Lo que he aprendido con el “Curso para bloggers” sobre organizar eventos de formación

Lanzar un evento no es la tarea más complicada del mundo si eres una persona organizada. Ayuda conocer algunos puntos básicos para conseguir la máxima satisfacción de los participantes.

Esta semana he descubierto una cosa que me ha hecho mucha ilusión. Aparte de que me encanta escribir sobre el tema blogging también me divierto formando a terceros sobre el tema. El último miércoles fue el primer “Curso para bloggers” en Barcelona y el viernes se celebró el mismo evento en Madrid.

Curso para bloggersDerechos de foto de Fotolia

Lo que inicialmente inicio como un “favor” para algunos lectores que me habían pedido este tipo de iniciativa ahora tal vez tenga un carácter más repetitivo.

Todo se puede y se debe mejorar. Gracias al feedback de muchos “alumnos” ya tengo algunas ideas. Estoy muy contento sobre la satisfacción de los participantes con los contenidos y de cómo haberlos presentado. Es cierto que hubo pequeñas críticas (justificadas) relacionadas con el tema de las salas. Aquí he identificado el mayor potencial de mejora. Hay gente que sabe mucho más de organizar eventos que yo. Si partes desde cero con temas de formación cómo ha sido mi caso, ten en cuenta algunos de estos factores clave para el éxito de tu formación.

1. Fomentar el networking entre los participantes: desde el primer momento tenía claro que además del contenido del curso quería que los participantes obtuvieran un valor adicional de la formación. Dentro del mundo del blogging las problemáticas pueden ser parecidas. Un problema que le surge a uno ya lo puede haber solucionado otro. Además quería fomentar la colaboración visto que mi impresión es que en España en el mundo de las bitácoras es algo que no se practica demasiado. Cada uno lucha por su parte cuando uno de los “secretos” es buscar las colaboraciones y obtener un win-win. En la planificación del curso planifique pausas para que la gente se pudiera conocer. Para poder romper el hielo fácilmente cada uno se tenía que presentar por lo que fuese más fácil iniciar una conversación con una persona desconocida.

2. Entregar una copia del curso: es cierto que es una cosa muy básica pero que tal vez se puede olvidar. No siempre se trata de un tema de dejadez sino de ahorro de costes visto que parece que una impresión en color con cuaderno debe llevar oro en el toner porque de otra manera no me explico los costes que tiene. Aún así estos pequeños detalles se aprecian y el feedback de los participantes me lo ha confirmado. La gente ha tenido la posibilidad de tomar notas directamente al lado de las diapositivas que iba presentando.

3. Asegurarse que las sillas sean cómodas: cuando organice el lugar es una cosa que no pensé en nada. En mi caso las personas tenían que estar sentadas durante 4 horas (con pausas) en sus sitios. Para poder disfrutar del tiempo tienes que estar cómodo. Desgraciadamente no fue el caso en Barcelona porque eran sillas del tipo básico de Ikea de las que yo también tengo algunas en mi cocina (bueno las mías son blancas y estas eran amarillas). Por suerte nunca tengo que estar sentado en ellas más de 20 minutos por lo que la falta de comodidad no se hace evidente. Aunque el trato en el sitio fue un 10 este detalle tal vez impide que vuelva a celebrarlo otra vez ahí.

4. Posibilidades de parking cerca del evento: “ya se podrá aparcar de alguna manera”. Es lo que pensé sobre el lugar en Madrid y tras tráfico y 30 minutos de búsqueda de parking casi llego tarde a mi propio curso. “Otro punto básico” dirás y te doy razón. La próxima vez me aseguraría que no hay dificultades para aparcar. Si realmente la cosa se complica por lo menos hay que comunicar las mejores opciones que existen y enviarlas junto la dirección del lugar para que las personas que vayan en coche puedan elegir lo que más le convenga. Es tiempo bien invertido visto que había personas que llegaron un poco tarde por ese tema. En mi caso me hubiera ahorrado la multa de estacionamiento de 60 euros. De todo se aprende y si cuesta dinero incluso más rápido.

5. Formalizar la toma de feedback para mejorar: cómo os estáis dando cuenta no os cuento nada del otro mundo. La realidad es que a la hora de la verdad cortas muchas actividades porque te pilla el toro. He tenido amigos suizos una semana antes de la formación en casa por lo que el tiempo para preparar todo con tiempo era muy justito. Me arrepiento de no haber preparado una hoja con algunas preguntas para asegurarme de recibir un feedback de todos los participantes. Estoy muy agradecido de aquellos que lo hayan hecho por mail. Hacerlo de manera más estructurada también permite hacer un análisis más preciso. Otra información valiosa es el dato de cómo la gente se ha enterado de la existencia del curso. Aunque muchos participantes eran lectores había una parte importante que tiene que haber llegado por otras vías. Es un dato interesante sobre todo a la hora de repetir este tipo de evento que permite identificar aquellas fuentes que funcionan mejor a la hora de realizar acciones de promoción.

6. Mantener el contacto a través de un grupo de LinkedIn: gracias a la idea del director de contenidos de Bloguismo José María cree un grupo en LinkedIn exclusivo para los participantes del “Curso para bloggers”. Visto que se celebra en 7 ciudades y también online se puede fomentar un networking que más allá de haber visitado el evento. Es una opción de muchas de colaborar pero mi idea es hacerlo lo más difícil posible para encontrar excusas de no haber mantenido el contacto y buscado la colaboración con otros bloggers. El grupo es privado para dar un valor adicional que personas que no participan no reciben. Además veo que tiene sentido visto que todos pueden partir de una base común que puede facilitar hacer preguntas y responder reduciendo malentendidos.

7. Utilizar herramientas de e-mailing: me defiendo relativamente bien con Word y Excel. Es una ventaja a la hora de organizar eventos y automatizar los procesos de comunicación. Aún así creo que he perdido mucho tiempo no utilizando herramientas más profesionales para mantener informadas las personas de la formación. En breve empezaré a utilizar plataformas para envíos de correos electrónicos para ver si me pueden ayudar para mejorar los procesos de organización.

Si tienes alguna experiencia con la organización de eventos tal vez nos puedes echar un cable. Probablemente hay muchos temas más que he dejado sin tocar. Si ya estás apuntado para uno de los próximos eventos puedes comprobar si ya voy mejorando… ;)

¿Cuáles son tus consejos para organizar eventos de formación (o en general)?

“Curso para bloggers” en 7 ciudades y online: en breve estaré en Sevilla (9 de octubre), Valencia (19 de octubre), Málaga (23 de octubre) y Tenerife (29 de noviembre). Madrid ya se repite el 11 de octubre y Barcelona el 23 de noviembre. Puedes inscribirte aquí a todas las ciudades y al webinar.

Feedback con #cursobloggers en Twitter de algunos de los participantes.

  1. Hola Carlos, por si te sirve de ayuda te recomiendo utilizar las plataformas de ticketea o amiando para la organización del evento. Son muy completas y te permiten desde lanzar la convocatoria, a formalizar la inscripción y facturación, así como el envío de emails a los inscritos, etc

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  2. Hola Carlos, gracias por compartir tu experiencia, realmente nunca había pensado en lo que dices sobre los estacionamientos (creo que es algo muy importante) un detalle que me pareció interesante en una ocasión que asistí a un seminario (de varias horas de duración) fue que el expositor nos indicaba que cada 15 minutos comentemos lo que el había hablado (teníamos que comentarlo con nuestro compañero de al lado durante un minuto) este ejercicio hacia que las ideas se internalizaran mejor, me pareció una técnica muy efectiva.. un cordial saludo y nuevamente gracias por compartir tu experiencia sobre el evento.

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  3. Muchas gracias por la información, me parece muy interesante y me ha hecho reflexionar. Es cierto que no es lo mismo trabajar de formador -mi caso- que organizar un evento de formación -en mi cabeza está hacerlo-, y de entrada seguro que se me escaparían muchas cosas al respecto, ocupada como estaría en la generación y estructura de contenidos. Eso sí, de lo que seguramente no me olvidaría sería de dejar un espacio para el feedback llegado el caso: es la única manera de mejorar si se da la feliz circunstancia de repetir el curso. Estoy atenta a los consejos sobre el uso de herramientas como las que menciona Jorge Caballero -muchas gracias-, que desconocía pero hoy ya me parecen fundamentales, porque organizar y gestionar un grupo online podría llegar a ser una locura, incluso creando un blog o un grupo como herramienta de comunicación.

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  4. Hola Carlos,
    Enhorabuena por el blog. Soy nueva en este mundo y tu blog me ha enganchado desde el primer minuto. Si vas a instalaciones con varias salas para eventos, te recomiendo que preguntes si en la sala de al lado va a haber un evento a la vez y en caso de ser así, compruebes que las salas estén bien insonorizadas. No hay nada peor que estar en un seminario donde no oyes al conferenciante.
    También si se celebran eventos al mismo tiempo que el tuyo, pregunta cuánta gente asistirá al otro evento y cerciórate de que los servicios son más que suficientes para ambas audiencias. El evento que peor críticas recibió de todos los que he estado fue uno había tanta gente que los sandwiches se acababan a las 11 de la mañana e ir al servicio implicaba una cola de 15 minutos.

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  5. Carlos de lujo el post, yo he trabajado 10 años con temas de eventos y guau!! Que rapido has sintetizado tu aprendizaje, para ser la primera vez, yo lo que si que haria es avisar a la gente de Madrid para el del 11 para que tengan en cuenta el tiempo si van en coche, yo ire en moto :-), nos vemos alli!!

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  6. Pues a ami me pareció que estuvo muy bien,y la merendola me encantó!Es verdad que lo de las sillas era un poco incómodo y el fresquete, pero el imprimir el material y encuadernarlo , el networking y la cantidad de cosas a aprender de los asistentes también hizo que se convirtiese en una muy buena experiencia.Lo recomiendo!

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  7. Hola Carlos, llevo ocho años organizando eventos y creo que has hecho un máster avanzado organizando éste workshop. Para mí la clave del éxito de cualquier evento es pensar en la satisfacción del público. Obviamente, es mucho más enriquecedor para este poder aprovechar el encuentro para generar networking que sentarse en una silla cómoda, pero todo persigue la misma premisa: la satisfacción plena del cliente. Totalmente enganchada a tu blog! ;) Un abrazo,

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  8. [...] Lo que he aprendido con el “Curso para bloggers” sobre organizar eventos de formación [...]

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  9. […] era convertirlo directamente en un caso práctico de estudio como en este post donde hablo sobre organización de eventos de formación (en este post encontrarás además más detalles sobre la parte organizacional del evento en […]

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  10. Magnífico post. Muy completo. Importante lo del parking que comentas. Hay que tener en cuenta todo. Yo procuro que, a la hora de organizar un evento, marcar las posibilidades que ofrece ya desde la propia web. Ir a locales con parking o con salas adicionales etc. Buen trabajo

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