Cómo asegurar el funcionamiento de procesos importantes cuando surgen muchas urgencias

Cuando los equipos van creciendo la rutina y los procesos importantes son más complicados de supervisar. Con esta simple acción logro supervisar media docena de proyectos.

Hacer lo importante y no lo urgente. Seguramente habrás escuchado esta frase en algún contexto personal o profesional. Cuando te pones a montar una start-up todo cuesta mucho. Cualquier cosa que en una empresa ya establecida la damos por hecho (p.ej. atención al cliente, contabilidad, marketing, etc.), en un negocio de recién creación hay que definirlas y más importante todavía: asegurarse que funcionen correctamente.

procesos trabajoDerechos de foto de Fotolia

Las urgencias provocan la desaparición de procesos importantes

Al principio es relativamente fácil porque el único que tienes que controlar para asegurarte que las cosas estén en marcha eres tú mismo. Tarde o temprano tendrás que empezar a delegar y es aquí cuando surgen los posibles problemas.

En mi experiencia gestionando equipos no es que las cosas se hagan sino que se hagan de forma continúa a largo plazo a pesar de la existencia de nuevas tareas y urgencias.

La forma más efectiva ha sido un control continúo. Muchas veces te das cuenta que las cosas no se siguen haciendo tal como se estableció en un primer instante. La razón para ello es que han surgido eventos que han interrumpido las rutinas antiguas y luego en vez de volver a ellas han nacido de forma espontanea nuevas.

Un ejemplo. Digamos que la regla es hacer una reunión semanal de equipo para que todo el mundo esté informado sobre todo lo que se está cociendo en la empresa. Puede que un pico de trabajo (p.ej. gestionar las ventas del Black Friday) hace que ese evento se retrase. Se decide finalmente aplazarla. Luego surgen nuevas prioridades y dado que ya se ha movido una vez se vuelve a repetir hasta tal punto que dicha reunión deja de celebrarse.

Una acción sencilla para asegurar el funcionamiento de procesos

No siempre es suficiente definir bien los procesos. Es lo básico pero no es tachar esta tarea de tu lista y el resto se hace solo. Hace falta un poco más.

En los últimos años he ido probando cosas. El preguntar de forma continúa es una forma de controlar bastante inefectiva. Al final he implementado algo que los inversores de Coguan en su momento hicieron conmigo: pedirme un informe mensual.

Esto es una acción relativamente sencilla ya que consiste únicamente en definir una serie de métricas (con objetivos) y una frecuencia de entrega. Te doy algunos ejemplos de cosas que los gestores de proyectos me tienen que entregar:

  • Páginas vistas.
  • Contenidos publicados en el blog.
  • Ventas.
  • Inversión en Facebook Ads.
  • Leads captados.
  • Etc.

Cada métrica va acompañada de un objetivo acordado previamente. En caso de haber una desviación tiene que haber una explicación por no haberlo logrado. Es una situación no tan cómoda por lo que la primera línea de ataque es cumplirla para evitar explicaciones más o menos agradables.

Seguramente existen formas mejores pero esta te la puedo recomendar ya que tengo experiencia en primera persona. Consta decir que esta forma de trabajar todavía no la he realizado con todo el mundo pero que desde mi punto es la más sencilla de supervisar si tienes a tu cargo media decenas de proyectos que tienes que gestionar.

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