No escribas un mail si quieres que te entiendan

El correo electrónico es uno de los peores canales de comunicación. Deja demasiado margen de interpretación del mensaje entre el emisor y el receptor.

Hace poco aprendí nuevamente esta lección cuando estaba intentando cerrar una colaboración con una organización. Por comodidad y pereza no se hacen los pasos realmente necesarios que cuestan un poco pero aumentan la probabilidad de éxito.

El problema de comunicación por mailDerechos de foto de Fotolia

Se habían creado falsas expectativas por ambas partes por culpa de un intercambio de mails sin información detallada que dejaban demasiado margen de interpretación. Se consiguió salir de la crisis de comunicación cuando los mails pararon y las conversaciones empezaron.

El e-mail es el canal de comunicación más peligroso que tenemos a nuestra disposición. Por culpa de su fácil uso lo utilizamos con demasiada frecuencia porque pensamos que sirve para solucionar cualquier asunto. La mayoría de nosotros conocemos las desventajas del e-mail pero muchos de nosotros vuelven a caer en la trampa. Las principales problemáticas del correo electrónico consisten en el problema de la interpretación de la información.

1. La lectura entre las líneas: la cultura española de hacer negocios es mucho más indirecta que en Alemania. Las cosas no se dicen de manera clara. A veces hay que leer entre las líneas para llegar al fondo de la información.

2. Relleno de partes en blanco: una de los principales problemas es la interpretación. Un mail nunca es completo y por lo tanto requiere el relleno de las partes en blanco. En la mayoría de los casos asumimos lo que más nos conviene pero no tiene que ser necesariamente lo que el emisor pretende.

3. Dar por hecho información existente en el receptor: en el mundo de los negocios hablamos constante con nuevas personas. Algunas veces confundimos lo que hemos hablado con uno o con otro. Además damos por hecho información y conocimiento por parte del receptor del mail que en muchos casos es inexistente pero se requiere para interpretar de manera correcta el mensaje.

4. Falta de comunicación no verbal: en la comunicación entre personas la clave está en saber interpretar los gestos no verbales. Nos permiten reaccionar y ajustar nuestro discurso para lograr nuestros objetivos. Un correo electrónico es absolutamente ciego en este aspecto.

5. Mails impulsivos que rompen relaciones: enviar un mail cabreado es una de las cosas más peligrosas que existen. En el 99% de los casos y una vez que hayan pasado 24 horas te arrepientes de haber elegido ese tono agresivo. Lo que dices de manera enfadada se va borrando con el tiempo. El mail que has enviado es un documento escrito que no permite marcha atrás.

Si se trata de un tema realmente importante coge el teléfono y cierra una reunión. Si no te puedes ver de manera física porque la distancia es demasiado grande es siempre mejor hablar las cosas aunque parezca que requiere más tiempo.

¿Cuáles son tus consejos para mejorar la comunicación con o sin e-mail?

  1. Hola Carlos,
    Estupendo artículo que comparto al 100%!
    Estamos preparados para captar y enviar muchos bits de información en el “cara a cara” por lo que el encuentro físico sigue siendo trascendental y definitorio en los negocios.
    Gracias a la tecnología disponemos de herramientas excelentes que facilitan el networking y los procesos de negocio aunque es vital diferenciar los medios de los fines. Gracias por recordárnoslo,
    Un saludo

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  2. Hola Carlos,

    Estoy totalmente de acuerdo con tus comentarios y siempre es mucho mejor mantener una reunión o hacer una llamada de teléfono. Se gana mucho en el cara a cara y una conversación directa es más esclarecedora que un correo electrónico.

    Por otro lado, uno de los mayores problemas que encuentro en las relaciones comerciales es que la gente no lee los mails. Ni siquiera se preocupan en leerlos en diagonal, confiando en que las explicaciones lleguen en una hipotética reunión. Por lo tanto, muchas veces puedes detallar al máximo el correo electrónico para no dejar lugar a duda, aunque dependerá totalmente del receptor que el mensaje se llegue siguiera a leer. Imagino que os habrá ocurrido en varias ocasiones el clásico “perdón, no lo había leído…”.

    Buen lunes a todos!

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  3. [...] correo como dios manda lo pierdes porque intercambias otros 5 más para eliminar los malentendidos. ”No escribas un mail si quieres que te entiendan”. Debería apuntarme esta frase en la frente ya de una [...]

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  4. […] Otro gran problema de sincronización es la comunicación. Pueden estar conversando 2 personas en castellano y aún así hablar un idioma diferente. La interpretación adecuada puede en ocasiones ser un obstáculo importante si los contextos y/o culturas son demasiado diferentes. Las cosas empeoran incluso cuando la comunicación se estable por un canal como el correo electrónico. Mi regla es no escribir un mail si quiero que me entiendan. […]

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  5. excelente sus comentario, instructivos para mi muy educativo voy a comprar varios de tus libros esta semana, dime cual es el medio que los tiene mas económicos entre ellos, marketing de guerrilla para emprendedores valientes.

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  6. […] No escribas un mail si quieres que te entiendan. El correo electrónico es la forma de comunicar más popular y al mismo tiempo más peligrosa para fastidiarlo todo. Justo ayer he hecho lo que siempre recomiendo no hacer nunca: escribir un mail en plan calentado y no dejar pasar al menos 24 horas. Ahora estoy un poco más tranquilo porque pensándolo lo hubiera escrito prácticamente igual. […]

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  7. […] norma en temas de comunicación es evitar de escribir un mail cuando quiero que me entiendan. Para dar soporte a tus usuarios es inevitable escribir correos electrónicos. En estos momentos […]

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