Cosas que tienes que tener en cuenta cuando haces un casting – caso práctico Ebbelt

Se avecina uno de los eventos más importante en la corta historia de Beguerrilla. Se trata de un casting que estamos organizando para la marca de auriculares Ebbelt.

Te seré sincero. Esto es nuevo para mí. Tanto el mundo de la moda como el hecho de organizar un casting. A pesar de que esto no tengo nada que ver con lo que estoy acostumbrado no considero que sea una tarea imposible. Todo depende de la planificación y del equipo que dispongas para llevarlo a cabo con éxito.

castingDerechos de foto de Fotolia

Al final la base es recurrente. Hacer marketing y organizar un evento. Con esto tengo suficiente experiencia. De hecho no estoy haciendo otra cosa de forma recurrente en los últimos 10 años. Aun así no hay garantía de éxito para nada. Siempre partes prácticamente desde cero.

Luego hay detalles importantes que hay que hacerlos encajar para el contexto. En este caso es el mundo de la moda. Es importante tener gente a la mano que sepa de esto más que tú.

Marketing y difusión para el evento

Todavía no te he contado sobre lo que va el casting. Para un cliente de Beguerrilla (ya te hablé de Ebbelt en su momento) estamos buscando el modelo Ebbelt. Puede ser chico o chica. No hemos puesto ningún requisito de edad ni de altura mínima, etc. Se puede apuntar quien quiera. Por la tarde tenemos previsto un streaming con la imagen y DJ de la marca Gloria Ansell desde Hong Kong en directo. Un reto a nivel de coordinación.

La DJ Gloria Ansell pinchará en el evento en directo desde su estudio en Hong Kong

La DJ Gloria Ansell pinchará en el evento en directo desde su estudio en Hong Kong

Dentro de poco lo anunciaremos. Esto es el trabajo que ha detrás cuando organizas algo de estas dimensiones.

  • Nota de prensa: ya dije que he cambiado de opinión sobre la importancia de las notas de prensa.Teniendo en cuenta que esto es un evento local (aunque también interesa que reciba difusión a nivel nacional) el impacto de una actividad de comunicación bien hecha suele tener sus frutos.
  • Post en el blog de Ebbelt: esto forma parte de los pequeños detalles para que el Puzzle sea completo. No va a cambiar gran cosa a nivel de impacto este artículo en el blog pero las personas que hayan escuchado del tema acudirán a la página de Ebbelt para ver si encuentran información que le falta.
  • Página de aterrizaje para gestionar inscripciones: otro pequeño detalle del que uno se puede olvidar fácilmente. Hay que tener claro tanto el número de inscripciones que quieres registrar igual que los datos que vas a coleccionar. Son pequeños detalles pero de estos hay muchos y hay que tenerlo claro.
  • Facebook Ads: cuando realizas campañas publicitarias no te olvides meter el pixel y el código de Analytics en la landing. Es una de las cosas que más se suele olvidar. Te lo digo por experiencia.
  • Sorteo previo para calentar motores: esto es opcional. La cuestión es hacer ruido como sea (sin dañar la marca evidentemente) y a bajo coste. Los sorteos suelen funcionar bien en este contexto. Este punto es opcional.

Organizar el día del evento

Uff, esto ha ido rápido. Ya ha llegado el día del evento. Veamos rápidamente si los días previos hemos tenido en cuenta todo para que esto no se convierta en un caos.

  • Decoración de la sala con materiales de la marca: ¿has pensando en hacer algún tipo de decoración para evento? ¿Algún roll-up, poster, flyers, etc.? Será mejor que esto lo tengas preparado antes del día del evento.
  • Tener en cuenta la capacidad máxima de la sala: ¿detalles, no? Pues si no lo has planificado previamente puede que tengas un problema. Lo ideal es confirmar la asistencia de los inscritos para no pillarte de los dedos y evitar sorpresas.
  • Bienvenida de los asistentes: ¿les vas a dar a algún pack de bienvenida o algo parecido. ¿Reciben la agenda del día de forma impresa? Ten muy claro cómo y qué vas a hacer antes de que llegue el gran día.
  • Agenda para el día: no queremos tener que improvisar. Hay que tener muy claro cuando se empieza y cuál es el orden del día. Luego hay que ser prudente con los tiempos e incluir que puede haber retrasos.
  • Briefing de todos los involucrados: esto hay que hacerlo previamente con el equipo interno e in situ con los participantes. Aparte de la agenda del día hay que dejar claro y detallar lo que se espera de cada uno y la forma de entrega para decirlo de alguna manera.
  • Funcionamiento del casting: una de las cosas que tienes que tener muy clara (bueno, una más) es cómo se va a realizar el casting. ¿Hay que cumplir con algunos criterios previos? ¿Hay un jurado como en Operación Triunfo en su momento? ¿Qué se va a juzgar? En el caso de Ebbelt habrá un sistema de votación online donde se podrán votar a los participantes. Entre los tres participantes con más votos los representantes de la empresa elegirán el candidato.

Tareas de post-evento para seguir promocionando la marca

En un caso ideal el impacto que puede conseguir tu marca no se acaba con el día del evento. Piensa en diferentes mecanismos para que la visibilidad se alargue durante el máximo tiempo posible.

  • Post en el blog sobre el evento: seguimos con los pequeños detalles que importan. Si has hecho bien tu labor de comunicación seguramente hubo gente que se quedó fuera porque igual no les encajo la fecha. Para todos ellos debes preparar un pequeño resumen con fotos y/o vídeos del evento.
  • Nota de prensa: esto ya depende del bombo y del éxito que considera que tuvo el evento. No tengo claro si siempre tiene sentido lanzar una nota después de un evento. Le preguntaré a Iván que es el especialista y me aconseja con estos temas.
  • Sorteo para promocionar votaciones: a la gente le encantan los sorteos. No pienses que esto te va a generar corto plazo muchas ventas. Existen ciertos tipos de sorteos que sí funcionan. Creo que la gente de Hawkers suele sacar bastantes ventas con este tipo de actividades pero está claro que no es lo mismo ser una marca conocida o un Don Nadie.
  • Elegir y comunicar el ganador: transparencia es la clave. Aquí puedes meter mucho la pata si permites trampas. Se te puede montar un buen pollo para llamarlo de alguna forma si la gente tiene la sensación que han sido engañadas de forma directa o indirecta.

Aquí hay curro como puedes ver. Probablemente me falta la mitad de tareas que hay que tener en cuenta. Este post no tiene como objetivo aportarte una lista completa de tareas sino más advertirte que esto no es nada que se saca en tres días. Hay que currárselo un poco. Pero esta frase igual ya te suena si has pasado por este blog en el pasado… ;)

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