificación más detallada, formarse en nuevas herramientas, documentar mejor los procesos, etc.

Trabajar desde casa o la oficina a distancia para mí siempre es una opción a corto plazo. Cuando formas parte de un equipo lo ideal es tener la gente cerca de ti. En caso de trabajar con clientes que residen en otras ciudades o incluso países no hay otra. Tenemos que aprender y sobre todo tomarnos en tiempo para ganar tiempo. Hay que priorizar el medio y largo plazo sobre el corto aunque el día a día en la mayoría de los casos nos lo ponga muy complicado.

  1. Totalmente de acuerdo con vos. Nosotros dejamos de lado los frelo debido a la falta de responsabilidad de cada uno. Hacía que nos cueste el doble cumplir objetivos perdiendo más tiempo del estimado.

    Un placer leerte.

    Carlos.

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  2. Hola!
    Genial post Carlos!
    Nosotros en la empresa trabajamos siempre con Dropbox para alojar nuestros archivos compartidos. Te recomiendo, para trabajos en equipo, que le eches un vistacito a Teamwork. Estoy segura que una vez le cojas el truco, si es que no la conoces todavía, será una de tus herramientas favoritas para trabajar con equipos a distancia. Además, puedes enlazar las tareas con los mismos archivos de Dropbox o incluso, incluirlos dentro de una misma tarea.
    Un saludo y feliz lunes ;-)

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  3. Hola Carlos,

    Yo quiero aportar mi experiencia cuando me tocó dirigir un grupo de 15 editores en un blog de tecnología. El mejor consejo que podría dar es que el mail es la herramienta más improductiva que existe. Quizás diría que sólo es necesario para comunicaciones importantes que deben quedar documentadas.

    El tema de los vídeos es algo que también funcionó a las mil maravillas. Crear unos cuantos contenidos para guiar en los nuevos miembros en el manejo de las herramientas y la forma de trabajar ahorra una cantidad incontable de tiempo.

    En cuanto a herramientas, Trello me parece una maravilla a la hora de gestionar equipos. Especialmente cuando hay que crear contenidos. Junto a Trello estoy utilizando ahora Google Drive para archivos, Slack para comunicaciones y OneNote para tener una herramienta donde almacenar toda la información y que todos los integrantes la puedan visualizar.

    ¡Un abrazo Carlos!

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  4. Totalmente de acuerdo, la base para lograr un equilibrio y una producción más alta en cualquier trabajo en equipo es priorizar y determinar horarios para las tareas secundarias.
    Otra herramienta que me parece muy útil para trabajar con un equipo a distancia es Asana, es muy fácil de usar y te permite estar en contacto con el grupo al instante.

    Un saludo!

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  5. Dependiendo del tipo de proyecto y las funciones de cada uno puede ser más o menos complicado, mi experiencia, tener a tu equipo en la mesa de en frente para levantarte y hacer consultas no tiene precio, pero repito, hay proyectos que bien organizados se pueden hacer desde la distancia, herramientas tenemos.

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  6. Cada vez está proliferando más el teletrabajo, por fortuna con las herramientas que comentas (gracias) resulta más fácil hacerlo de forma coordinada. Sin embargo creo que nunca llegarán a sustituir las reuniones presenciales o incluso las llamadas por teléfono.

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  7. Hola Carlos! Un post muy útil! En mi empresa estamos usando Google Drive para almacenamiento de datos. En cuanto a la administración de proyectos y gestión de equipos estamos con http://kanbantool.com que nos permite estar informado sobre los avances de los trabajos en cada momento. Nos parece una herramienta ideal ya que varias personas del equipo suelen trabajar fuera de la oficina y pueden saber quien se dedica a cada tarea. Adicionalmente todos podemos seguir las estadísticas con el fin de aplicar mejoras en el proceso. A nosotros nos va fenomenal.
    Saludos!

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