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Establecer prioridades en las tareas diarias como estrategia de supervivencia

La gestión de tareas es uno de los retos diarios de todos nosotros. Establecer prioridades es una de las estrategias de supervivencia para obtener resultados.

Decir que estoy liado es quedarse corto. No me quejo. Nunca digo “no” a nada. Disfruto de la vida y de lo que hago. Me siento un ser humano privilegiado porque puedo elegir y tengo opciones.

PrioridadesDerechos de foto de Fotolia

Mantener la motivación es clave para finalizar las tareas diarias

Junto con tomar decisiones establecer prioridades es una de las tareas más importantes para avanzar y tener la sensación al final del día de haber conseguido algo. Mi estrategia de supervivencia para no hundirme en tareas semiacabadas es muy sencilla.

  • Empezar con las tareas rápidas primero: lo más importante para tener un día satisfactorio es tener un resultado rápido. Para ello empieza con algo que te permite lograrlo en la primera hora de tu jornada laboral o incluso antes.
  • Dividir las tareas difíciles en partes: no puedes cerrar los ojos frente a las tareas difíciles e incomodas. A veces corres el riesgo de tener la sensación de no avanzar porque nunca acaban. Divídela en partes digeribles que te permitan tener un avance visible.
  • Finalizar con algunas tareas fáciles: incluso si te toman un poco más de tiempo pero que te permiten cerrar el día con una tarea más realizada. No existe nada más frustrante (por lo menos para mí) dejando algo a medias sabiendo que tienes que retomarlo si o si.

Todo el mundo te dice que debes tratar con prioridad las tareas más importantes. A ver, eso es de sentido común. La pregunta es si de esa manera realmente se realizan. Yo creo que no.

Hay que encontrar un equilibrio entre placer y deber para fijar las prioridades

El problema es que todos nosotros somos vagos. No hay que darle más vueltas, es así. Escribo un post diario porque me gusta y punto. Es cierto que hay días donde me cuesta más pero mi blog no me hace sufrir.

Pues te cuento lo que a mí me pasa cuando no tengo otras opciones que realizar una tarea altamente desagradable. Me pongo con ello y a los 2 minutos veo un sobre en la esquina de abajo de mi portátil que me dice que acabo de recibir un mail. “Podría ser muy importante”, me digo por lo que no tengo otra opción evidentemente de averiguarlo. “Publi”, bueno, hubiera podido haber sido una cosa urgente así que he hecho bien en asegurarme. Antes de seguir me levanto para coger algo de beber porque “de repente” me ha entrado una sed que no veas.

Después de enrollarme os doy el resumen de mi hipótesis: si nos permitimos de realizar tareas de prioridad secundaria avanzamos más porque por lo menos hay tareas que se acaban. Todo se acumula e incluso aquellas que nos gustan pueden convertirse en un agobio si trabajamos contrarreloj. En otro caso te agobias porque te sientes culpable por no trabajar en lo realmente prioritario y al final no acabas nada.

¿Cuáles son tus consejos para fijar prioridades y acabar tareas?

  1. Hola Carlos,

    Este post me viene al pelo. Justo hoy me he sentado frente al ordenador, muy seria conmigo misma para reflexionar sobre todos los frentes abiertos que tengo. Por supuesto que todos son proyectos con los que disfruto, pero como bien dices, si no vamos cerrando tareas, esa sensación en tu mente pesa como una piedra. Por eso he tratado de ordenar todos asuntos y tareas fijas que tengo que hacer cada dia, asignar horarios e intentar no distraerme, y luego objetivos semanales y mensuales. El onenote me viene de perlas. Ver todos los videos de quondos está entre las prioridades ;)

    Muchas gracias y un abrazo

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  2. La teoría de colas (no tiene nada que ver con animales), nos enseña que el mejor tiempo medio en la resolución de tareas nos lo da el algoritmo de “Resolver primero la tarea más corta” y además tiene el efecto sicológico de ver que resuelves y cierras tareas.

    El problema es que si siguen entrando tareas cortas, las largas pueden no atenderse nunca, por lo que no se puede aplicar a rajatabla.

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  3. Claridad de Objetivos: Si tienes claro tu objetivo, puedes ver con nitidez qué tareas tienen relación (o no) con él; incluyendo su orden de realización.

    Como decía Séneca: No llega antes quien más corre, sino quien sabe a dónde va.

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  4. En un taller de productividad al que asistí, nos dieron varios consejos para aumentar nuestro rendimiento y la realización de tareas:

    . Sólo una tarea a la vez: muchas veces creemos que podemos hacer varias cosas a la vez, pero nuestro cerebro es monotarea, podemos alternar tareas pero nunca realizarlo a la vez.

    . No te quemes: cuando tenemos tareas muy largas tendemos a trabajar con ellas hasta agotarnos y cuando nuestra curva de productividad empieza a bajar y nos cansamos. Debemos cortar las tareas en cuanto veamos que empieza a bajar la productividad, para que cuando tengamos que retomarla tengamos un “buen recuerdo”.

    Dicho esto quiero aconsejar un par de aplicaciones para gestión de tarea y productividad.

    <b- Trello: para gestionar fácilmente la cola de tareas, y poder incluso compartirlas con otras personas.

    - Pomodoro Daisuki: plugin para navegador chrome para utilizar la técnica Pomodoro

    Saludos
    http://manuelagudo.es

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  5. Totalmente identificado con este post! Cuando una tarea te gusta y la tienes clara de principio a fin parece que se termina por arte de magia, yo me evado totalmente del resto de mundo hasta que lo termino.
    Por el contrario, cuando no ves el final de la tarea o proyecto… malo… sirve cualquier excusa para “hacer una pequeña parada”.
    Efectivamente, yo cojo mi lista de tareas y las ordeno por más rápidas/prioridad.

    Y el último recurso es el auto-castigo:

    Una buena (y larga) playlist, las pestañas justas y necesarias en el navegador, correo cerrado y un “hasta que no termine esto, no me levanto de la silla”.

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  6. Estoy de acuerdo contigo. Las tareas desagradables las pospongo y cuando las hago pienso no era para tanto.

    Yo me organizo por objetivos (a corto y medio plazo) y hago listas de tareas que me van acercando a ellos. Si al final del día o de la semana veo que ha avanzado hacia el objetivo y he cumplido esas tareas me siento bien. Luego están las rutinarias, más cortas y menos satisfactorias. Me roban mucha energía.

    La planificación semanal también me ayuda para equlibrar todos los aspectos. En un día no te da tiempo hacer de todo.

    Me gusta mucho tu blog y lo leo habitualmente, aunque no comento.

    Un saludo

    Norma

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  7. Pomodoro Daisuki ya no se encuentra en la chrome web store :(

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  8. para afrontar las tareas tediosas creo que es importante tener claro el tiempo necesario para realizarla. A partir de ahí, la presión genera la motivación para realizar la tarea. El problema viene cuando estimas que necesitas menos tiempo que el que vas a utilizar y es cuando acabas realizando chapuzas

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  9. Mi estrategia, al ser un vago como tú mismo dices ser, es fijarme la menor cantidad de tareas posibles. De esa manera simplifico mi vida, no hago lo que no me gusta, y por supuesto, no sufro por ello.
    Aprendan de la sentencia minimalista: “mas con menos”.

    http://www.youtube.com/watch?v=UbHbLThcZm4

    Saludos, Carlos.

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  10. Pues yo soy la peor para dar consejos sobre este tema. En realidad necesito un coach con urgencia que cambie mi método de enfrentarme a las tareas diarias. Suelo “perezosear” mucho hasta que arranco, pero luego me quedo enganchada con lo que estoy haciendo y no paro hasta acabar, lo que significa muchas horas seguidas con lo mismo. Ser organizado me parece que es parte del éxito de cualquier proyecto. Establecer un horario para cada tarea podría ser una idea. La cuestión es tener la suficiente autodisciplina para no saltáselo…

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  11. Organización, disciplina, deficación, pasión y mucha ganas de compartir.
    Gracias por ser una inspiración para todos!

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  12. Ayer hablaba con alguien de este tema, alguien muy atareado desde hace mucho tiempo y no llegamos a ninguna conclusión de cómo priorizar tareas… al final ella me dijo: Las tareas que van entrando que “son para otros” son prioridad y las tareas que dependen sólo de mí y bajo mi total tutela se postponen… y me di cuenta, que inconscientemente, yo también aplico esa “regla”. Aunque no se si es la mejor, supongo que mucha gente hace lo mismo. Tengo que pulir esto, supongo.

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  13. Yo llevo desde el lunes sin revisar el correo electrónico, que es veranín y apenas paro en casa. Reviso el email y 1.036 correos sin leer entre comentarios en youtube, mensajes privados en youtube, notificaciones de las redes sociales, emails… y me da rabia porque hace poco tardé 10 días en contestar a un periodista de Bolivia para un artículo sobre uno de mis vídeos.

    CADA VEZ SE ME ACUMULAN MÁS CORREOS, NO SE QUE HACER!!!

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  14. Maravillosos consejos! Gracias por compartir!

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