Cómo organizar una reunión de equipo que no hace perder el tiempo a todo el mundo

Las reuniones de equipo dentro de las start-ups tienen un papel importante. Esto es la manera de darle forma para que nadie acabe perdiendo tiempo con ellas.

No recuerdo muy bien donde lo leí pero supuestamente las reuniones son una de las fuentes más importantes de pérdida de tiempo dentro de las empresas. Sobre todo en grandes empresas puedes pasar todo el día saltando de una a la próxima sin pisar la oficina.

reuniones de equipoDerechos de foto de Fotolia

¿Para qué sirven las reuniones de equipo en una start-up?

En start-ups  las reuniones de equipo tienen otro objetivo:

  • Mantener a todo el mundo informado sobre la situación de la empresa.
  • Motivar al equipo para que sigan con fuerza apostando por el proyecto.
  • Pintar los próximos hitos dentro de los próximos 6-12 meses.

En una start-up los trabajadores son más que simples empleados. Sobre en los inicios se identifican mucho con el proyecto y están más implicados de lo normal. Es una dinámica que hay que mantener por lo que hay que implementar una cultura de transparencia y comunicación. Aunque aquí también hay que ir con cuidado, pero esto lo iré contando más adelante.

Algunos factores clave para organizar reuniones efectivas

En realidad lo de organizar reuniones efectivas no es ciencia ficción. Hay que establecer unas reglas básicas de sentido común. Lo que ocurre con frecuencia es que no todo el mundo es lo suficientemente disciplinado para aplicarlo.

  • Hacer reuniones cuando haya realmente algo que contar. En Coguan las hemos realizado de forma semanal pero mirando hacia atrás no siempre era efectivo hacerlas.
  • No perder el tiempo con detalles sino centrarse en la visión general. Tratar si es necesario temas aparte con las personas afectadas.
  • Limitar el tiempo de la reunión a 30 o como máximo 45 minutos. Sobre todo en start-ups la gente tiene mucho que hacer y se pone nerviosa si está más tiempo sin hacer nada.

Por qué ser totalmente transparente no es una buena idea

Sobre ser transparente con tu equipo he realizado un aprendizaje importante estos últimos años. No es del todo recomendable. A ver, no me entiendas mal. Me explico.

En Coguan pensaba que únicamente con 100% sinceridad sobre la empresa iba a conseguir una comprensión total del equipo. El problema es que si repites una tras otra vez que viene el lobo, tu equipo deja de tomar en serio la situación.

Surgen luego también discrepancias importantes porque tú como emprendedor no puedes dormir porque no sabes si vas a poder pagar sueldos a fines de mes y tus trabajadores te hablan de si pueden pasar un día más o menos de vacaciones. Las perspectivas son diferentes he aprendido con el tiempo. No puedes tener la expectativa de que alguien al que le pagan un sueldo actúe y piense igual que tú.

Resumiendo: reuniones de equipo tienen sentido siempre que tengan estructura, limitación en el tiempo y no se hagan porqué sí. Ser demasiado transparente no siempre aporta valor. En ocasiones tienes que soportar el peso sin más. Es una vida solidaria cuando emprendes un proyecto. Es lo que hay.

  1. Totalmente de acuerdo con : “No puedes tener la expectativa de que alguien al que le pagan un sueldo actúe y piense igual que tú.”

    Siempre me ha llamado la atención esa idea preconcebida que existe (el menos en este país) de que lo natural, es que un buen trabajador esté “enamorado” (aka “comprometido”) de la empresa para la que trabaja por el simple hecho de recibir un salario, lo que conlleva hacer muchas horas extras y trabajar muchísimo más de lo que te pagan. Por su puesto este “enamoramiento” es unidireccional. A mi, sinceramente, de natural no me parece nada.

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