Cómo lograr una jornada altamente efectiva

Existen semanas donde tienes que ir rápido y otras donde tienes que correr sin parar. Para lograr jornadas altamente efectivas suelo seguir pequeñas pautas básicas.

Hoy es uno de esos días. Tienes la sensación que te vas a comer el mundo. Entras en el trabajo con la ilusión de un niño que va a jugar por primera vez con sus juguetes nuevos. Me encantan estos días porque me recuerdan por qué soy emprendedor a pesar de todos los altibajos que nos toca vivir.

Efectividad LaboralDerechos de foto de Fotolia

El fin de semana ha dado tiempo para relajar pero también para generar ideas nuevas y solucionar problemas existentes. Todo esto se junta con las tareas pendientes de la semana anterior. En estos momentos puede generarse cierto sentido de agobio y esa ilusión inicial se convierte rápidamente en agobio. Ahora toca mantener la cabeza fría para no convertir este día que ha comenzado tan bien en un infierno.

1. Planificar tareas con horas y minutos

Cuando tengo uno de estos días suelo hacerlo el domingo antes de acostarme. Así empiezo el día y ya tengo claro lo que voy a hacer. Siempre cuando me marco tiempos de finalización suelo ser más efectivo porque me meto una presión suave para avanzar y completar tareas.

2. Priorizar y posponer

Es un punto evidente pero puede ser complicado de aceptar. Suelo cometer el error de querer finalizar todas las tareas pendientes en un mismo día. Por lo tanto he cometido el error en el pasado de ser demasiado optimista en mis estimaciones y al final no cumplir con el objetivo diario. Hay que priorizar y posponer otras tareas para otros días.

3. Apagar Twitter, Facebook, móvil, correo y otras posibles distracciones

Otro consejo obvio que tan pocas veces aplicamos. Incluso yo en estos momentos que estoy viviendo una jornada de este tipo no lo estoy aplicando. Ya lo haré cuando finalice este post… ;)

4. Realizar una tarea sin parar

Uno de los factores más importantes de pérdida de tiempo es saltar entre diferentes tareas y/o actividades. El punto previo menciona algunas de las fuentes principales de distracción. Cuando hayas finalizado un punto de tu lista no olvides de tacharlo… ;)

5. Aceptar que no cumplir con todo lo previsto no es el fin del mundo

Al principio me desmotivaba al final de una jornada como estas no haber cumplido con todos los puntos previstos. Hay que dar por hecho que los planes nunca salen como previstos. Cumplir con el 80% ya es un éxito. El resto lo conseguiremos el día siguiente porque habremos aprendido de los errores cometidos.

6. Pequeñas recompensas para estar motivado

Existe un porcentaje de personas muy pequeño en el mundo que son capaces de concentrarse 8-12 horas del tirón. Creo que se llaman Borg y tienen su origen en Star Trek. Para estar motivado durante toda la jornada es bueno planificar igualmente las pausas y añadir colchones de tiempo sin tareas. Siempre surgirán imprevistos que consumirán estas partes. Para hacer una planificación realista hay que tenerlos en cuenta.

Muchos de los consejos los puedes encontrar en el método llamado “Getting Things Done” de David Allen. Si te interesa profundizar el tema de productividad laboral te recomiendo echarle un vistazo… ;)

  1. Para esos días, recomiendo una ‘brújula mental’. Tener claro hacia dónde quieres ir.

    Los pensamientos van y vienen en todas direcciones; pero sólo merece la pena seguir aquellos que vayan en la dirección que te hayas fijado previamente.

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  2. Yo uso el método de “una tarea cada vez”. Si estoy escribiendo, escribo: ni tengo Internet ni otras distracciones (y la música que esté en modo cíclico para no tener que darle al play). Si estoy leyendo no existe la radio, ni otras cosas fuera de la pantalla, de hecho pulso F11 y hasta que no termino no puedo salir de pantalla completa. Si estoy a una conversación telefónica miro a una hoja de papel (que me permito garabatear). Cuando se es distraído hay que desarrollar mecanismos de defensa contra uno mismo ;)

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  3. […] un impacto importante en el resto del día. El primer impulso tiene un impacto importante sobre la productividad y efectividad de todas las tareas que siguen. Si empiezas con buen pie significa que podrás dar un paso tras […]

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