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Lo absolutamente básico que tienes que saber sobre finanzas para start-ups

Con un buen control de las finanzas las empresas tienen éxito o se hunden. Como emprendedor tienes que dominar este tema aunque no te guste.

En la planificación financiera para start-ups existe una regla. Lo único que controlas son los costes y el resto son ilusiones creadas por Excels porque están hechos para hacer magia.

Finanzas para start-upsDerechos de foto de Fotolia

El emprendedor es el primero en engañarse y por experiencia sé que eso se te va a dar muy bien a partir del momento que pierdes la perspectiva externa porque formas parte de la aventura.

Quítate las gafas rosas y abre los ojos para ver con claridad la realidad. Yo he aprendido con golpes y palos la parte financiera de start-ups y sigo siendo mediocre con el tema. Si te lees con atención este post igual evitas algunas sorpresas. No delegues antes de entender lo más básico.

Costes: aprende a identificar por donde se te escapa el dinero

El dinero se gasta y prácticamente no te das cuenta. Te lo digo por experiencia. No te puedes imaginar los sustos (y posteriores broncas) que me he llevado por de un mes a otro habíamos quemado miles y miles de euro sin hacer gran cosa. Estos son los bloques más importantes que tienes que controlar.

  • Personal: antes de contratar a alguien piénsatelo 10 veces. Suena mal pero hay que decirlo tal cual. Si no sale bien la cosa, te puede salir caro el despido. Es triste pero el tener que decir adiós a trabajadores forma parte de la realidad de una start-up. Aparte del despido que generan un coste elevado también lo son los seguros sociales y las retenciones. El sueldo que negocias no reflejan los costes reales de la empresa. Mientras que puedas contrata freelance. Llegará un momento donde tendrás que crear plantilla pero debes estar muy seguro de poder permitírtelo.
  • Marketing: al principio no te gastes dinero en publicidad. En el peor de los casos tienes éxito con tu campaña y tu camino hacia abajo será más acelerado porque tu producto todavía no está listo para el mercado. Haz pruebas pequeñas, colecciona feedback e integra el marketing en el proceso de uso por parte del usuario. Empieza a promocionar el producto cuando tengas algo que realmente merezca la pena
  • Operaciones: por aquí también se pierde mucho dinero. El problema está en los bloques gordos como p.ej. el alquiler. No te metas en oficinas chulas que en realidad no te puedes permitir porque no facturas lo suficiente. Gastos varios de viajes se pueden reducir de manera considerable si vives cerca de donde están tus negocios. Si tienes un negocio que depende de publicidad online será mejor que estés en la capital porque es ahí donde se reparte el pastel.

Ingresos – órdenes de compra y facturas son papel mojado

Es muy fácil morir de éxito con tu start-up sobre todo si piensas que facturar es siempre bueno. Hay muchos factores que pueden provocar justo lo contrario. He tardado bastante tiempo hasta entender que no cada ingreso es sano para tu start-up.

  • Las exigencias de clientes tóxicos pueden ahogarte y bloquear recursos valiosos.
  • El plazo de pago del cliente es de 90 días o más. Política de empresa, si tú no aceptas lo hará otro, claro…
  • El plazo de pago a proveedores es inmediato. Claro, ellos son grandes y dejan de darte servicio si no pagas…
  • El pago de impuestos que tienes que avanzar, nadie te pregunta si ya has cobrado…
  • La probabilidad de que se cumpla la orden de compra es del 50% o por debajo. Tú no tienes el tiempo para aguantar un posible juicio en caso de incumplimiento.

Hasta que el dinero no esté en tu cuenta bancaría no es real.

El flujo de caja es la sangre de tu start-up – sin liquidez mueres

Me quedo con la frase de uno de mis antiguos inversores en Coguan. El banco refleja tu realidad, la contabilidad es interpretación. La base de todo es saber lo que entra y sale de tus cuentas. A partir de ahí construyes el resto de información que necesitas para controlar tu empresa. Recuerda que 50.000 euros en los bancos con beneficios no significan nada si no cobras y pagas en el momento.

1. Negociar a muerte los plazos de pago: un cliente que no está dispuesto de hacer un prepago o pagar a 30 días no es un buen cliente. Es una pérdida de tiempo. Todo el dinero que puedas cobrar hoy te ahora tiempo en llamadas para que te paguen tus facturas.

2. Vigilar los cobros: puedes negociar los plazos a 30 días pero existe una probabilidad del 70% que el dinero no esté en tu cuenta después de 1 mes. Al día 35, 36… 40 la cosa no cambiará si no haces un recordatorio. Algunos directores financieros en España piensan que alargar los plazos de pago a los proveedores es ser buen gestor. Son más bien el cáncer del ecosistema emprendedor.

3. Pago de impuestos: ¡sorpresa! ¿Ya han pasado otra vez 30 días? La mala noticia es que si. Evidentemente esos 3.000 euros de IVA y retenciones no los tenias previsto porque únicamente mirabas a lo que hay en la caja en el momento y no levantas la mirada para ver lo que va a ocurrir en el futuro.

4. Sorpresas desagradables: ¿te cuento algo? Los planes nunca salen. Las sorpresas son una parte inevitable del día a día del emprendedor de una start-up. Será mejor que reserves un colchón para estos acontecimientos porque sino te vas a quedar con cara de tonto cuando llegué el momento para pagos imprevistos.

Cómo controlar mejor las finanzas de tu start-up

Lo que te voy a contar no es nada del otro mundo. Es peor porque es sentido común que cuesta en ocasiones tanto aplicar. No sé de finanzas no vale. Si quieres montar una empresa y tener éxito tienes que controlar esto:

1. Separar los costes por bloques: ¿por qué? Muy sencillo. Para identificar por donde se te escapa la pasta. Será más fácil identificar oportunidades para ahorrar dinero. Lo que gastas menos cada mes es una venta que te puedes permitir no hacer (aunque es mejor todavía que la hagas).

2. Planificar el flujo de caja: cada ingreso y cada coste tienen una fecha de pago. Aunque no tengan datos exactos, puedes hacer una estimación. Luego todo se puede corregir pero para planificar tienes que predecir el futuro (por lo menos a nivel de cifras). Ahora puedes meterlo todo en el Excel y sabrás de antemano cuando te quedarás sin dinero teniendo margen para evitar que suceda.

3. Hacer seguimiento de los cobros: llegue a España pensando que el proceso de pago era automática. Para nada es así. Lo peor de todo es que si a ti no te pagan tú tampoco puedes hacerlo. En vez de pagar correctamente tienes que negociar con tus proveedores para que esperen un poco más para poder cobrar. Esto es una de las grandes enfermedades del país.

4. Rechazar clientes tóxicos: si tienes dificultades en obtener un plazo de pago aceptable la cosa ya no pinta demasiado bien. Hay que pagar en un plazo máximo de 30 días. Lo que va más allá no tiene sentido y nos perjudica a todos. Soy consciente que esto es una ilusión a día de hoy pero si todos pagamos de manera puntual podemos crear un cambio.

La mala noticia es que lo te acabo de contar es lo básico de finanzas. La buena es que tú no tienes que saber mucho más para tener un control de lo que está ocurriendo. Para temas contables y de impuestos búscate ayuda en forma de asesores o personal calificado para este tipo de tareas. No saber de finanzas nunca es una buena excusa. A mi tampoco se me da bien y me tengo que obligar a ponerme con ello. Es lo que toca…

  1. si es para finanzas personales me gusta usar mucho Quicken y pues para algo mas elevado como gestionar un negocio esta bien stockbase pos, pero se podria decir es nunca incurras en nada que no termine siendo una inversion. ejemplo algunas empresas pagan mucho por sus paginas web. y no son mas que eso gasto pues no le retribuyen. en cambio en un sistema de gestion de clientes un CRM vale mas la pena

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    • Muchas gracias por las sugerencias de herramientas Jonathan! :)

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    • El CRM muchas veces no se acaba usando o no se utiliza correctamente, la web te da una presencia en internet que de otra forma no tendrías. Además puedes vender productos directamente desde la web, facilitar el contacto con tus clientes mediante foros o formularios, mostrar catalogos que de otra forma solo estarían disponibles en papel…

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  2. Hola Carlos, qué buen repaso de tareas…. Gracias !! :-)

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  3. Aunque suenen un poco zen, también hay otro tipo de finanzas que Carlos me parece que denominó como karma 2.0.

    Si sabes cuidar tu red, monchu, comunidad,… no encontrarás tu start-up; sino que ella te encontrará a ti… incluso, podríamos manejarnos con monedas virtuales como el postcoin… pero esa es ya otra historia…

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  4. Me ha encantado tu post Carlos! Soy directora financiera (sí, esa que siempre da las malas noticias… y estuve trabajando en dos start ups hace 10 años, tu post me ha traído muchos recuerdos).
    No comparto lo de retrasar los pagos, quizá porque profesionalmente me he criado en Alemania como tú!! Es un lastre en España, esta cultura de que hay que reclamar mínimo 5 veces para que te paguen a mínimo 90 días y desde luego a las Pymes lleva a la ruina!!
    Quiero añadir otro punto respecto al coste de personal que los que no son financieros o de RRHH no suelen tener en cuenta. Cuando las cosas van bien y quieres cuidar a tus empleados, les das bonos, gratificaciones o incluso mejores jornadas de trabajo voluntariamente y con gusto porque en ese momento puedes permitírtelo y quieres motivar al equipo, pero que luego juegan en tu contra cuando las cosas van mal porque hacen subir la indemnización, consolidan derechos que luego cuesta quitar… Hay que pensarse bien cualquier medida que tomas que afecte a las personas especialmente en negocios incipientes, no solo la contratación.
    Suerte y ánimo a todos los emprendedores, os necesitamos para salir de esta crisis!!

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  5. Hola Carlos, excelente repaso.

    1º Me encanta la foto de los “bebes empresarios”
    2º No creo que todo el pastel de la publicidad on-line se reparta en la capital, vivo en Madrid y más de una vez me ha tocado desplazarme.
    3º Añadiría un punto muy importante, Nunca, y digo Nunca te aceptes pedidos que no seas capaz de atender, por el motivo que sea, inventa una escusa o pon un precio desorbitado, pero no cometas la locura de comprometerte con algo que es imposible para tí, ni aceptes más pedidos de los que tu productividad te permita.

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  6. El padrenuestro, el ABC, el Santo Grial…. uno de los mejores artículos sobre creacion de empresas que he leido ultimamente. Sencillo, claro y al grano. Mis felicitaciones.

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  7. Bueno parece que en lo básico sacaría un aprobado, me ha ido bien el post para ver dónde situarme y cuáles son los puntos que no hay que olvidar. Y estoy de acuerdo en que hay muy malos hábitos generales, retrasos en los pagos que para los pequeños empresarios son una soga al cuello constante.

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  8. Totalment de acuerdo en los aspectos generales de lo que comentas. Yo he necesitado darme un castañazo bien gordo para aprender a emprender sin capital. En ello estoy. Es duro, muy duro, pero muy estimulante.

    Ahora leo todo lo que puedo sobre Bootstrapping y Lean Startup, cuyos planteamientos son similares a tu planteamiento en este post.

    Saludos.

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  9. […] Lo absolutamente básico que tienes que saber sobre finanzas para start-ups […]

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  10. Sin clientes no hay negocio, pero eso no significa que no haya que aplicar un filtro. Es mejor establecer tu derecho de admisión y no vender o vender poco, que vender mucho y a clientes que no pagan o pagan tarde.

    Así que para mí lo fundamental estblecer ranozablemente tu cliente target y tus condiciones de pago (con cierta flexibilidad), gestionar correctamente los cobros y mantener los costes a raya. En la medida que se ingresa intentar autofinanciarse para delegar y escalar el modelo. Casi nada ¿verdad? Pero que fácil es llevar empresas…

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