Los informes que utilizo para tener el control financiero sobre mis proyectos

¿Tienes un control mensual sobre la evolución de tus proyectos? Esto son las métricas que suelo utilizar yo en los míos.

Esta mañana me he dado cuenta que ya voy casi por el segundo mes de vida de un proyecto nuevo y no he realizado todavía el informe del primer mes. Es fácil dejar estas tareas de lado ya que a priori tienes la sensación que hay cosas más importantes que hacer.

métricas proyectoDerechos de foto de Fotolia

Es fácil tener la falsa sensación que las cosas están avanzando cuando no tienes un control absoluto sobre los costes. En el día se van acumulando muchos pequeños gastos que al final del mes pueden sumar ya una cantidad más relevante.

Sin perder más tiempo veamos lo que figura en mi pequeño informe mensual.

Mis métricas básicas para llevar el control absoluto de un proyecto

Cada proyecto es distinto y las métricas a continuación no se aplicarán de forma precisa a las necesidades de cada uno. Aun así me sirven como base para cada uno que luego adapto con pequeñas modificaciones.

  • Páginas vistas y usuarios únicos: aquí se hace un seguimiento sobre el tráfico de la web. La idea es que vaya subiendo evidentemente.
  • Facturación: fácil. Todo lo que hayas ingresado con el proyecto incluyendo gastos de envío.
  • Ingresos y gastos de envío: algunas tiendas ganan o pierden dinero con el envío. Tiene sentido tener un control aparte sobre esto.
  • Costes de producto: aquí se trata simplemente del coste de compra que tienes por producto.
  • Productos en el catálogo: tengo la teoría que más productos es mejor en general. Por lo menos en los temas que yo manejo me gusta hacer seguimiento de este dato.
  • Ventas: número total de ventas que se hayan generado en un mes. Aquí también la idea es que vayan subiendo (lógicamente).
  • Margen: aquí vas llevando un control sobre el margen por venta. En ocasiones más ventas suponen mejor margen.
  • Ratio de conversión: sobre todo si trabajas tu tienda a nivel de usabilidad te interesa si esta labor se refleja en una mejor conversión.
  • Seguidores en Redes Sociales: no hace daño hacer también un seguimiento sobre la evolución de las redes. Cantidad no es igual a calidad pero es un dato que se puede utilizar como punto de partida.
  • Gastos en campañas: si haces campañas de Google Adwords o Facebook Ads quieres tener un control si estás ganando dinero por venta o no.
  • Otros gastos: cualquier otro gasto que pueda ser relevante para el proyecto.

Cosas a tener en cuenta

La realización de los informes tiene que ser una rutina recurrente sagrada. Si tú o tu equipo no mantenéis la disciplina necesaria para llevar a cabo esta tarea de forma regular pierde todo su sentido.

La idea es poder sacarlo rápido. Te obliga tener un control sobre tus métricas principales. En el caso de que las cosas vayan tanto muy bien o muy mal puedes ver rápidamente de donde surge (o por lo menos recibir pistas).

La gracia también está en ver la evolución de un proyecto. A veces pensamos que no avanzamos porque no lo percibimos. En cambio poder ver desde donde partimos y ver donde estamos hoy puede ser una motivación importante para seguir adelante con fuerza.

No te olvides tampoco de adaptar las métricas para las necesidades de tu proyecto. Es como mayor rendimiento le vas a sacar.

 

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