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Cómo trabajar con listas hace que puedas salir a las 5 de la oficina

¿Te gusta trabajar con listas? A mí también. Es la forma más sencilla y efectiva de organizarse. Aquí te cuento cómo lo hago.

El otro día salí a las 5 y poco de la oficina y me fui a casa para disfrutar de la familia. Cosa que me cuesta en ocasiones pero tenía la necesidad de irme. Curiosamente ese día entré más tarde. Así que nada más empezando estaba un poco agobiado por lo que pensaba que esto se iba a convertir en una jornada bastante larga. No fue así, sino más bien lo contrario.

Productividad con ListasDerechos de foto de Fotolia

Seré sincero contigo. Esto es una excepción pero me gustaría que fuese la regla. ¿Qué hizo que ese día pude salir tan temprano de la oficina y no estuviera currando 3-4 horas más? ¿Te acuerdas del poder de las listas? En realidad no existe ningún secreto especial.

Ni Evernote ni historias, trabajo con listas en Word o Excel

Las tareas que quiero realizar ese mismo día están arriba del todo. Si existe una urgencia especial la marco en rojo o amarillo (según la importancia). Las tareas realizadas las marco en verde. Cada día repaso la lista desde abajo hacia arriba y reorganizo prioridades. Es un sistema muy sencillo que muchos llevarán con Evernote pero siempre me ha dado pereza ponerme con ello (sí, vale, igual debería pero esto me funciona de maravilla). Lo más importante siempre está arriba. Luego hay cosas que me apunto pero que en algún momento alcanzan el final de la lista hasta que las borro completamente. Por suerte hay cosas que se resuelven sin hacer nada o pierden simplemente en importancia.

Trabajo con una pizarra gigante bien visible para todos

La tenemos en la oficina para las tareas compartidas. La gente que trabaja conmigo tiene su sección en la misma. Por lo tanto es un recordatorio para mí y para ellos. Se actualiza de forma continua y a diario. Todo el mundo se siente más motivado cuando podemos tachar una idea. De hecho las tareas no se borran inmediatamente sino se dejan tachadas durante 1-2 días para aumentar la percepción que estamos avanzando aunque sea en pequeños pasos. Productividad tiene mucho que ver con motivación y en ocasiones es bueno engañarse a si mismo intentando no darte demasiado cuenta del truco que te estás aplicando.

Resumiendo: ese día tuvo algo especial. Era como “¡Pim, pam, pum!” En la primera hora ya había tres tareas marcadas en verde en esa lista. Eran sencillas y rápidas de realizar pero hacían bulto en la hoja del Word. Ahora el resto ya no parecía tan complicado.

Ataqué las tareas más grandes. A mi sorprender no eran para tanto. Requerían centrarse durante más de media hora sin pausa. Así cayeron 3 más. Sin darme casi cuenta ya tenía el 80% del día resuelto incluso antes de irme a comer.

Ese día tuvo algo especial. Es cómo correr una maratón por debajo de 3 horas. Necesitas condiciones óptimas. Tener la mente despejada (la noche anterior había salido a correr), haber desayunado bien (en mi caso siempre mejorable pero no estaba sentado con hambre), estar descansado (era la primera o segunda vez en 2 años que el peque había dormido 7 horas del tirón) y aplicar las 3 C del éxito digital (currar, currar y currar).

¡Voilà! ¿Fácil, no…? ;)

  1. Yo solía utilizar Trello. Para un blog compartidom es lo mejor que hay.

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  2. Yo también me organizo con listas. Es la mejor manera de saber lo que me queda por hacer, e incluso me ayuda a adelantar trabajo para otros días.
    En la planificación de mis publicaciones es donde me cuesta un poco más organizar las listas, pero estoy trabajando en ello.

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  3. Para mí las listas siempre han sido el gran dilema de lo productivo que soy en el día a día. Hay periodos de tiempo en las que me han funcionando realmente bien, especialmente cuando he sido más estricto conmigo mismo.

    No obstante, también han habido épocas en las que no era capaz de organizarme con una lista de tareas por tener demasiados proyectos en mente. Por ello, para mí son un arma de doble filo.

    Actualmente lo que hago es tratar de combinar las listas de tareas para pequeñas tareas diarias con una herramienta de time tracking para dividir el tiempo que le dedico a cada proyecto cuando tengo que hacer una tarea de mayor envergadura.

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  4. Excelente consejo, Carlos.

    Me animo a agregar otro pequeño “truco”: compartir la lista con alguien, en la mañana.

    Que alguien más conozca nuestra lista (y nosotros conocer la del otro) nos pone una presión adicional: un compromiso con esa lista.

    En las metodologías ágiles llamamos a ese proceso (muy breve) el “scrum”.

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  5. Hola Carlos,

    Hace años suelo usar Asana a diario para todo nuestros proyectos. Creamos listas y asignamos tareas y con etiquetas puedes ir poniendo prioridades. Muy fácil de usar y se integra perfectamente con herramientas de timetracking: por ejemplo harvest o toggl.

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  6. Gracias Calos, yo soy bastante desorganizado y estos trucos me vienen excelente.

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  7. Carlos,
    Muchas gracias por los consejos. totalmente de acuerdo organizarse por listas es la forma más eficiente de trabajar individualmente y por equipos. En mi caso utilizo las listas con mi equipo de trabajo y es una forma estupenda de colaborar. Cada miembro escoge todas las mañana una tarea a realizar y de esta forma vamos “matando” todas las acciones de un proyecto. no utilizamos ninguna aplicación son post-it físicos que se pegan en una pizarra.

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