Cómo estoy lanzando el e-commerce de mi cliente a nivel internacional – parte 2

Continúo con el post sobre el lanzamiento de la tienda online a nivel internacional del Borussia Dortmund. Hablemos sobre la gestión del proyecto.

¿Has leído ayer la primera parte sobre el lanzamiento de la tienda internacional del Borussia Dortmund?. Este post lo puedes leer de forma separada sin necesidad del primero pero tiene sentido haberlo visto antes.

Aerial View of People and Time Management ConceptsDerechos de foto de Adobe Stock

Esta vez me centraré en la gestión del proyecto que es una de mis tareas centrales. En este proyecto no me han contratado para implementar medidas de marketing online sino más bien por la experiencia de llevar a cabo proyectos de e-commerce desde cero en el pasado.

Vender el proyecto internamente

Si te has topado alguna vez con el tema de gestión de proyectos posiblemente ya has leído sobre la importancia de vender un proyecto dentro de la organización que quieras implementarlo. En total hay más de 40 personas que están involucradas de forma directa e indirecta.

Necesito el apoyo de todos para hacer que esto funcione. Una de las primeras cosas típicas que haces es organizar un Kick-Off donde el gestor del proyecto (en este caso yo) presenta lo que se va a realizar. En mi caso hice varios porque no era posible reunir todas las personas al mismo tiempo. La dificíl es “vender” que realmente cada una de las personas se va a beneficiar de lo que estás haciendo. No siempre es el caso. De hecho, la tienda online internacional va a suponer más trabajo para muchos sin poder disponer de más recursos a corto plazo. La clave está en detectar estas personas y mostrar que vas a defender también sus intereses ante los responsables. No basta con mostrarlo, hay que hacerlo.

La clave: comunicar con frecuencia

Hacer un Kick-Off y luego olvidarse es un error. A lo largo del proyecto hay que comunicar mucho y con precisión. Es otra clave importante para evitar problemas graves que pueden llevar a situaciones de bloqueo y luchas internas. Muchas veces ya intuyes que puede haber un error y en vez de atacarlo con fuerza te escondes con la esperanza que no te explote en la cara. Lo que me está funcionando es ser proactivo y pedir reuniones antes de que me las piden a mí o de que me llegue un mail cabreado de alguien.

Las personas en grandes empresas tienen miedo de tener que arreglar los errores ajenos. Es la experiencia negativa en el pasado que hace que no haya confianza cuándo les cuentas que esta vez será diferente. En mi caso tengo casi reuniones diarias con el departamento de contabilidad. Te sorprenderá pero hay que entender bien las conexiones, los procesos y el poder de una organización para poner de tu lado las personas que importan.

Ser un maldito pesado

Como gestor de proyecto en muy pocas ocasiones (no es el plan pero en la realidad puede suceder) ejecutas realmente tareas. Tienes que asegurarte que todo el mundo haga las suyas en calidad y tiempo. Para ello tenemos reuniones diarias con el equipo interno y semanales con un círculo un poco más amplío. Otra clave es ser amable cuándo lo hagas. Todo el mundo tiene muchas tareas encima de la mesa y tus prioridades no son necesariamente las suyas por muy importante que sea el proyecto para la organización.

Al final no te queda otra que ser pesado. Si lo haces de forma amable y con un poco de mano izquierda las personas empiezan a tomarte en serio y te respetan. Quieren cumplir con su palabra y en la mayoría de los casos lo hacen. En mi caso simplemente tengo una hoja de cálculo que actualizo a diario con todas las tareas del proyecto de todo el mundo. Es mejor hacerlo con Trello, GitHub, Teams, Jira u otras herramientas de este tipo pero en este caso hay que sacarle provecho a lo que hay disponible.

Bueno, la próxima semana es la fecha oficial de lanzamiento. Crucemos los dedos para que todo salga bien.

Stay tuned.

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