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Cómo organizo mi equipo en España desde Alemania (actualización)

Desde abril de este año estoy haciendo proyectos de consultoría en Alemania. En Alicante sigue trabajando mi pequeño equipo de tres personas que coordino desde aquí.

Estoy seguro que ya he hablado sobre este tema en los últimos meses aunque repasando rápidamente el blog no haya encontrado ninguna tarea relacionada. Cuando escribes todos los días en ocasiones puede ser complicado recordar cada una de las cerca 3.000 entradas ya publicadas. :)

AlemaniaDerechos de foto de Adobe Stock

En mi agencia Beguerrilla he dejado de lado los clientes (españoles) y nos hemos centrado en los últimos 18 meses exclusivamente en el proyecto de coleccionismo. Hemos podido avanzar mucho en este tiempo a pesar de retroceder también en campos importantes para la facturación como Amazon. Por lo tanto surge a partir de enero la necesidad de externalizar parte de lo que hago en Alemania al equipo español lo que va a lograr que Beguerrilla sea otra vez rentable. Al mismo tiempo voy a invertir en programación para quitar carga de trabajo al equipo a la hora de publicar producto. De esto igual ya podré hablar otro día por aquí. Veamos de momento como nos organizamos entre España y Alemania.

Mucha comunicación ineficiente por Whatsapp

Empezamos por lo malo y el principal culpable para ello soy yo. Tenemos un canal de empresa donde lanzo muchos temas. Esto genera ruído y hace que saque al equipo continuamente de las tareas que están realizando. Durante semanas he estado pensando (no tanto analizando) qué herramienta podría hacer esta forma de colaborar más eficaz. Tal cómo utilizamos este canal a día de hoy sobre todo para lanzar tareas y recibir feedback sobre ellas. Al principio buscaba algo más sofisticado pero creo que con Trello, una herramienta básica de gestión de tareas y equipos vamos a ir hacía mejor. La hemos implementado ayer así que a ver qué tal nos va la cosa.

Métricas semanales y diarias

Tengo un equipo joven de trabajadores entre 25 a 26 años. No tienen la experiencia de lo que se requiere para montar un comercio elctrónico desde cero. Yo tampoco por cierto pero al menos tengo una intución de lo que se requiere para montar un negocio online.

Antes de irme a Alemania empecé a desarrollar un sistema de métricas que le permite al equipo saber exactamente lo que tienen que hacer cada semana. Esto lo hemos ido mejorando pasando de un control semanal a una revisión del estatus diario porque nos damos cuenta que fallabamos con temas “tontos” por no planificar bien el día a día. En los principios era yo el que marcaban objetivos semanales y luego diarios. Ahora hemos pasado al que sea el equipo que se marca sus propias metas y en ocasiones son más ambiciosos de lo que yo hubiera sido. Esta inciativa nació de la necesidad y la hemos mantenido por los buenos resultados obtenidos.

Tengo claro que el tema de métricas lo tenemos muy bien controlado. Nunca uno de mis equipos ha tenido tan claro lo que tenía que hacer. La parte de comunicación y coordinación sigue siendo muy mejorable. Uno de los retos a los que me enfrento es hacerle saber al equipo cuándo tienen que darme feedback. El 50% de mi tiempo pregunto el estado de una tarea. Ahora con Trello las cosas irán hacia mejor aunque no creo que sea el fin de la historia. Ya te contaré.

Stay tuned.

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