Cómo aplicar FIFO y LIFO a la gestión de tus e-mails

Responder a e-mails es una de las tareas que más tiempo comen en nuestro día a día. No existe una solución perfecta pero si técnicas básicas para ser más eficiente.

Estamos viviendo la era de la conexión. Esto suena muy bonito pero en realidad es una gran pesadilla tener que gestionar cientos de correos cada semana o incluso día. Lo malo de los e-mails es que en realidad representan las prioridades de terceros y no las tuyas. En un mundo ideal podríamos marcar las pautas de la comunicación pero esta utopía todavía no existe.

FIFO y LIFO para emailsDerechos  de foto de Fotolia

Con el tiempo he ido aprendiendo a comunicar con este medio a tiempo sin estar totalmente agobiado. Hablar de un sistema de gestión de correos es exagerado. Repasando conceptos básicos de la logística, me he dado cuenta que ambos mundos tienen bastante parecido en algunos aspectos.

First-In-First-Out (FIFO): el primer correo que entra es el primero que se responde

Es el sistema que la gran mayoría de personas aplica o eso es mi percepción. Se gestionan los e-mails por antigüedad asumiendo que aquellos que están sin responder durante más tiempo son los que tienen mayor prioridad. Para mi FIFO en la gestión de correos es una pérdida de tiempo por 2 razones:

1. El principio búmeran: los mails realmente urgentes aparecen como un búmeran en forma de recordatorio otra vez al principio de tu bandeja de entrada. Si alguien necesita algo de ti, ya puedes estar seguro que se hará “pesado” contigo para lograr una respuesta.

2. Muchos mails expiran: muchas personas envían un mail y luego se ponen a pensar. 30 minutos más tarde te envían otro correo diciéndote que ya tienen la respuesta. Si empiezas desde abajo habrás respondido a correos que te habrán hecho perder el tiempo.

Last-In-First-Out (LIFO): el último mail que entra es el primero que se responde

Esta manera es la que domina mi forma de gestionar el correo. Me evita responder a mails que no son válidos porque ya no requieren respuesta. Además evito que se acumulen muchos de ellos que es una de las principales razones de estrés.

1. Responder en el momento: es un consejo muy básico del método GTD de David Allen “Get Things Done. Tareas que requieren menos de 2 minutos deberían realizarse en el momento para evitar que se acumulen muchas cosas. Hecho y fuera. Evita también que se creen urgencias porque se dejan las cosas para el último momento.

2. Reducir el nivel de estrés: esta moneda tiene dos caras. Por una parte tienes la sensación que estás haciendo algo que evita que se te acumule el trabajo. Por otra parte no avanzas con las tareas realmente importantes de tu día a día. Es bueno apagar el correo de vez en cuando para encontrar huecos de concentración para tus trabajos cotidianos.

En el mundo de la logística existe también el concepto First-Expire-First-Out (FEFO). Se refiere a que el producto que primero pase la fecha de caducidad tiene que salir a o de la tienda. En los supermercados te habrás dado cuenta que los que llevan más tiempo en el negocio son los que tienes en la parte visible para que el cliente que no lo controla los meta en su carrito de compra. Adaptado a los correos simplemente significa que los mails más urgentes son los que primero se responden. Si aplicas de manera estricta el LIFO no te hace falta esta regla que es además de sentido muy común.

  1. Genial aunque yo uso filtros. todo correo que venga de cuentas como hotmail yahoo o hotmail para mi es confiable ya qu estos no tienen spam a menos que sea la tipiac chica gorda que lee diapositivas pero esa se bloque a y ya

    La mejor forma de gestionar el correo es por filtros. que el propio correo detecto un dominio una palabra un codigo algo que la caracterice y si es confiable la deje en la bandeja sino pues que se vaya su determinada carpeta.

    asi tengo organizado las notificaciones de la universidad, los foros en los que estoy, las subscripciones en sitios y demas.

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  2. Hay otra parte de la gestión que es el envío. Yo prácticamente, trabajo con listas de correo y los mensajes suelen venir con un prefijo entre corchetes: [...]

    Algo parecido aplico a los e-mails que envío. Por ejemplo, a los asuntos que tienen que ver con #Jerby, les pongo el prefijo [#J]. De esta forma, se pueden enviar a una carpeta determinada y verlos tranquilamente cuando le venga mejor al destinatario.

    Si me permitís una nota de humor, si no se gestiona bien el correo enviado, pueden pasar cosas como ésta: http://youtu.be/8mHGazguuXk

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  3. Si tuviese que elegir sólo una de los dos modos de gestión, elegiría el segundo sin dudarlo. En cambio, creo que el modelo óptimo es una combinación de ambos, y el tratar los correos por temática. Además, el tema correo mejor revisarlo en momentos puntuales del día. Si lo hacemos todo el día sobre la marcha, estamos perdidos. El email es uno de los mayores ladrones de tiempo que tenemos hoy en día.
    Totalmente de acuerdo en quitar de enmedio cuanto antes tareas cortas que nos frenan simplemente porque están engrosando nuestra lista de todo’s. De hecho, lo primero que hago yo es llevar a la papelera todo lo que tiene que estar ahí.
    Bien haberle hecho un huequito al tema, que da para mucho.

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  4. Opino igual que Delia, es mejor elegir una combinación de ambos, e incluso coger lo que mejor se nos adapte y por supuesto revisar qué correos recibimos y cual es el mejor momento del día para revisarlos.

    Aún estoy cambiando el sistema que utilizo y realmente creo que siempre lo estaré modificando adaptándolo a mis necesidades.

    Lo primero que hago es una primera clasificación de los emails moviendo los que creo que son urgentes a su correspondiente carpeta, viendo los que creo que puedo leer, contestar o borrar en menos de 2 minutos, y los que tengo que revisar.

    Además los que tengo que revisar los ordeno por contexto y así a la hora del día que elija puedo ir a un contexto definido y revisar sólo los de ese contexto que son los que realmente me interesan revisar en ese momento.

    Me marco un tiempo de clasificación inicial. Seguidamente planifico en la agenda aquellos importantes para el día, y viendo los urgentes comienzo por temática a contestarlos si procede. Por supuesto si tengo tareas más importantes las hago primero.

    Lo que consigo es con poco tiempo (unos 10 minutos máximo) saber que tengo que hacer importante ese día, e intento resolver todo lo que hay en urgente al final del día. Digo intento porque no siempre se consigue.

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  5. En estos momentos tengo 524 correos sin leer, en uno sólo puede haber 100 comentarios de un vídeo de Youtube… por muchos que lea y responda hoy… mañana la cifra será similar… y todo por estar 7 días desconectado de internet.

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  6. Lo mejor, lo que mejor me va a mi, para gestionar el correo es llevarlo en el móvil. Con la de ratos “muertos” que tenemos en el día, esperando el bus, en la sala de espera del médico, en la cafetería, si vamos de acompañante en el coche, etc… de esta forma puedes “responder” o gestionar el correo que requiere poca atención, es decir el 75% que nos preguntan si hacer algo.. un breve consejo.. alguna respuesta rápida.. y cuando estés en casa o en la oficina encuentras la bandeja de entrada más descargada y puedes responder más fácilmente los que requieren más atención..

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  7. Hola, muy interesante el artículo a nivel conceptual. En lo personal voy alternando entre FIFO y LIFO, pero si me ocupo de que la bandeja de entrada quede lo más limpia posible y trato cada vez que ingreso al correo, de procesar y aplicar una acción concreta con cada email que tengo (responder, archivar, eliminar, filtrar, etc)

    El correo electrónico es una excelente herramienta, pero a veces se vuelve abrumador. Cada uno tendrá su método, pero lo importante es mantener bajo control la gestión de los emails.

    Finalmente aprovecho para compartir un artículo que escribimos sobre este tema y que podría ser complementario a este post…
    http://www.glidea.com.ar/blog/gestion-eficaz-del-correo-electronico

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