Cómo hacer un buen follow-up (seguimiento)

¿Sabes cómo hacer un buen follow-up o seguimiento? Esto es en lo que consiste, los principales objetivos y cómo yo lo hago en el día a día.

Ya estamos con los anglicismos. Soy el primero que se suele quejar cuando se utilizan demasiado. Sobre todo cuando existe una buena versión en castellano le veo poco sentido. En este caso “seguimiento” se queda un poco corto por lo que prefiero utilizar follow-up en este contexto. Prometo mejorar con esto de los anglicismos… ;)

rocaDerechos de foto de Adobe Stock

¿Qué es esto del follow-up y cuáles son los objetivos principales?

Para empezar. ¿A qué me refiero cuando hablo de follow-up?

  1. Seguimiento de cumplimiento de tareas propias y/o de terceros.
  2. Cerrar oportunidades comerciales desde una fase inicial hasta la firma/ venta.
  3. Llegar a acuerdos y/o colaboraciones varias con proveedores/ socios.

Básicamente nos estamos moviendo dentro de esos tres campos.

La cuestión es. Cómo podemos lograr estos 3 objetivos:

  1. Aumentar el número de cierres y/o acuerdos.
  2. Acortar el tiempo de seguimiento.
  3. Evitar ser pesado durante el proceso.

Tareas clave para hacer un buen seguimiento

Un buen seguimiento consiste en empujar una roca todos los días un poquito más hacia el destino final. Algún día habrá alcanzado su objetivo. La clave está no perder el ritmo.

Hay que encontrar el equilibrio perfecto entre insistir sin ser pesado.

Trabajar con una lista de tareas

Sobre todo cuando tienes que perseguir a varias personas a nivel comercial no te puede faltar una lista de tareas actualizada. Es imposible mantenerlo todo en la cabeza. Por muy buena memoria que tengas. La necesitas. No lo dudes y créate una por si todavía no la tienes.

No perder nunca el control de la acción

¿A qué me refiero con este punto? Muy sencillo. No acabes nunca un mail así.

“Cuando hayas leído mi mail, por favor déjame saber si te encaja mi propuesta”.

Eso es perder el control de la acción. ¿Por qué? Muy sencillo.

Estás dejando abierto el plazo de respuesta. Confías en que te van a responder. No suele ser buena idea. Si se olvidan de responderte y les haces un seguimiento estás creando una situación desagradable ya que dejas constancia que la otra parte no ha hecho sus deberes.

Mira, yo lo haría así.

“Échale un vistazo a mi mail. Fines de este semana te doy un toque para ver lo que te parece.”

Mucho mejor. Ahora sigues estando en control de la acción. Ya has avisado de que harás un próximo contacto. No creas una situación potencialmente desagradable sino una suave presión para hacer tener los deberes hechos cuando le hagas la llamada.

Ser siempre agradable aunque no haya contestación

Puede ser increíblemente frustrante cuando haces seguimiento de un contacto que inicialmente parecía muy interesado en tu propuesta pero que luego tarda eternidades en responder o incluso ni lo hace.

Sobre todo en estos momentos críticos es clave no perder nunca la paciencia. El formato texto es muy peligroso porque un posible malestar se puede detectar fácilmente. Nadie quiere tratar con gente potencialmente cabreada porque uno se está retrasando en la respuesta. Al final no puedes saber nunca por qué la otra parte no reacciona. Puede haber razones de peso como enfermedad. Aunque sea únicamente negligencia no te lo tomes mal. No es nada personal. Paciencia.

Todos somos buenos empezando. Muy pocos son buenos avanzando. Aprender a hacer un buen seguimiento te ayuda mejorar en este segundo campo. No pararse es incluso más importante que dar el primer paso.

Así que ya sabes. Empezar es fácil, avanzar ya un pelín más complicado…

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