¿Cuándo externalizar una tarea a un freelance que podrías hacer tú mismo?

Cuándo y cómo externalizar tareas a una persona ajena de la empresa no son siempre fáciles de realizar. La matriz de decisión ofrece 4 campos para simplificar el proceso.

Acabo de llegar a Alemania. He estado comiendo en casa de mis padres y ahora estaremos un par de días en casa de los suegros. Como siempre en estas ocasiones también veo a mis hermanos. Uno de ellos es emprendedor como yo y no podemos evitar hablar gran parte del tiempo sobre nuestros proyectos. Otra cosa sería antinatural para nosotros… :)

FreelanceDerechos de foto de Fotolia

Preguntas para simplificar la toma de decisión para contratar un freelance

En esta ocasión me comentó que se estaba planteando externalizar algunos trabajos pero que no lo tenía todavía del todo claro. Una de las razones era que lo podía hacer perfectamente él mismo y no tenía claro si alguien iba a ser capaz de hacerlo igual de bien. Mis primeras dos preguntas fueron las siguientes:

  • “¿Cuánto tiempo tardas en hacerlo?” (P.ej. en porcentaje del total de tiempo disponible cada semana.
  • “¿Cómo de crítico es la tarea? (P.ej. ¿Qué ocurre si algo falla con el negocio?)

Los que siguen este blog saben que en ocasiones la acción de guardar un cambio ya puede ser suficiente para inspirarme. Estas dos preguntas han generado de manera espontanea una matriz de 4 campos en mi cabeza. Si, un poco friki pero que le vamos hacer…

Matriz de decisión para externalizar tareas a un freelance

La decisión siempre es más clara si dentro de la organización falta el conocimiento sobre una tarea que hay que realizar. En muchos casos simplemente no existen alternativas. Cuando se podría realizar sin problemas, hay otros criterios que se deberían tener en cuenta.

Matriz de decisión para contratar un freelance

Matriz de decisión para contratar un freelance

No externalizar si la tarea es crítica y no requiere mucho tiempo

En esta matriz existe un campo en el que no se debería externalizar según mi experiencia. Si la tarea es importante para el negocio y no requiere muchos recursos para llevarla a cabo no se debería buscar ayuda externa. El beneficio que se recibe en forma de tiempo disponible para otras tareas no justifica el riesgo que se corre si las cosas van mal.

Contratar freelance especializados para tareas que atan muchos recursos

No todas las tareas que son críticas para la empresa tienen que realizarse internamente. En ocasiones requieren demasiado tiempo y la contratación de especialistas puede ser una buena inversión. Se liberan recursos que se pueden utilizar para expandir y/o diversificar el negocio. Se correr el riesgo de no contratar a las personas adecuadas. También lo es no desarrollar lo existente y pensar que las cosas nunca cambiarán.

Contratar todo aquello que requiere mucho tiempo y no es crítico

Cómo emprendedor tienes que centrarte en las tareas más importantes. Sobre todo si ya has superado la fase de “hombre orquestra” donde por falta de recursos lo tienes que hacer todo. Los primeros ingresos están bien invertidos si logras aumentar tu espacio de actuación. Para tareas más amplias se puede contratar un freelance incluso de manera constante si es de carácter recurrente. En fases más avanzadas del proyecto se puede pensar en incluir una persona en la plantilla.

Contratar a través de plataformas de freelance extranjeros a bajo coste

Lo de “bajo coste” es muy relativo y depende por una parte de la calidad del trabajo y de otra parte del país en el que resides. Si estás en España hay muchas tareas que por su bajo potencial de ingresos pueden llegar a ser complicados de subcontratar a buen precio y con una calidad aceptable. Una de estas plataformas es Fiverr donde por 5 dólares te hacen un montón de minitrabajos como diseño de bocetos de logo. En España tenéis a páginas como diez-euros.com que todavía no son tan populares, pero que se están haciendo con mucha ilusión por grandes profesionales.

Recuerda que esta matriz, los cuatro campos y las conclusiones que saco no son un estudio científico. Únicamente aplico mi propia de experiencia y un poco de sentido común. Según tu forma de ser, el negocio, la legislación, etc. tu caso puede no encajar para seguir las recomendaciones que propongo.

¿Cuáles son tus recomendaciones para externalizar tareas que podrías realizar perfectamente tú mismo?

  1. Hay tareas que otros pueden hacer mejor. Te doy un ejemplo: redactar este artículo sin faltas de ortografía y con un título bien escrito. Me parece poco ético que un emprendedor recomiende a otros hacer uso de sitios web donde la gente se vende por cuatro duros.

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    • @Freelance: es un canal para captar clientes que te proporcionan mayores ingresos cuando consigas fidelizarlos. Gracias por el comentario… ;)

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  2. Me gustaría dejaros para la reflexión cómo ve Isra García este tema desde el otro lado de la barrera (perdón, de la pantalla):

    http://isragarcia.es/como-sobresalir-como-freelance

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  3. Lo que yo hago y no me gusta externalizar es el SEO de mi blog. Contratar a una empresa para que realice técnicas de posicionamiento puede llevar a que creen links de mala calidad y perjudiquen el posicionamiento del blog en vez de mejorarlo.

    Es muy arriesgado y puedes salir muy perjudicado.

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    • Totalmente de acuerdo Andrés. Sobre todo porque es una tarea que suele incluso gustar sobre todo si perteneces al mundo del SEO… ;)

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  4. Sin duda cuando se llega a cierto volumen de negocio, la carga de trabajo es demasiado grande y en necesario y obligatorio diría yo. Externalizar ciertos trabajos ya que de no hacerlo y no disponer del suficiente tiempo para realizarlos nosotros mismos, estaremos prestando un servicio de poca calidad que el cliente puede llegar a percibirlo y perjudicar enormemente nuestra marca.

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    • Hay que externalizar todo aquello que no aporte valor y que nos impida hacer crecer nuestro negocio. Estoy totalmente de acuerdo!

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  5. Hola Carlos.

    Llevamos durante muchos años en el proceso contrario.

    Había determinados puestos de trabajo, como el de secretaria, que hacían que el profesional se centrara en tareas de valor añadido. Con la popularización de la Informática y la capacidad que tenemos de hacer de todo, nos hemos convertido en hombres orquesta, no siendo en la mayoría de las ocasiones lo más eficiente.

    Cuando estamos en un trabajo por cuenta ajena, nos quejamos de que tenemos que realizar tareas que no nos corresponden; pero es lo que hay, si hay poco personal. Cuando decidimos establecernos por nuestra cuenta y somos los que corremos con los gastos lo vemos de otra manera, y tratamos de hacer de todo para ahorrar costes.

    El tener poco presupuesto te impide contratar empleados; pero no te impide subcontratar tareas y para ello Carlos, tu matriz es una gran ayuda.

    Un saludo,

    José María
    @jjimenez

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  6. Estoy de acuerdo que al principio hay que hacerlo todo por falta de recursos.
    yo las cosas más importantes no las delegaria, sobre todo si son cosas de las que depende mi empresa o proyecto.
    Hay muchas cosas banales que te quitan mucho tiempo, esas si de paso contribuimos a bajar la tasa de paro.
    Dentro de poco voy a necesitar alguna que otra cosa y la voy a buscar en diezeuros.com, comunidad además que me mola su idea.
    Empezar a pasarme por alli ;

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  7. Buen aporte.

    Hay que determinar donde uno es más productivo y donde es menos productivo. Y externalizar esas tareas que nos quitan mucho tiempo y es más rentable subcontratarlas.

    Por cierto, el dominio diezeuros.com está en venta.

    Saludos.

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  8. Gracias Carlos por explicar graficamente con lo que muchos nos hemos encontrado. Estoy totalmente de acuerdo.

    Mi duda reside en cuando contratar (o si realmente es necesario contratar) a estos freelancers. Tienes alguna recomendación al respeto?

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    • No la tengo. En lo que se refiere a contrataciones recurrentes de freelance hay que tener en cuenta que en España obtienen después de un tiempo el estatus y derechos de trabajadores. Un contrato es la oportunidad para fijar los términos de colaboración y disminuir el riesgo de tener que buscarse otra persona para la tarea. El freelance tiene la posibilidad de planificar mejor su trabajo y sus ingresos.

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  9. Hola Alexei.

    El que tengo yo es diez-euros.com; pero miraré el que comentas por si está a un precio asequible.

    Un saludo,

    José María

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  10. […] que no estés en una fase muy inicial de crear un negocio donde te toca hacer absolutamente todo. Externaliza a un freelance lo que te roba […]

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  11. […] oro”. Vale si, genial. ¿Pero cuánto vale realmente? La cuestión sobre si deberíamos o no externalizar ciertas tareas a un freelance no siempre se puede decidir con ayuda de una simple matriz de 4 […]

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  12. […] el tiempo disponible para invertirlo en aquellas actividades que generan más valor a corto plazo. Contratar un freelance para aquellas tareas que puedes hacer tú es más complicado porque siempre serás más […]

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