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La mejor forma que conozco para acabar una tarea en equipo en menos tiempo

La capacidad de un equipo en acabar tareas a tiempo es lo que a largo plazo define su nivel de competitividad y éxito. Así lo hacemos nosotros.

Mirando 10 años atrás no he sido demasiado organizado y sinceramente a día de hoy tampoco diría que he alcanzado un nivel “pro”. En mi década de 20 a 30 años simplemente conseguía muchas cosas porque le echaba horas. No me cansaba casi nunca y esa fuera que tienes con esa edad te hace pensar que siempre vas a ir igual.

trabajar en equipoDerechos de foto de Adobe Stock

De mis 30 a 35 años seguía con el mismo ritmo y un nivel de organización bajo. Lograba sacar el mismo nivel de trabajo pero acabé quemado después de mi etapa con Coguan. Me dí cuenta que no podía seguir de la misma manera y que tenía que cambiar mi forma de trabajar para no perder la ilusión por emprender.

En consecuencia de los 35 a 40 años ha sido mi época de delegar y organizar equipos. Esto es lo que he aprendido en este tiempo. Son las cosas que mejor funcionan que yo conozco que por definición no tienen que ser todas.

Formar para aportar conocimiento y confianza

Un equipo que no está bien formado no puede acabar tareas y menos a tiempo. Hay que tomarse el tiempo de formar a las personas aunque tú igual percibas que son cosas poco relevantes. La velocidad de crucero de una persona formada es x-veces superior a una que tenga aprender sobre la marcha. Hay una cosa adicional que aporta el conocimiento y es confianza. Esto último es vital para lograr cualquier cosa en el trabajo y en la vida. Si no te crees que vas a poder hacerlo, es bastan probable que al final tengas razón.

Asignar responsabilidades

Por muy grande o pequeño que sea tu equipo, si no haces esto las cosas no funcionarán: tienes que asignar responsabilidades: una tarea, una persona. Sin este paso básico esta en manos de todos y por lo tanto en general nadie se va a encargar de ello pensando (sin comunicar) que ya se va a encargar el compañero o la compañera. Es algo en teoría muy sencillo pero también he tardado en admitir que las personas por mucho que las quiereas no tienen ese nivel de responsabilidad y tú empresa no les va a importar nunca tanto a ellos como a tí.

Dividir tareas en pequeñas partes

Sobre todo cuando se trata de tareas complejas es bueno dividirla en pequeños pasos. La motivación del equipo siempre será mucho más elevada cuando se den cuenta que están avanzando aunque sea poco a poco. Tal como he comentado en una párrafo previo, la confianza y también la motivación es clave para acabar una tarea en menos tiempo. Cuando las personas de un equipo se dan cuenta que están creciendo a nivel profesional y personal la auto-estima aumenta y se atreven a atacar tareas cada vez más complicadas. El simple hecho de poder tachar tareas de una lista te un pequeño subidón que te aporta la energía necesaria para atacar con fuerza la próxima.

Hacer un seguimiento adecuado

Sin seguimiento la mitad de las tareas se quedarían sin acabar. Sobre todo cuando tienes un equipo joven como yo la organización impuesta por el gerente (en este caso yo también) es clave. No lo hacen a cosa hecha pero la cabeza falla y necesitas procesos o estructuras que no permitan que nada se escape. Nosotros seguimos teniendo un sistema imperfecto que depende todavía demasiado de mi. Esto lo voy a remplazar en breve por una herramienta “ágil” para documentar absolutamente todo lo que hay que hacer. La implementación nos va a llegar a otro nivel y estoy tardando ya demasiado para dar el paso.

Tener un equipo organizado es clave para ser competitivo en los tiempos que corren. No tengo controlado todos los factores y no creo que llegue al 100% en algún momento. El ser humano es imprevisible y las emociones hacen que ni los mejores procesos o herramientas garanticen un funcionamiento perfecto. Lo único que podemos hacer es acercarnos lo máximo a ello. Cada día un poco más.

Stay tuned.

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